В помощь заказчикам по 223-ФЗ: как оценивать заявки участников

Оценка заявок в закупках – это этап, когда решается, кто станет победителем и с кем будет подписан договор. Это сложный и ответственный процесс, где важна каждая деталь. Как же правильно оценить предложения поставщиков, чтобы не ошибиться в выборе и избежать неприятностей с жалобами?

Вместе с Анастасией Жмурко, Генеральным директором электронной торговой площадки «Торги223», мы разберемся в ключевых вопросах этапа оценки заявок, узнаем, какие критерии важны при выборе победителя и как избежать досадных ошибок, которые могут поставить под угрозу весь закупочный процесс.

Одним из ключевых этапов закупочных процедур является оценка и сопоставление заявок, представленных участниками, с целью определения победителя и заключения договора. Процесс оценки осуществляется на основе критериев, установленных в Положении о закупке и закупочной документации.

Первоначальный этап – проверка соответствия заявок формальным требованиям. На данном этапе проводится проверка наличия и соответствия обязательных документов, перечень которых устанавливается закупочной документацией (например, учредительные документы, декларации соответствия, выписки из реестров и т.д.). Заявки, не отвечающие установленным формальным требованиям, подлежат отклонению. Заявки, прошедшие проверку, допускаются к дальнейшей оценке.

Второй этап – оценка допущенных заявок по критериям. Критерии оценки зависят от типа закупочной процедуры.

Рассмотрим процесс оценки на примере конкурса, состоящего из следующих этапов:

1 этап – Публикация закупки

2 этап – Поставщик подает заявку с обеспечением и ценой

3 этап – Рассмотрение заявок на предмет наличия обязательных документов (Устав, лицензии, СРО и т.д.). Заявки с недостающими либо несоответствующими документами отклоняются. Остальные заявки допускаются к следующему этапу.

4 этап – Все заявки, не отклоненные на предыдущем этапе, оцениваются и сопоставляются по определенным критериям. По каждому критерию заявкам присваивается тот или иной балл. Баллы начисляются в соответствии с подтверждающими документами, предоставленными поставщиком. Если поставщик по какому-либо критерию не предоставил подтверждающих документов – его заявка получает по этому критерию 0 баллов, но отклонить ее на данном этапе уже нельзя. Заявка, набравшая наибольшую сумму баллов по всем критериям, признается победителем.

5 этап – заключение договора с победителем.

При проведении закупочных процедур корректное определение и применение критериев оценки заявок является залогом выбора наиболее выгодного и надежного поставщика. Важно помнить, что все критерии оценки заявок должны быть четко прописаны в Положении о закупке вашей организации. Применение критериев, не указанных в Положении, является нарушением и может быть оспорено поставщиками в установленном порядке.

В практике закупок наиболее распространены следующие категории критериев:

Не рекомендуется использовать критерии, основанные на субъективной оценке репутации (наличие благодарственных писем, наград, рейтингов в сторонних реестрах и т.п.) – обоснование значимости таких критериев затруднительно, что повышает риск возникновения споров и жалоб.

Запрещено использование критериев, ограничивающих конкуренцию – это может быть расценено как нарушение антимонопольного законодательства и повлечь жалобу в ФАС.

При использовании критериев, связанных с условиями исполнения договора, важно понимать, что условия договора, получившие балльную оценку, становятся неотъемлемой частью договора и не подлежат изменению после его заключения.

Также не рекомендуется применять такой критерий, как «Готовность предоставить отсрочку оплаты». ФАС сочтет это нарушением, т.к. как сроки оплаты регулируются законодательством и изменение условий оплаты будет противоречить нормативным актам. При необходимости можно увеличить сроки приемки товара – закон их не регулирует.

При использовании критериев, связанных с опытом и квалификацией сотрудников поставщика, необходимо обеспечить документальное подтверждение заявленных участниками данных. Помимо документов о квалификации сотрудников (дипломы, допуски и т.д.) необходимо запрашивать подтверждение факта работы заявленных специалистов у данного поставщика (копии трудовых книжек, трудовых договоров и т.д.).

Ещё один важный момент связан с использованием в качестве критерия оценки наличия у поставщика опыта исполненных договоров. Рассмотрим его на примере.

