«Выстроили бесшовную передачу проекта»: кейс брендингового агентства DUGA®
Сколько сервисов нужно для бизнеса? 3, 4, 5? Они нарастают, как снежный ком, но каждый закрывает только свои задачи. А сколько сервисов — это слишком много? Брендинговое агентство DUGA решило, что на 10 нужно остановиться и построить свою работу по-другому. Мы поговорили с CEO и владельцем компании Юрием Нарвиным и узнали, как команда улучшила бизнес-процессы и стала запускать проекты эффективнее.
Навигация по кейсу:
Немного о компании
DUGA REAL ESTATE BRANDING — брендинговое агентство полного цикла в сфере недвижимости. Компания работает с 2021 года. За это время она реализовала 83 проекта и заработала для своих клиентов 27 000 000 000 ₽.
Чем занимается компания:
- находит и развивает ценность объекта и локации;
- выстраивает маркетинговую стратегию;
- находит и создает точки контакта аудитории с брендом;
- запускает и перезапускает бренды в медиапространстве;
- формирует культуру компании-заказчика;
- помогает девелоперам укреплять отношения с клиентами.
Команда DUGA® — это 22 эксперта в сфере дизайна, маркетинга, аналитики и креатива, которые помогают девелоперам создавать самые актуальные проекты.
Агентство постоянно сотрудничает более чем с 30 девелоперами, многие из которых занимают лидирующие позиции на рынке недвижимости. В копилке агентства кейсы с компаниями:
- ПИК
- Ingrad
- Forma
- Knight Frank
- Insigma
- ГАЛС
- Самолет
- AB Development
- AEON
- Ziggurat и др.
Как команда работала раньше
Чтобы выстроить эффективный рабочий процесс, команда использовала отдельные инструменты под разные задачи:
- В Asana управляла проектами и задачами.
- В amoCRM вела сделки и контролировали продажи.
- В «Контур.Эльба» и MS Office Word формировала документы.
- В Notion вела базу знаний и проводила онбординг.
- В Dropbox хранила все рабочие документы.
Но и это еще не все сервисы, которые были в компании. В этот же список входили Google-инструменты и графические редакторы. И чем больше развивался бизнес, тем сильнее он обрастал различными системами, которые никак не были связаны друг с другом.
Из-за большого количества инструментов рабочий процесс был запутанным. Например, в amoCRM мы что-то продали, потом это куда-то потерялось. В Asana уже ведем проект, а цифры вообще в таблицах. Такая разрозненность не давала увидеть полную картину бизнеса.
Какое-то время работали так. Но управлять финансами становилось все сложнее. Это и стало решающим фактором для внедрения новой системы.
Весь финансовый учет мы вели в Google-таблицах. Данные в них никогда не были актуальными, и цифры не сходились, что меня очень сильно расстраивало. Чтобы сверить показатели с банковским счетом, приходилось выполнять много ручного труда. Мы с командой пытались внедрить сервисы для финучета, но нам не хватало аналитики по проектам. А это было критически важно для нас. Да и все равно финансы были бы отдельно от системы управления проектами.
Зимой 2022 года команда задумалась: а можно ли как-то по-другому?
Время перемен
Мы поняли, что нам нужна ERP-система, чтобы хранить все в одном месте. До этого я никогда не сталкивался с таким софтом и не понимал его необходимость. Но все приходит с опытом. Обычно агентства и студии не доходят до внедрения систем управления. Они либо ограничиваются разрозненными инструментами, либо нанимают людей, которые их между собой интегрируют. Но мне такой вариант не подходил, так как я все-таки за эффективность.
Сначала руководитель компании задумался о разработке собственной системы. Но отказался от этой идеи из-за большого количества вложений: сил, времени и денег. Тогда команда решила присмотреться к решениям на рынке, которые можно адаптировать под задачи бизнеса.
Мы просмотрели несколько десятков систем, но большая часть из них не подошла нам по функционалу и интерфейсу. Плюс с рынка ушли зарубежные сервисы, хотя даже они не решали множество наших задач.
В феврале 2023 года команда решила попробовать Аспро.Cloud и остановилась именно на этом решении.
Нам понравилось, что функционал системы довольно объемный: есть много разных решений и модулей. При этом все можно настроить под свои задачи, кастомизировать или убрать ненужные инструменты. И это для нас стало главным преимуществом. Ведь мы занимаемся дизайном, и для всей команды важно, где и в какой среде находиться. Также порадовал удобный и понятный интерфейс, в котором нет какого-то перегруза.
