Как сделать хороший справочник статей движения денежных средств
Поделюсь советами по созданию удобного справочника «Статьи движения денег». Пока искал идеальный, перепробовал штук 20 и сделал несколько выводов. Справочник получился практически универсальный. В конце статьи — ссылка на шаблон справочника.
Восемь советов для разработки справочника движения денег для управленческого учёта
Нельзя объединять статьи «Движение денег» со статьями «Доходы и расходы»
Справочник «Движение денег» имеет дело с фактическими поступлениями на счёт или в кассу, тогда как справочник «Доходы и расходы» фиксирует доходы или расходы согласно договорным обязательствам и актам выполненных работ (по методу начисления). К сожалению, эту ошибку допускают даже создатели некоторых сервисов управленческого учёта.
У справочника должно быть четыре статьи верхнего уровня
Операционная деятельность, инвестиции, финансовая деятельность и перемещение денег. Всё остальное — подстатьи, которые их детализируют.
Операционная деятельность
Показывает количество денег, которые сгенерировал бизнес за выбранный период. Результат по операционной деятельности часто называют прибылью, полученной кассовым методом. Вы видите, не предвидится ли у вас кассового разрыва, отслеживаете динамику по статьям списаний и поступлений.
Инвестиционная деятельность
Включает подстатьи, в которые компания инвестирует: основные средства, крупный ремонт или инвестиционные проекты, которые дают экономическую отдачу в интервале от трёх месяцев и более.
Финансовая деятельность
В статью попадают все операции финансового плана, к ним относятся:
- Поступления по кредитам и займам.
- Выплата основного долга по кредиту.
- Расходы на обслуживание кредитов и страховок.
- Выплаты дивидендов акционерам.
Перемещение денег
Перемещение денег с одного счёта на другой, с кассы на кассу, со счёта на кассу и наоборот в рамках одного юридического лица.
В статье «Операционная деятельность» создаем две подстатьи: «Поступления» и «Выплаты»
Туда включаем лишь то, что можно отнести к регулярной хозяйственной деятельности: выплаты клиентам и поставщикам, зарплаты, аренда офиса, реклама, интернет.
Не создавайте больше четырёх уровней вложенности в подстатьях
Будет сложно анализировать и принимать управленческие решения. Отталкивайтесь от суммы: если выплаты меньше 1–3%, подстатья не нужна.
Подстатью «Поступления» разбейте на «Поступления с продаж» и «Поступления от возвратов и возмещений»
Продажи и возвраты — два разных вида поступления денег в компанию. Если не разделять, не видно динамику реальных продаж, возвраты от поставщиков и компенсации от госучреждений.
Не дробите «Поступления с продаж» на направления деятельности и продукты
Для этого есть другой справочник — «Статьи доходов». Если вы хотите видеть деньги именно по разным продуктам, лучше брать эти данные из номенклатуры или направлений деятельности из CRM.
В подстатье «Выплаты» выделите «Возвраты клиентам»
Поможет контролировать и видеть реальные цифры по проблемным и спорным клиентским вопросам. Ни разу не видел такой статьи в справочниках финансистов и бухгалтеров, хотя с точки зрения управленческого учета это важно.
Не создавайте статью «Прочее»
Основных статей должно быть четыре, лучше добавьте конкретную подстатью. Иначе всё, что вызывает вопросы, будет отправляться именно туда. В какой-то момент затраты по этой категории превысят все остальные, потому что операционисту, который вносит эти расходы, станет лень разбираться, какое поступление куда привязывать.
Справочник движения денег, который использую и рекомендую клиентам, — здесь.
Интересно будет узнать ваши мысли по поводу возможных статей для справочника. Что можно было бы добавить или убрать?