Предположим, проводится закупка услуг по строительству с начальной (максимальной) ценой договора 1,5 млрд рублей. Заказчик решил использовать в качестве критерия оценки наличие у поставщика уже исполненных договоров, установив следующие оценки:

— Не менее 10 договоров – 10 баллов.

— От 10 до 20 договоров – 20 баллов.

— От 20 до 30 договоров – 30 баллов.

Однако в данном случае заказчик не установил минимальную цену таких договоров. Поставщик может продемонстрировать наличие 60 договоров, условно, по 100 рублей каждый, и получить максимальную оценку ��о данному критерию. Это может привести к бессмысленности применения самого критерия. Для предотвращения подобных ситуаций и обеспечения соблюдения законодательства необходимо установить минимальную стоимость договоров, принимаемых к рассмотрению, – например, не менее 40% от начальной максимальной цены договора (НМЦД). Это позволит более адекватно оценивать опыт участников. Устанавливать слишком высокий порог (70-80% от НМЦД) не рекомендуется – ФАС сможет расценить такие требования как ограничивающие конкуренцию, поскольку только единичные поставщики могут соответствовать таким высоким требованиям. На практике при большой НМЦД оптимальным считается условие в 30-50%; при средней НМЦД – допускается до 70%. Как вариант – можно определить условие наличия у поставщика хотя бы одного договора в рамках заданных процентов.

Еще один важный момент касается определения веса каждого из применяемых критериев: необходимо учитывать их реальное влияние на итоговый результат.

В стандартных ситуациях обычно устанавливается критерий цены с весом 60%, а остальные – 40%. Можно устанавливать и другие соотношения, главное – соблюдать принцип логичности и целесообразности.

Некоторые заказчики устанавливают требование о минимально необходимой сумме баллов для признания победителя в конкурсе. Однако данное требование создает дополнительные риски: если ни один из поставщиков не наберет установленную минимальную сумму баллов, заказчику станет сложно определить свои дальнейшие действия. Отклонить заявки будет невозможно, так как они соответствуют всем установленным требованиям. Отменить процедуру и запустить новую такую же – тоже нельзя: законодательство допускает отмену конкурентной закупки только в период подачи заявок (кроме ситуаций форс-мажора, но их крайне сложно доказать). Отмена закупки с нарушением установленных для этого сроков может стать предметом жалобы участников в ФАС.

Таким образом, применение требования о минимально необходимой сумме баллов вряд ли будет обоснованным и целесообразным.

Итак, вы оценили поданные заявки и определили победителя закупки – участника, набравшего максимальную сумму баллов по всем критериям. По результатам оценки составляется протокол, который должен быть размещен в Единой информационной системе (ЕИС) в течение трех дней с момента его подписания. Договор с победителем заключается не ранее чем через 10 дней с даты размещения в ЕИС итогового протокола – эти 10 дней отводятся для рассмотрения возможных жалоб от проигравших участников.

При проведении закупок методами аукциона или запроса котировок, процедура оценки заявок значительно упрощается, поскольку используется только один критерий – цена. Победителем признается участник, предложивший наименьшую цену, при условии соответствия его заявки всем остальным требованиям закупочной документации.

При этом в некоторых случаях заказчики прибегают к процедуре предварительного квалификационного отбора: определяются его критерии (опыт, объем исполненных договоров, наличие квалифицированного персонала и материально-технических ресурсов, показатели финансовой стабильности и т.д.), у поставщиков запрашивается соответствующая документация, и из числа поставщиков, удовлетворяющих установленным критериям, формируется Перечень поставщиков. В дальнейшем к участию в закупке методом аукциона или запроса котировок приглашаются только поставщики, вошедшие в этот перечень. Заявки от иных поставщиков – отклоняются.

Оценка заявок участников – важнейший момент в процедурах закупок по 223-ФЗ, определяющий выбор поставщика, с которым будет заключен договор. Важно соблюдать принцип целесообразности при определении критериев оценки, а также использовать только те критерии, которые прописаны в Положении о закупке. Ошибки в проведении оценки могут привести к жалобам со стороны участников закупки и претензиям ФАС, поэтому заказчикам необходимо тщательно готовить документацию и соблюдать требования законодательства.