Бизнес без бумаги: заменили обычные договоры на цифровые и спасли 500 деревьев
В бизнесе всегда много бумаг: договоры, акты, корпоративные документы. Хранить их в офисе — проблема, еще сложнее искать нужный экземпляр, когда с клиентом возникает спорная ситуация. Поэтому я перевел все свои документы в цифровой формат и помогаю другим предпринимателям сделать то же самое.
Привет! На связи Сергей Гребеножко, CEO OkiDoki — сервиса для подписания цифровых документов. Как и в любом бизнесе, цель нашего стартапа — заработать деньги, но три года назад у меня появилась еще одна неочевидная мотивация. Когда я подписывал очередной договор, задумался о том, какой след мы оставляем после себя для экологии. Решил, что помогу сохранить лес, если начну экономить бумагу, и отказался от обычных документов. Рассказываю, как бизнесу перейти на цифровые договоры и почему это лучше сделать уже сейчас.
Избавились от бумажных договоров — спасли 500 деревьев
Чтобы выставить 1000 документов, нужно примерно 16 пачек бумаги. По нашим подсчетам, для производства такого количества упаковок надо срубить целую сосну. Но большинство этих бумажек потом попадает в мусор, поэтому жалко тратить ресурсы природы впустую.
Клиенты OkiDoki каждый месяц формируют 40 тысяч документов онлайн. Причем предпринимателям не надо делать вторые экземпляры, и неважно, сколько страниц занимает договор. А значит, мы уже спасли около 500 деревьев.
Чтобы подписывать цифровые договоры, многим бизнесам достаточно ПЭП
В сервисе OkiDoki клиенты подписывают цифровые документы через простую электронную подпись (ПЭП). Это комбинация логина и пароля или код, который человек получает на email или в СМС, чтобы подтвердить свою личность.
Например, когда человек оплачивает заказ в интернет-магазине, банк присылает на телефон сообщение с кодом. Если покупатель вводит его в форму, то он ставит простую электронную подпись.
ПЭП пользуются не только мелкие предприниматели, но и крупный бизнес, который тоже не хочет заморачиваться с бумагами. К примеру, чтобы подписывать договоры с подрядчиками и давать сотрудникам доступ к корпоративным ресурсам.
Подписывать через ПЭП можно любые документы. 80% клиентов OkiDoki — посуточники, которые заключают с гостями договоры краткосрочного найма квартиры. Остальные 20% выставляют в сервисе акты приема-передачи, договоры задатка, обучения детей и другие документы.
С цифровыми договорами предпринимателям легче решать треш-истории
Мы проводили опрос среди клиентов OkiDoki о том, почему они подключаются к нашему сервису. Оказалось, что цифровые договоры — больше, чем просто забота об экологии.
В разных нишах предприниматели видят свою ценность цифровых договоров ↓
Посуточная аренда. В этой сфере у людей на первом месте стоит безопасность и спокойствие — за квартиру, мебель, бытовую технику и оплату.
Гости часто заселяются дистанционно: берут ключ в локере и сами заходят в квартиру. Поэтому арендодатель не может проверить жильцов и заключить с ними бумажный договор. А подписать документ важно, чтобы дисциплинировать гостей и взыскать с них убытки, если люди разобьют телевизор или испачкают обои.
У посуточников часто происходят треш-истории, и договор помогает выйти из них с минимальными потерями. Например, в соглашении можно зафиксировать условия возврата депозита: если гости повредят мебель или сломают технику на эту сумму, то у арендодателя будут законные основания не отдавать деньги. В статье «Гости затопили квартиру, разбили телевизор и заселились с кошкой: как посуточникам защититься от неадекватных жильцов» рассказали, какие пункты включить в договор и как наши клиенты решают споры без суда.
Образовательные центры. Цифровые договоры в первую очередь ускоряют процесс оформления документов. Если на смене работает один администратор, ему сложно параллельно готовить бумаги на каждого ученика, отвечать на вопросы родителей и решать бытовые вопросы центра. Цифровые документы можно оформлять по типовым шаблонам и отправлять клиентам на подпись по ссылке. К тому же бумажные договоры не надо хранить в офисе.
Еще один важный пункт договора в детских центрах — условия для перерасчета стоимости занятий. Такие положения дисциплинируют родителей, чтобы ученики не пропускали уроки без уважительных причин. Например, когда наш клиент перешел на цифровые договоры, то заметил, как изменилась посещаемость: процент возврата оплаты из-за перерасчета абонементов снизился. О других результатах внедрения OkiDoki читайте в статье «Протестировал свой сервис ЭДО на детских центрах, помог сэкономить 10% времени администратора и 5 коробок бумаги в год».
