Автоматизация бэк-офиса: что решает и как внедрить
Привет, это Андрей Фитисов из «ITSM 365». В этой статье вы узнаете, почему стоит автоматизировать процессы в бэк-офиса и как это лучше сделать.
Автоматизация IT-службы способствует оптимизации работы с входящими запросами, поддержанию высокого качества услуг и снижению нагрузки на сотрудников. Преимущества сервиса становятся очевидными не только на этапе внедрения, но и в процессе дальнейшей работы. Однако важно не только донести их до команды, но и подготовить сотрудников к возможным трудностям, которые могут возникнуть на старте.
Зачем нужна автоматизация
- Расширение влияния IT-отдела на процессы в компании. Часто автоматизацию начинает IT-директор, который затем курирует процесс внедрения. Это повышает ценность всего подразделения, и увеличивает шансы на расширение бюджета отдела и одобрение других идей развития.
- Улучшение Employee Experience. Автоматизация процессов в АХО или бухгалтерии способствует улучшению внутрикорпоративного сервиса, что положительно влияет на атмосферу в коллективе и качество работы всей команды.
- Оптимизация затрат на поддержку IT-систем. Обслуживать единую систему автоматизации легче, чем все процессы в разных отделах.
- Готовность к экстренному внедрению. Заблаговременная автоматизация сервисных отделов позволит IT-команде работать в комфортном темпе.
Возможные трудности при запуске
Некоторые сложности могут появиться еще на старте. Рассмотрим возможные проблемы и способы их решения:
1. Недостаток ресурсов
Зачастую после оформления подписки на IT-систему у компаний не находится достаточно времени, чтобы разобраться в её настройках. В результате инструмент остается невостребованным и превращается в дополнительную статью расходов.
Решение. Уделите время онбордингу в системе, когда вам наглядно покажут и объяснят все нюансы, запуск пройдет легко и быстро, если следовать шагам, описанным в инструкции.
2. Избыточные доработки
Чтобы автоматизировать большое количество процессов, требуется слаженная работа целой команды специалистов. Потому что попытка охватить сразу все задачи может затянуть процесс внедрения.
Решение. Определите ключевые направления работы. Это позволит протестировать необходимость отдельных процессов и внести корректировки, не откладывая запуск. ITSM 365 предлагает коробочную конфигурацию, которая закрывает основные механизмы автоматизации поддержки.
3. Отсутствие четкого понимания процессов
Зачастую запуск сопровождается лишь абстрактными представлениями о том, какие задачи необходимо автоматизировать. Например, отсутствие понимания, как оптимизировать работу с запросами и какие метрики сервиса необходимо отслеживать.
Решение. Изучите основные процессы, требующие автоматизации и определите главные цели внедрения новой системы.
4. Большая команда
В крупной компании сложнее синхронизировать работу, поскольку у каждого сотрудника может быть свое видение построения процессов.
Решение. Назначьте контактное лицо от каждого подразделения, выявите спорные моменты для обсуждения на общей встрече и расставьте приоритеты. Это поможет найти решение, которое понравится всем и избежать конфликтов при внедрении системы.
Как рассказать о ценности автоматизации коллегам
После принятия решения об автоматизации бэк-офиса важно донести ее преимущества до коллег. Как это сделать:
- Определить потребности руководителей смежных службЛучше начать с руководителей других отделов, которые могут быть потенциально заинтересованными в вашей идее и поддержат ее. Пример успешной работы автоматизации упростит дальнейший процесс перехода, поэтому важно выявить проблемы конкретной службы и определить, как система может помочь их решить.
- Рассказать о достоинствах автоматизации Работа ITSM базируется на идее сервисного подхода, которая признает ценность вспомогательных подразделений, не приносящих прямую прибыль компании. Сервисный регламент разграничивает обязанности сотрудников, обеспечивая равномерную нагрузку и упорядоченность запросов на обслуживание. Это позволяет выполнять текущие задачи быстро и легко. Высокий уровень обслуживания улучшает работу не только подразделения, но и всей компании.
- Объяснить, в чем польза автоматизации за пределами ITАвтоматизация улучшает работу сервисных подразделений: снижает временные затраты, исправляет неполадки, упрощает контроль подчиненных, оценку соблюдения KPI и прочее. Фиксация этой информации помогает улучшить работу отдела.
Автоматизация обслуживающих отделов способствует повышению продуктивности и лояльности сотрудников, так как каждый член команды сможет быстро получать помощь по персональным запросам и рабочим задачам. Однако из-за возможных сложностей или недоверия к новым системам некоторые сотрудники могут воспринимать идею автоматизации негативно. Для того чтобы минимизировать сопротивление, можете пройти бесплатные онлайн-курсы, которые помогут разобраться в системе и глубже понять ее функционал. Например, у ITSM 365 есть «Интенсив технолога», в котором рассказывается, как настроить IT-систему под необходимые требования.
Заключение
Таким образом, автоматизация может показаться сложной и трудоемкой, но на практике она значительно сокращает время выполнения базовых задач.
С ее помощью работа служб становится более упорядоченной, а деятельность команды — более согласованной. Автоматизация позволяет сократить временные и трудовые затраты на обработку обращений при сохранении качества обслуживания.
Этот сервис можно внедрить в любой рабочий процесс компании. Автоматизация бэк-офиса с помощью ITSM 365 открывает новые возможности для развития бизнеса. Этот инструмент не только оптимизирует рабочие процессы, но и значительно повышает эффективность использования ресурсов. ITSM 365 помогает компаниям адаптироваться к современным требованиям рынка, обеспечивая гибкость и масштабируемость настраиваемых процессов.
Больше о наших инструментах читайте в блоге.
А узнать о нашей команде, вы можете в телеграмм-канале.