Как привлечь аудиторию в 3000+ человек и создать место силы для всех, кто интересуется цифровыми бизнес-решениями

Кейс о проведении крупнейшей конференции и выставки об инновационных технологиях в бизнесе — TECH WEEK

Название мероприятия: TECH WEEK

Даты проведения: Каждую весну и осень

Место проведения: Технопарк «Сколково»

TECH WEEK — это крупнейшая конференция в Восточной Европе с масштабной выставкой технологических решений для развития вашего бизнеса. Проводится с 2017 года. Последние 3 года конференция проходит в Технопарке «Сколково» каждую весну и каждую осень.

За это время мероприятие посетили тысячи представителей технологического бизнеса. Мы начинали с 1800 человек в 2019 году.

После пандемийного 2020 года, когда пришлось временно переместились в онлайн, в 2021 конференцию посетили рекордные 4500+ человек.

С тех пор TECH WEEK размещается на 2-х этажах Технопарка «Сколково», а конференция и выставка обогатились специальными форматами для нетворкинга посетителей.

Уровень аудитории — одна из главных отличительных черт конференции TECH WEEK. Мы стараемся собрать людей с подлинным интересом к инновациям. Все наши участники — это высокообразованные люди, объединенные любовью к технологиям и предпринимательству.

Выбор площадки вполне очевиден: для крупнейшей конференции в Восточной Европе самый большой в Европе Технопарк — идеальное место. Несколько локаций в огромном пространстве позволяют, с одной стороны, быть всем в едином коммуникационном поле, с другой — разбить аудитории по интересам и по целям присутствия.

Технопарк «Сколково» — одна из немногих площадок, которая обладает рядом важных для нас преимуществ:

огромное пространство для масштабных мероприятий с тысячами участников,
большое количество мультифункциональных залов,
команда event-профессионалов с большим опытом организации крупных мероприятий,
атмосфера, пропитанная технологиями, инновациями и открытиями.

Самый большой зал Технопарка «Казан» мы задействуем под главные треки и панельные дискуссии.

Еще до 20 параллельных потоков проходят в модульных залах и капсулах, а выставочные стенды TECH WEEK занимают весь Атриум.

При этом мы заранее продумываем логику перемещения, выстраиваем маршруты для гостей и участников конференции: схема доступна в приложении TECH WEEK.

Приложение TECH WEEK — мультисервис, который включает в себя:

программу потоков,
оценку выступления спикеров,
запись на специальные форматы,
нетворкинг, приватные чаты
навигацию

Из нового и необычного

Мы решили усилить продукт для премиум-клиентов TECH WEEK. Нам нужен был нестандартный нетворкинг. И мы организовали настоящую русскую баню прям на территории «Сколково.

Банные принадлежности выдавали на месте: полотенца, простыни, шапочки и тапочки. Записаться в баню можно было через приложение TECH WEEK.

В первый же запуск бани на конференции TECH WEEK ее посетили более 80 премиум-участников конференции. Каждый из 4 сеансов за два дня был с солдаутом — это 100% попадание в новый формат нетворкинга.

Сначала участники попарились вместе со спикером, потом опытный банщик сделал массаж березовыми ветками, а в конце выпили алтайского чая с домашним вареньем и обсудили интересующие темы.

Такое раньше не делал никто в России. Созданию нужной атмосферы способствовали и окружающий баню лес, и сколковский пруд по соседству. И это просто идеальное и удивительное сочетание: технологическое сердце столицы, а в 10 минутах ходьбы — настоящий лес с водоемом и русской баней на дровах.

Сотрудники Технопарка, с которыми мы взаимодействуем при подготовке к мероприятию — открыты к обратной связи, максимально лояльны, идут навстречу, помогают в сложные моменты и мы всегда находим удобное для всех сторон решение.

Например, у нас за два дня заезжает более 150 машин, в том числе фур, и для нас важно, что мы работаем с отделом логистики, как одна команда.

Из-за того, что TECH WEEK — очень масштабное мероприятие, нам нужно больше мебели, чем есть в Технопарке, например, стульев. И мы привлекаем своих подрядчиков, с которыми уже давно работаем. Отлично, что есть такая возможность, и нет обязательств пользоваться услугами только рекомендованных подрядчиков.

В организации TECH WEEK в последний раз участвовали 250+ человек. Это 50 человек с нашей стороны, 10 со стороны Технопарка и еще 200 — это хелперы, которые помогают нам в застройке.

Слаженная работа нашего бэк-офиса с четким таймингом подготовки и четким сценарием программы самого мероприятия, а также грамотный менеджмент позволили нам провести монтаж в сжатые сроки. И вся команда могла себе позволить уйти домой накануне мероприятия до полуночи, а это редкость в ивент-индустрии!

Документация. Все согласования и официальные договоренности должны быть закреплены именно на бумаге. Поэтому будет много документации. За 4 года мы уже выработали определенную механику взаимодействия со всеми отделами Технопарка. Но тем, кто никогда не работал с такими крупными, солидными площадками, объем необходимых документов может показаться внушительным. И сроки согласования могут быть большими.
Ограничения площадки:

Нельзя использовать гелиевые шары,
Нельзя проводить азотные шоу из-за правил противопожарного режима в Российской Федерации.

Если хотите провести масштабное мероприятия с аудиторией 3000+ в Технопарке «Сколково», начинайте подготовку за полгода до запланированной даты открытия.
Бронируйте даты заранее, т. к. площадка пользуется большим спросом и хорошие даты быстро разбирают.
Подавайте документы на аккредитацию за две недели до дедлайна — так вы сможете ощутимо сократить стоимость.
Будьте готовы к тому, что нужно подробно описать, как добраться до Технопарка. Есть несколько маршрутов. Идеально, если вы расскажете, сколько времени займет каждый.

Работа с Технопарком «Сколково» для нас — это уникальное выгодное партнерство. Технологическое событие в технологической атмосфере — идеальное сочетание.

А концепция TECH WEEK на 100% совпадает с концепцией технологического парка.