Кейс: как вся «Лаборатория Касперского» на новую коммуникационную платформу подсела

Опыт перехода глобальной команды на Microsoft Teams, чем удобен этот сервис и как он помог нам выжить на удалёнке.

Проектные чаты и видеоконференции стали привычной частью бизнес-процессов, инструменты связи создаются и обновляются практически каждую неделю. Однако подбор эффективного и удобного сервиса, особенно для такой компании, как «Лаборатория Касперского» (со штатом более 4 тысяч человек и офисами в более 30 странах), — задача нетривиальная.

Забегая вперёд, скажем, что на анализ имеющихся на рынке энтерпрайз-решений и внедрение Microsoft Teams ушло около четырёх месяцев. С его появлением нам удалось перенести процессы в онлайн-формат без потери качества общения, и сейчас сотрудники совершают 1500 звонков и проводят более 700 онлайн-встреч в день. А вот теперь по порядку.

Предпосылок к поиску нового инструмента для коммуникаций было несколько: платформа, которую мы использовали раньше, с трудом справлялась с нагрузкой, коллеги периодически жаловались на связь и организацию встреч. К тому же срок поддержки ее заканчивался, в связи с чем нам окончательно стало ясно, что нужно двигаться дальше
Егор Харченко, руководитель направления по развитию инфраструктурных сервисов

При сравнительном обзоре возможных вариантов, мы выявили у Microsoft Teams следующие конкурентные преимущества:

гибкая и быстрая масштабируемость;
универсальный интерфейс для общения в чатах, планирования конференц-коллов, организации групп, записи встреч, совместной работы с документами в режиме реального времени;
простая интеграция с другими продуктами Microsoft;
телефония. С Microsoft Teams мы можем звонить как на внутренние, так и на городские телефонные номера. Компания активно использовала телефонию и в период удалёнки, и до неё, поэтому при принятии решения в пользу Teams эта функция сыграла важную роль;
простая мобильная версия, с которой можно подключиться к совещанию в дороге или быстро найти контакты кого-либо из коллег;
кибербезопасность.

Тестирование, в котором принимали участие специалисты из Service Desk и R&D внутри компании, Microsoft Teams тоже выдержал, и на повестке возник следующий вопрос: как подготовить всё к глобальному запуску, а заодно убедить 4 тысячи сотрудников начать пользоваться новой платформой?

Наша IT-служба всё так спланировала к дню икс, что для сотрудников техническая сторона процесса прошла незаметно. К примеру, настольная версия платформы была заранее установлена на все компьютеры. Также предварительно мы создали лендинг на внутреннем портале, где опубликовали подробную инструкцию: как включать режим записи звонков, как шерить экран, как создавать поручения и назначать исполнителей в Planner. Затем, уже после запуска, в самом Teams появились два общих канала на русском и английском, по формату напоминавшие некое комьюнити — участники делились первыми впечатлениями от использования, а группа техподдержки и амбассадоры платформы из числа сотрудников (они же бета-тестеры) помогали друг другу справляться с возникшими проблемами.

Весь этот период совпал ещё и с подготовкой к летнему корпоративу-2019. А поскольку его организация всегда выливается в десятки разных «какая программа», «как проехать» и «кто выступает», мы перенесли полезную информацию и обсуждение мероприятия в живые чаты Teams, убив сразу двух зайцев: и больше людей к сервису привлекли, и всё, что нужно знать о мероприятии, рассказали
Александр Ильин, старший менеджер по внутренним коммуникациям, отвечал за популяризацию платформы

Таким был летний корпоратив "Лаборатории Касперского" в 2019 году

Благодаря этим усилиям десктопная версия Teams заметно оживилась, но вот мобильная насчитывала не более 100 пользователей. Тогда, чтобы исправить положение, отдел внутренних коммуникаций «Лаборатории Касперского» решился на такую акцию.