Если у вас есть сотрудники в штате, полностью перейти на цифровые договоры с ПЭП не получится
ПЭП — самый простой вид электронной подписи, поэтому ее нельзя использовать в определенных случаях. Например, чтобы заключить трудовой договор с сотрудником, компании нужна квалифицированная электронная подпись. Хотя некоторые кадровые документы можно подписывать через ПЭП — допустим, график отпусков и штатное расписание.
Сотрудник тоже не может подписать договор с помощью ПЭП, но у него уже больше вариантов. Он вправе использовать квалифицированную и неквалифицированную электронную подпись.
Цифровые договоры не действуют без двух условий
Чтобы цифровой договор имел юридическую силу, предприниматели должны соблюдать два условия ↓
Заключить с клиентом соглашение об электронной подписи. В нем нужно описать, каким способом стороны будут подписывать договор, а также указать их права и обязанности. Госорганы не утвердили единую форму соглашения, поэтому предприниматели вправе разработать свой шаблон по примеру из интернета. Документ можно прикрепить к договору как приложение.
Зафиксировать ПЭП. В законе нет определения простой электронной подписи, поэтому стороны договора должны сами решить, что это такое в рамках их отношений. Например, ПЭП — код, который клиент получает в СМС и вводит в специальное поле, когда подписывает договор через OkiDoki.
В сервисе OkiDoki в договорах уже есть соглашение об электронной подписи и фиксация ПЭП. Кроме того, мы добавляем в документы штамп, который заменяет адреса и реквизиты. В нем содержится вся персональная информация об исполнителе и заказчике: номер телефона, email, паспортные данные, фото паспорта и селфи с ним.
Тушить пожары легче, когда процессы в бизнесе уже отлажены
Заметили, что люди часто покупают тариф на скидках, но так и не начинают выставлять цифровые договоры. Тогда мы спросили у клиентов, почему так происходит, и вот что узнали ↓
Предпринимателям кажется, что работать с цифровыми договорами сложно. Обычно клиенты говорят, что им трудно перейти на новый формат самостоятельно. Вот как мы помогаем им сделать первый шаг и легко внедрить цифровые договоры в работу:
- Сделали подборки документов. Изначально мы предполагали, что клиенты будут добавлять в сервис свой шаблон и редактировать его по нашему видеоуроку. Потом в OkiDoki хлынул поток посуточников, и стало понятно: они делали одну и ту же работу, и это занимало много времени. Тогда мы начали собирать подборки документов, из которых люди могут брать готовые шаблоны.
- Разработали мощный редактор документов. Предпринимателям нужно просто выбрать подходящий шаблон среди готовых образцов, ввести свои реквизиты и доработать документ под свои задачи.
- Настраиваем шаблоны за предпринимателей. Чтобы люди быстрее переходили на цифровые договоры, мы ввели дополнительную услугу: за 1000 рублей наши специалисты сами заносят шаблон клиента в сервис или разрабатывают с нуля под запрос. Каждый месяц настраиваем около 20 документов для предпринимателей.
- Даем возможность поделиться шаблонами с другими пользователями. Если у предпринимателей уже есть отработанные документы, можно отправить коллегам ссылку на них.
Предпринимателям некогда менять процессы. Когда на работе завал, люди думают, что займутся этим вопросом в несезон. Но даже тогда в бизнесе постоянно всплывают срочные задачи, которые надо решать.
Спустя несколько месяцев после покупки тарифа пропадает мотивация разбираться с новой системой. Мы рекомендуем нашим клиентам сразу взять готовый шаблон и работать по нему, даже если он удовлетворяет их требования только на 90%.
Например, если в договоре аренды квартиры не хватает пунктов о том, что гостям запрещено двигать мебель или зажигать ароматические свечи, всё равно используйте этот шаблон в работе. Основные условия уже прописаны, а значит, вы сможете за 10 минут выставить первый цифровой документ и получить результат. Остальные 10% условий вы добавите потом, когда привыкнете к новому формату договоров.
Не оттягивайте переход на цифровые договоры до критического момента. Тушить пожары проще, когда все процессы в бизнесе уже налажены. Некоторые предприниматели прибегают к нам, когда нужно срочно выставить договор онлайн. Например, квартиру снял гость, который приехал в командировку, и ему нужны отчетные документы для компании. Лучше настраивать процессы уже сейчас, чтобы потом не пришлось быстро их менять и объяснять сотрудникам, как работать с цифровыми договорами.
А вы посчитали, сколько деревьев можете спасти, если перейдете на цифровые договоры?