Как мы автоматизировали казначейство в группе компаний: кейс ГК « Невский кондитер»
Разбираем на примере крупной производственной группы компаний, как автоматизировать казначейство на базе 1С:ERP, обойти ограничения типовой программы и сэкономить более 1 млн руб.
Кто заказчик?
В 2019 г. к нам обратилась ГК «Невский кондитер» — один из крупнейших производителей кондитерских изделий в России c 1996 года. Группа компаний включает офисную часть и склады в Санкт-Петербурге, а также две производственные площадки в Пензенской области.
До сотрудничества с нами работа в группе велась в нескольких информационных системах:
- 1С:ПУБ (для учёта производственных операций);
- 1С:ТИС (для учёта торговых операций);
- 1С:УПП (для управленческой отчётности);
- 1С:БП (для бухгалтерской отчётности);
- 1С:ЗУП (для учёта зарплаты).
Работали по распространённой в то время модели торгового дома. Покупали производство у производственных площадок и продавали товары конечным клиентам. Производственные площадки были на одном юрлице, единственный покупатель — торговая компания, она же дистрибьютор — на другом юрлице.
Какая цель стояла?
Перед заказчиком стояла глобальная цель — перейти на 1С:ERP как минимум в части производственного и торгового учёта. Ранее у него было две неуспешные попытки внедрения. Первая — самостоятельно, силами одного программиста. Вторая — с помощью другого интегратора. После двух неудач решили внедрять блок «Казначейство» с нами.
Почему именно его? Потому что этот блок внедряется относительно просто, быстро, может принести ощутимый экономический эффект. Также для заказчика и исполнителя это хорошая возможность присмотреться друг к другу, что особенно важно, если заказчик ранее уже «обжигался».
Что было раньше?
В части казначейства в 1С:ПУБ ранее было доработано несколько документов, включая бюджетную заявку, на основании которой формировался документ на оплату. Однако процесс в системе строился примитивно, она скорее выполняла функцию записной книжки операций. Не было маршрутов согласования, выгрузки платёжек для оплаты и пр.
Многие задачи сотрудники выполняли «руками»: например, документы распечатывались и приносились ответственному специалисту, тот вручную перебивал их в систему для проведения оплаты, сверял с бюджетом и т.д.
Было необходимо:
- оцифровать и упростить процесс формирования формирования ЗРДС;
- переложить функции создания заявки в системе на инициаторов;
- выстроить и автоматизировать прозрачные маршруты согласования ЗРДС в зависимости от статей и сумм оплаты;
- автоматизировать подстановку назначения платежа в зависимости от документа;
- обучить пользователей и ввести функциональность в опытно-промышленную эксплуатацию.
Поскольку функции казначейства в информационных системах заказчика существовали в зачаточном состоянии, мы осуществляли внедрение практически с нуля и без приостановки операционных процессов.
Ключевая проблема, с которой мы столкнулись — отсутствие во внедряемой 1С:ERP функциональности для настройки процессов согласования ЗРДС (визы, уровни согласования и пр.). В 1С:ERP можно только заявить расход и проверить его по бюджету, но этого было мало. Мы с заказчиком рассмотрели несколько способов обойти это ограничение.
Какие решения рассматривали?
1. Интеграция 1С:ERP и 1С:ДО
Пользователь создаёт ЗРДС в 1С:ERP. При нажатии кнопки «Отправить на согласование» на стороне 1С:ДО появляется дубль этой заявки, для которого там уже настроены маршруты и задачи. Пользователь может видеть их прямо в 1С:ERP, поскольку между программами настраивается бесшовная интеграция.
Плюсы
- Удобно для пользователей.
- Проверенное решение, рекомендованное фирмой 1С.
Минусы
- Дорогая конфигурация и немалые затраты на интеграцию систем (есть смысл покупать и делать, если планируется дополнительно автоматизировать согласование договоров, служебных записок, контроль работы подразделений и пр.).
- Нужен постоянный доступ к специалисту, разбирающемуся в 1С:ДО (перенастроить маршрут, создать новый, поддерживать конфигурацию и пр.).
- Затраты на отключение ненужной функциональности.
Стоимость и сроки
Конфигурация 1С:ДО КОРП: 251 600 руб.
Внедрение: от 1 до 10 млн руб. (1-12 мес.).
Настройка интеграции: от 200 000 до 400 000 руб. (5-10 дней).
2. Интеграция 1С:ERP и Бит Финанс
В Бит.Финансе есть свой документ «Заявка на оплату». Для него также можно настроить маршруты согласования, но в системе 1С:ERP останется висеть типовой неиспользуемый документ.
Плюсы
Широкая функциональность в части казначейства и бюджетирования.
Минусы
- Может понадобиться обучение пользователей работе в новой программе.