С чего начались изменения
Внедрение Аспро.Cloud проходило в несколько этапов. Самым важным пунктом для DUGA® была прозрачная финансовая отчетность. Поэтому в первую очередь руководитель и финдиректор компании начали разбираться с модулем «Финансы»:
- настроили интеграцию с банками;
- разметили финансовые данные за прошедший период;
- выстроили структуру отчета ПиУ и финансовой модели;
- добавили статьи учета в модуле «Бюджетирование»;
- настроили финансы по проектам.
Далее руководитель перенес все данные о клиентах и сделках из прошлой CRM-системы в Аспро.Cloud.
Поначалу я очень боялся переходить с amoCRM. Ведь там у нас уже была база клиентов. Но надо сказать, что в Аспро.Cloud хорошо организован импорт. Мы просто выгрузили данные в CSV и в несколько кликов добавили их в новую систему. Этот процесс оказался для нас безболезненным и занял всего неделю.
Команда продолжает изучать инструменты Аспро.Cloud и постепенно внедрять их в бизнес-процессы. Но уже сейчас удалось перенести работу в единую систему и отказаться от 7 отдельных сервисов.
Что поменялось
Бесшовная передача проекта
Раньше в DUGA® отдел продаж и проектная команда работали отдельно друг от друга. И часто происходила ситуация, когда менеджер проекта не знал о договоренностях с клиентом на этапе продажи.
Но с Аспро.Cloud все изменилось. Теперь менеджер проекта и часть команды подключаются в CRM на этапе брифинга и вместе ведут клиента по воронке. Так никакие данные по сделке не теряются, и все понимают ожидания заказчика.
Раньше у нас такой практики не было, и для нас это стало настоящим прорывом. Нам удалось выстроить бесшовную передачу проекта на всех его этапах.
Автоматическое создание КП
Команда добавила в каталог все свои продукты. Теперь услуги и цены на них автоматически подтягиваются в коммерческое предложение, что экономит время и уменьшает количество ошибок в расчетах.
Раньше нашему коммерческому директору приходилось вручную создавать коммерческие предложения и каждый раз готовить презентации для клиентов. В Аспро.Cloud этот процесс проходит в несколько раз быстрее.
Быстрый доступ к финансовым показателям
Следить за «здоровьем» бизнеса — главная задача руководителя. С Аспро.Cloud выполнять ее стало гораздо легче.
Для меня, как для собственника, крайне важно видеть общее состояние бизнеса в цифрах и понимать, где мы сейчас находимся. В этом помогают дашборды, которые можно моделировать под себя. У меня больше нет огромного количества «мертвых» табличек, и теперь я могу быстро увидеть обороты, доходы и расходы.
При необходимости руководитель может более детально разобраться в финансовых показателях: проанализировать отчеты и понять, на что стоит обратить внимание.
Четкий порядок работ в проекте
В Аспро.Cloud команда создала шаблон типового проекта и добавила в него порядок работ: прописала этапы, вехи и задачи.
Теперь, чтобы запустить проект, достаточно выбрать шаблон, а вся необходимая информация уже будет зафиксирована в задачах.
Итоги и планы команды на будущее
Аспро.Cloud — ядро нашего бизнеса, благодаря которому мы можем эффективно работать. Мы рады, что нас слышат, и готовы участвовать в развитии системы.
Но на достигнутом команда не останавливается и продолжает улучшать бизнес-процессы с помощью инструментов Аспро.Cloud.
Не могу сказать, что мы уже целиком освоили систему. Инструментов еще много. В перспективе мы планируем внести все расходы по проектам и посмотреть их рентабельность. Благодаря этому мы сможем сфокусироваться не на оборотах и продажах, а на эффективности каждого проекта. И с учетом этих показателей выстроить систему мотивации.
А мы желаем команде DUGA достигать еще более высоких результатов и надеемся на эффективное и долгосрочное сотрудничество.
Чем мы занимаемся?
- Разрабатываем облачную систему управления финансами и проектами Аспро.Cloud.
- Помогаем внедрить финансовый учет в нашем сервисе Аспро.Финансы.
- Делаем таск-трекер для работы команд по гибкой методологии Аспро.Agile.
- Создаем готовые сайты для бизнеса.
- Пишем полезные материалы на VC и в наш Telegram-канал :)