Раздача кофе и капкейков за установленный Teams

Эти фотографии сделаны летом 2019 года у одного из наших московских корпусов. Очередь у вагончика с кофе в основном состоит из сотрудников, у которых уже есть Teams на смартфонах. Почему мы в этом так уверены? Всё просто. Чашечкой американо с капкейком угощали только тех, кто мог показать установленное на смартфон приложение. У остальных же была возможность подойти к палатке, где дежурили специалисты из Service Desk, скачать программу под их руководством, сразу же настроить двухфакторную аутентификацию, а потом присоединиться к кофе-брейку. В результате акции Microsoft Teams появился на мобильных устройствах ещё у 500 человек (и около 600 человек хотя бы раз выпили в тот день кофе).

Так как к моменту перехода на удалённую работу Microsoft Teams уже активно использовался в коллективе, никаких дополнительных процессов, связанных с его функционалом, настраивать не пришлось. В нашем распоряжении был полностью готовый к дистанционному режиму инструмент, дающий возможность проводить видеовстречи, отслеживать задачи, планировать звонки в командном календаре и многое другое. Со временем мы перенесли в Teams всё, что только можно было перенести в онлайн, от «внезапных завтраков», которые до карантина раз в неделю проходили в кафе «Баркас» на Ленинградке, до собеседований и встреч с партнёрами (для подключения сторонних пользователей достаточно кликнуть ссылку с приглашением, указать имя и присоединиться к собранию).

Скорее всего, наша жизнь на удалёнке не была бы такой богатой на события, если бы не функция Live Events — это расширение собраний Teams, с помощью которого можно транслировать видео на широкую аудиторию, а также взаимодействовать с ней. Так, по пятницам, чтобы как-то компенсировать неформальные посиделки в баре и просто поднять командный дух, мы проводили в рамках Live Events живые концерты
Александр Ильин, старший менеджер по внутренним коммуникациям

На этой же площадке проходили AMA-сессии (Ask Me Anything) для всей команды с участием топ-менеджеров, а также множество других внешних мероприятий, в том числе финальный этап проекта Kaspersky Exploring Russia — туристического онлайн-акселератора.

С уведомлений в Microsoft Teams начинается каждый день у большинства сотрудников, он заменил нам офисные инструменты и стал чем-то вроде корпоративной соцсети: с одной стороны, там только свои, с другой — формат сервиса не предполагает личных переписок (хотя и без них текстовый объём немаленький: ежедневно мы отправляем друг другу в Teams около 200 тысяч сообщений).

Кроме того, платформа помогла автоматизировать некоторые рутинные задачи. Например, отдел Service Desk запустил в Teams бота, с помощью которого можно зарегистрировать запрос и узнать статус ранее созданной заявки. Департамент HR сделал в Teams канал для онбординга с полезной информацией о компании, куда автоматически попадает каждый новичок. Разработчики из R&D настроили интеграцию с TFS и Jira, чтобы синхронизировать свою работу. Ещё в наши планы входит развитие функционала существующих ботов и создание новых
Егор Харченко, руководитель направления по развитию инфраструктурных сервисов

Лаборатория Касперского в силу своей профессиональной деятельности всегда пристально следила за безопасностью свой ИТ-экосистемы и уделяла большое внимание её оптимизации и удобству для пользователей. Такой подход был применен и к трансформации культуры цифровых коммуникаций. Мы рады, что Microsoft Teams не только помогает решить эту задачу в офисах компании по всему миру, сохраняя высочайший уровень безопасности данных и автоматизируя определенные рутинные процессы, но и бесшовно интегрировать привычные сотрудникам сервисы. Также хочется отметить креативный подход к вовлечению пользователей — вкусный кофе и капкейки иногда оказываются намного эффективнее, чем самые изощренные инструменты продвижения
Мария Шорина, руководитель направления продвижения решений для бизнес-продуктивности, Microsoft Россия

Если говорить об общей статистике, то с Microsoft Teams мы стали встречаться онлайн в семь раз чаще, созваниваться — в десять раз больше, чем год назад. Конечно, свою роль сыграла удалёнка, но ведь без удобной платформы эти цифры вряд ли были бы настолько высокими.