«Время работать, а не собирать цифры и статусы»: как единая платформа управления проектами экономит нам сотни часов в год

36% специалистов ежемесячно тратят от четырёх часов до целого рабочего дня только на ручной сбор информации о статусе проектов. За год каждый сотрудник теряет от 50 до 100 рабочих часов на выполнение задач, которые могли бы быть автоматизированы.

Эта проблема характерна и для IT-компаний, и для строительных фирм, и для производственных предприятий, то есть везде, где применяется проектный подход.Расскажу, как мы решали её в крупном НИИ — возможно, этот опыт пригодится и вам.

Для управления задачами в НИИ использовали YouGile, для букинга сотрудников — Microsoft Project, для коммуникаций с заказчиками — почту и мессенджеры. Сотрудникам приходилось дублировать информацию, а руководители не могли, когда нужно, отследить общую картину по активным проектам и их стадиям.

«Вишенкой на торте» стал уход иностранного вендора. Осенью 2023 года Microsoft прекратил обслуживание российских компаний, поэтому в НИИ были вынуждены отказаться от MS Project и оперативно искать замену из Реестра российского ПО. Приоритет отдавали решению, где было бы и управление проектами, и ЭДО, и CRM. Выбор пал на «Первую Форму».

Типичный проект НИИ состоит из 60+ задач, где задействованы специалисты из разных отделов. Теперь сотрудникам не нужно вручную создавать и описывать задачи. BPM-система автоматически создаст их и проставит очерёдность, а также поможет рассчитать график выполнения работ с учётом выходных и праздников.

Команда видит текущий прогресс по задачам прямо на канбан-доске или в карточке проекта, в разделе с дополнительными статусами. Коллеги больше не отвлекают друг друга вопросами «как дела?» — вся информация уже перед глазами.

НИИ выполняет одновременно несколько десятков заказов, каждый из которых может длиться несколько лет. Чтобы менеджеры видели загрузку каждого сотрудника на недели вперёд и находили свободных специалистов с нужными компетенциями, в системе настроено ресурсное планирование. Оно отвечает на вопросы, кто, когда и чем будет заниматься в проекте.

В карточке проекта можно задать определённый цвет. Например, красный может означать срочные проекты, синий — текущие работы, зеленый — завершенные этапы. Такая маркировка помогает быстро сориентироваться и сэкономить время при работе с большим количеством параллельных задач.

Также в ресурсном планировании учитываются отпуска сотрудников. Это помогает увидеть потенциальные проблемы, например, когда ключевой этап проекта совпадает с отсутствием нескольких специалистов. Так, руководитель может скорректировать сроки или перераспределить нагрузку.

Каждый заказ проходит внутреннее согласование перед презентацией результатов клиенту. Чтобы ускорить этот процесс, в системе настроены матрицы согласования для разных типов работ.

Если всё в порядке и одобрено, сотрудники готовят закрывающие документы. По условию договора НИИ должен со своей стороны подготовить заказ-наряд. Это документ, в котором указываются права и обязанности обеих сторон, техзадание и расчёт стоимости.

Теперь заказ-наряд формируется в системе. Сотруднику надо только зафиксировать этапы проекта и внести информацию по каждому из них. Часть полей заполняется автоматически, данные загружаются из карточки проекта и договора. Также система сама указывает подписантов в зависимости от того, какие отделы выполняли работу.

В конце сотруднику остаётся выгрузить печатную форму документа. Просмотреть её можно тут же, во встроенном редакторе.

Все коммуникации с клиентом ведутся прямо в системе через встроенную почту. Так вся переписка и рабочие материалы по проекту хранятся в одном месте и всегда под рукой.

Проектные команды теперь работают в едином цифровом пространстве. Это позволило:

А как у вас построено проектное управление?