Оценка бюджета проектов в Timetta

Первоначальная оценка проекта включает в себя:

Важно, что в ходе первоначальной оценки может появиться несколько вариантов прайсинга, например, если один из вариантов не удалось согласовать с клиентом или утвердить внутри компании.

До 90% затрат в структуре экономики консалтинговых проектов приходится на себестоимость труда.

Чтобы оценить себестоимость труда по проекту необходимо:

Однако на этапе прайсинга есть неопределенность:

Поэтому, как правило, на этапе прайсинга команда формируется не из реальных сотрудников, а из универсальных ресурсов. Для каждого универсального ресурса задается уровень, грейд, локация и роль – параметры, позволяющие определить ставку себестоимости ресурса, а при подтверждении проекта подобрать подходящего по характеристикам сотрудника.

Когда команда проекта сформирована, необходимо оценить трудозатраты, то есть сформировать ресурсный план проекта:

В результате получаем оценку затрат на себестоимость труда по проекту:

Кроме себестоимости труда по проекту могут быть и другие затраты. Например, командировочные расходы или затраты на привлечение субподрядчиков. Оценка затрат в Timetta выполняется с помощью календаря затрат:

Общие затраты по проекту складываются из себестоимости труда и прочих прямых затрат:

Оценка выручки в Timetta выполняется с помощью календаря признания выручки. Фактически, это календарь признания выручки, чаще всего — актирования:

На этапе прайсинга в календарь вносятся ожидаемые суммы и даты актирования.

Исходя из оценочных затрат и выручки, рассчитывается оценка прибыли и рентабельности проекта:

Отдельно, по необходимости, на этапе прайсинга формируется график выставления счетов и получения оплат. Эти графики позволяют зафиксировать ожидания по реальному поступлению платежей от клиента:

Таким образом, в части входящего денежного потока получаем три план-графика:

Подготовленный вариант первоначальной оценки проекта сохраняется в отдельную версию и запускается процесс согласования с клиентом и утверждения финансовой службой.

Если первый вариант первоначальной оценки не утвержден, готовится следующая версия прайсинга. Таким образом, в проекте может быть несколько версий первоначальной оценки:

Версия, прошедшая все стадии согласования, утверждается на проектном комитете и назначается в качестве Мастер-плана, то есть первоначального, базового плана, отражающего экономику проекта в соответствии с контрактом.

В ходе реализации проекта менеджеры проектов регулярно обновляют оценку и вносят текущие, актуальны ожидания по трудозатратам, составу команды и прочим составляющим. Однако в финансовом отчете по проекту (P&L) всегда можно сравнить три составляющие:

Результат первоначальной оценки — согласованный и утвержденный Мастер-план проекта, то есть план, отражающий экономику проекта «как в контракте».

Личный опыт автора свидетельствует о том, что проекты делаются строго в соответствии с мастер-планом чуть чаще, чем никогда. Поэтому в Timetta предусмотрена группа процессов под общим названием «Forecasting«. Если кратко, суть Forecasting в регулярном пересмотре текущего состояния проекта, обновления оценочных показателей и сравнения с мастер-планом. Если менеджеры подходят к Forecasting ответственно, аккуратно и, главное, регулярно, то можно вовремя обнаружить момент, когда проект близок к ситуации "все пропало".

В следующей записи подробнее расскажу о процессах прогнозирования, а пока можно подписаться на наш телеграмм-канал Тиметта. Там много полезных методических материалов по управлению проектами в консалтинге.