Как сделать хороший справочник статей движения денежных средств
Поделюсь советами по созданию удобного справочника «Статьи движения денег». Пока искал идеальный, перепробовал штук 20 и сделал несколько выводов. Справочник получился практически универсальный. В конце статьи — ссылка на шаблон справочника.
Восемь советов для разработки справочника движения денег для управленческого учёта
Нельзя объединять статьи «Движение денег» со статьями «Доходы и расходы»
Справочник «Движение денег» имеет дело с фактическими поступлениями на счёт или в кассу, тогда как справочник «Доходы и расходы» фиксирует доходы или расходы согласно договорным обязательствам и актам выполненных работ (по методу начисления). К сожалению, эту ошибку допускают даже создатели некоторых сервисов управленческого учёта.
У справочника должно быть четыре статьи верхнего уровня
Операционная деятельность, инвестиции, финансовая деятельность и перемещение денег. Всё остальное — подстатьи, которые их детализируют.
Операционная деятельность
Показывает количество денег, которые сгенерировал бизнес за выбранный период. Результат по операционной деятельности часто называют прибылью, полученной кассовым методом. Вы видите, не предвидится ли у вас кассового разрыва, отслеживаете динамику по статьям списаний и поступлений.
Инвестиционная деятельность
Включает подстатьи, в которые компания инвестирует: основные средства, крупный ремонт или инвестиционные проекты, которые дают экономическую отдачу в интервале от трёх месяцев и более.
Финансовая деятельность
В статью попадают все операции финансового плана, к ним относятся:
- Поступления по кредитам и займам.
- Выплата основного долга по кредиту.
- Расходы на обслуживание кредитов и страховок.
- Выплаты дивидендов акционерам.
Перемещение денег
Перемещение денег с одного счёта на другой, с кассы на кассу, со счёта на кассу и наоборот в рамках одного юридического лица.
В статье «Операционная деятельность» создаем две подстатьи: «Поступления» и «Выплаты»
Туда включаем лишь то, что можно отнести к регулярной хозяйственной деятельности: выплаты клиентам и поставщикам, зарплаты, аренда офиса, реклама, интернет.
Не создавайте больше четырёх уровней вложенности в подстатьях
Будет сложно анализировать и принимать управленческие решения. Отталкивайтесь от суммы: если выплаты меньше 1–3%, подстатья не нужна.
Подстатью «Поступления» разбейте на «Поступления с продаж» и «Поступления от возвратов и возмещений»
Продажи и возвраты — два разных вида поступления денег в компанию. Если не разделять, не видно динамику реальных продаж, возвраты от поставщиков и компенсации от госучреждений.
Не дробите «Поступления с продаж» на направления деятельности и продукты
Для этого есть другой справочник — «Статьи доходов». Если вы хотите видеть деньги именно по разным продуктам, лучше брать эти данные из номенклатуры или направлений деятельности из CRM.
В подстатье «Выплаты» выделите «Возвраты клиентам»
Поможет контролировать и видеть реальные цифры по проблемным и спорным клиентским вопросам. Ни разу не видел такой статьи в справочниках финансистов и бухгалтеров, хотя с точки зрения управленческого учета это важно.
Не создавайте статью «Прочее»
Основных статей должно быть четыре, лучше добавьте конкретную подстатью. Иначе всё, что вызывает вопросы, будет отправляться именно туда. В какой-то момент затраты по этой категории превысят все остальные, потому что операционисту, который вносит эти расходы, станет лень разбираться, какое поступление куда привязывать.
Справочник движения денег, который использую и рекомендую клиентам, — здесь.
Интересно будет узнать ваши мысли по поводу возможных статей для справочника. Что можно было бы добавить или убрать?
Если направления деятельности и продукты независимы друг от друга и продаются на различных условиях, то справочник поступления лучше детализировать, и сравнивая со справочником доходы по соответствующим направлениям выводить дебиторку/кредиторку для каждого направления, для понимания эффективности направления с точки зрения генерации денежного потока
В подстатье «Выплаты» выделите «Возвраты клиентам» - не согласен в корне, возврат необходимо осуществлять по той же самой статье по которой было движение (выручку уменьшаем на сумму возврата)
Выплаты (расходы) уменьшаем на сумму поступлений.
Объясню почему это важно, в первом случае если вам клиенты заплатили 100р (ваша выручка/поступления от продажи) и вы вернули из них 40р, корректно считать (отражать), что в итоге вы получили 60р всего, а не 100р, если возврат у вас будет по отдельной статье то учет будет искажен.
Рассмотрим второй вариант, это когда возвращают нам, например у вас есть какой-то проект/объект или сделка в рамках которого вы ведете дополнительный учет(аналитику) например вы делаете ремонт в квартире №10 и №20 это Ваши 2 объекта, по которым у вас есть расходы (отдельные по каждому объекту) вы заплатили за материал для квартиры №10 100р и указали статья материал / объект "квартира №10", далее поставщик решил, что вы ему заплатили больше чем нужно и вернул вам 60р, если вы вернете на отдельную статью "ВОЗВРАТЫ" в аналитике по объекту "квартира №10" у вас так и будет числится, что вы потратили на материалы 100р хотя по факту это не так. Если есть необходимость анализировать именно возвраты их количество и причины, добавьте лучше дополнительный признак к операции "возврат" и собирайте это все в отдельном отчете а не в ддс
В статье Финансовая деятельность предлагаю разделить операции на:
* поступления по кредитам и займам от учредителя
* поступление по кредитам, овердра́фту от банка.
Финансовая деятельность - деятельность, которая приводит к изменениям в размере и составе внесенного капитала и заемных средств предприятия
1. Денежные поступления от эмиссии акций или других долевых инструментов;
2. Денежные выплаты собственникам для приобретения или погашения акций предприятия;
3. Денежные поступления от выпуска долговых обязательств, займов, векселей, облигаций, закладных и других краткосрочных и долгосрочных заимствований;
4. Денежные выплаты по заемных средствам;
5. Денежные выплаты арендатора для уменьшения непогашенной задолженности по финансовой аренде.
Инвестиционная деятельность - приобретение и выбытие долгосрочных активов и других инвестиций, не относящихся к эквивалентам денежных средств
1. Денежные выплаты для приобретения основных средств, нематериальных и других долгосрочных активов. К ним относятся выплаты, связанные с капитализированными затратами на разработки и с самостоятельно произведенными основными средствами;
2. Денежные поступления от продажи основных средств, нематериальных активов и других долгосрочных активов;
3. Денежные выплаты для приобретения долевых или долговых инструментов других предприятий и долей участия в совместном предпринимательстве (кроме платежей за инструменты, рассматриваемые как эквиваленты денежных средств или предназначенные для коммерческих или торговых целей);
4. Денежные поступления от продажи долевых или долговых инструментов других предприятий и долей участия в совместном предпринимательстве;
Авансы и займы, предоставленные другим лицам (кроме авансов и займов, предоставляемых финансовыми институтами);
5. Денежные поступления от возврата авансов и займов, предоставленных другим лицам;
6. Денежные выплаты или поступления по фьючерсным или форвардным контрактам, опционам и договорам «своп», кроме случаев, когда контракты заключены в коммерческих или торговых целях, или выплаты или поступления классифицируются как финансовая деятельность;