- Затраты на отключение ненужной функциональности.
- Дефицит специалистов по Бит.Финанс на рынке.
Стоимость и сроки
Конфигурация Бит.Финанс: от 50 000 руб.
Внедрение: от 5 до 7 млн руб. (6-9 мес.).
3. Самостоятельная доработка системы
Поскольку 1С:ERP состоит из модулей, вполне реально разработать собственный модуль, который согласуется с типовой функциональностью, но работает по-своему.
Плюсы
- Можно разработать лаконичное решение, которое легко встраивается в типовую конфигурацию.
- Не нужно обучать пользователей работе в новой программе.
- В целом быстрее, чем полноценное внедрение нового ПП.
Минусы
Нужны свои специалисты 1С.
Стоимость и сроки
Стоимость разработки: от 400 000 руб. (100-160 часов работы: 2 недели разработчика, 2 недели аналитика; средняя ставка специалиста — 4000 руб./час).
В проекте ГК «Невский кондитер» мы с заказчиком решили остановиться на самостоятельной разработке модуля, убедившись в экономической эффективности этого варианта.
Разработанный нами модуль:
- бесшовно интегрируется с конфигурацией 1С:ERP;
- позволяет задать маршрут для каждой статьи ДДС с учётом 2 типов виз;
- позволяет управлять видимостью документов — например, можно настроить так, чтобы руководитель видел и свои заявки, и заявки подчинённых, а подчинённые — только свои;
- включает дополнительную функциональность: согласование с комментарием, галочку «Форс-мажор» для выделения приоритетных заявок, оповещения пользователей о задачах и статусе заявок по почте.
К каким результатам пришли?
Мы успешно запустили блок «Казначейство» в связке с разработанным модулем в эксплуатацию. Благодаря этому в компании-заказчике:
- появилась процедура управления ДС;
- процесс согласования ЗРДС стал прозрачным и управляемым;
- появился онлайн-контроль бюджетов при проведении заявки на оплату;
- сокращено количество ручных операций и трудозатрат сотрудников финансовой службы.
Для нас это внедрение тоже стало результативным. На выходе мы получили практически готовый продукт, который решает задачи, актуальные для многих клиентов. А впоследствии доработали и обновили модуль для быстрого внедрения в компаниях, которые работают в 1С:ERP, 1C:КА, 1С:УТ.
«Внедренцы и Программисты» разработали для нас модуль маршрутизации согласования заявок на расходование ДС. Эта несложная и удобная в использовании функциональность позволила извлечь максимум из перехода на 1С:ERP, несмотря на ограничения типовой программы.
С помощью модуля мы систематизировали и автоматизировали согласование бюджетных заявок и получили прозрачный и хорошо управляемый бизнес-процесс.
Модуль будет полезен и другим компаниям с большим количеством сложных процессов согласования. Рекомендую разработку и команду «Внедренцев и Программистов» — надёжного и исполнительного партнёра.
«ВиП:Казначейство»: модуль маршрутизации согласования ЗРДС
Сегодня, если вы столкнулись с той же проблемой, что и наш заказчик — невозможностью согласовывать заявки в типовой 1С, у вас есть четвёртый вариант решения — модуль «ВиП:Казначейство».Готовый для внедрения модуль позволяет настраивать маршруты согласования ЗРДС разной сложности в зависимости от:
- статей,
- суммы оплаты,
- ролей согласующих лиц.
Плюсы
- Внедрение от 1 дня. Другие решения внедряются от 1 месяца. Вместо того, чтобы разрабатывать самим, можете купить модуль и загрузить своих специалистов другими задачами.
- Стоимость от 65 000 руб с учётом внедрения. Стоимость других решений от 1,5 млн руб. с учётом внедрения.
- Внедряем «под ключ», поддерживаем и высылаем обновления.
- Бесшовная интегрируется с 1С:ERP, 1C:КА, 1С:УТ. Не нужно обучать пользователей работе в новой конфигурации.
Минусы
- Функциональность касается только процесса согласования.
- Не работает с 1С:ДО и 1С:УПП.
Стоимость и сроки
Стоимость модуля «ВиП:Казначейство» + внедрения: от 65 000 руб. (от 1 дня до 1 месяца).
Модуль «ВиП:Казначейство» — это оперативное, точечное решение проблемы. Можно быстро внедрить, получить ощутимый экономический эффект и облегчить жизнь сотрудникам, избавив их от необходимости ходить по кабинетам в попытках согласовать заявку.
Хотите увидеть, как работает модуль применительно к вашим бизнес-процессам? Закажите консультацию, где мы ответим на вопросы и продемонстрируем его функциональность онлайн.
Или скачайте запись и презентацию вебинара «Как автоматизировать казначейство в 1С», чтобы детальнее погрузится в тему.