Работа во время карантина: как перейти на удаленку

Коронавирус шагает по миру. Многие компании вынуждены закрываться на карантин или переходить на удаленную работу. Мы не исключение.

Как обычно, в 9 утра провели собрание, поставили задачи на день, продолжаем работать и общаться в обычном режиме.

Рассказываем, как правильно организовать рабочий процесс на дому, какие сервисы лучше для этого подходят и как мы в них работаем.

Мы уже перепробовали миллион разных сервисов для организации конференций. Но Discord поистине самый удобный.

Нужно утвердить сайт? Не проблема: собрались в одном из каналов, включили стрим и поехали обсуждать.

Как работаем:

Создали голосовые каналы по отделам: саппорт, маркетинг и тд. Если нужно, к любому из них можно сделать ограниченный доступ. Также, сделали один общий текстовый чат. Все сотрудники могут перемещаться между каналами, общаться и быстро решать нужные задачи. Если нужно обсудить что-то без посторонних ушей — идем в личные сообщения.

Используем этот таск-менеджер для планирования задач, как краткосрочных, так и долгосрочных. Здесь можно распределить сотрудников по проектам или отделам и контролировать рабочий процесс.

Как работаем:

Мы формируем несколько команд по отделам, прописываем задачи. К каждой ставим дедлайн и назначаем ответственного за выполнение. Когда один участник выполнил свою часть работы — он передает задачу на другого и так далее, пока задание не будет выполнено от и до.

Это чат для сотрудников, где оперативно решаются разного рода задачи. Сюда также приходят уведомления с других сервисов.

Как работаем:

Помимо рабочих переписок, мы сделали интеграцию с Google Docs: когда кто-то вносит, например, комментарий в документ — в Slack тут же приходит оповещение.

Для того, чтобы оперативно отслеживать отзывы в маркетах о приложениях наших партнеров, мы установили виджет. Теперь, когда появляется новый отзыв, уведомление приходит в Slack и мы можем быстро на него отреагировать. Интеграций с сервисом огромное множество, выберите те, которые отвечают специфике Вашей работы.

Намного удобнее скинуть ссылку на документ, чем каждый раз загружать его и скачивать для редактирования.

Как работаем:

У нас большой поток самых разных текстов и мы активно пользуемся этим облаком. Здесь можно оставлять комментарии, видеть всю историю изменений документа и вносить правки в режиме реального времени. В Excel готовим отчеты и прочие документы.

Здесь можно проводить аудиоконференции, создавать чаты, отправлять голосовые сообщения и просто общаться между собой.

Как работаем:

Мы создаем отдельный чат для каждого партнера, подключаем нужных сотрудников и оперативно решаем там все вопросы. Помимо этого, у нас есть чаты для каждого отдела.

В системе фиксируется прогресс каждого клиента, на каком этапе воронки он находится: от первого звонка до закрытия сделки.

Как работаем:

Используем в связке с Asana: вносим в CRM все данные по клиенту и прописываем необходимые задачи по базе в Asana.

Как работаем:

Этим приложением активно пользуется отдел саппорта: проводим подробную демонстрацию системы, объясняем партнерам все возникающие вопросы и оперативно решаем задачи по устранению неполадок

Полезный функционал: голосовое меню, перевод/перехват/переадресация звонков, запись и статистика разговоров, автоответчик.

Как работаем:

Используем для звонков за границу. В ближайшее время планируем реализовать бесплатную линию для наших партнеров.

Можно разбить большую задачу на более мелкие и увидеть весь предстоящий процесс от и до. Здесь видны все изменения, которые вносит команда.

Как работаем:

Строим карту под определенное направление, подключаем ответственных лиц для внесения правок и предложений, проводим презентацию и берем в работу.

Не существует идеального сервиса, который будет закрывать все задачи. Выберите те, которые отвечают специфике Вашего бизнеса и используйте их в связке.

Практически все эти сервисы мы интегрировали между собой и спокойно работаем в прежнем режиме, независимо от местоположения.

Берегите себя и будьте здоровы!