Как оптимизировать работу с внештатниками: показываем на примере крупной компании
Одному из самых посещаемых тематических сервисов России удалось упростить работу четырех отделов благодаря Solar Staff. Мы автоматизировали выплаты, снизили нагрузку на сотрудников и сэкономили уйму времени. Делимся классными результатами и рассказываем, как их удалось достичь.
История компании
По данным SimilarWeb, у компании самый посещаемый тематический портал в России с 20 миллионами пользователей в месяц. В штате бренда — больше 900 сотрудников, и ежегодно она привлекает около 200 фрилансеров. Чтобы оформить и оплатить услуги каждого, требовалось много времени и ресурсов.
Фрилансеры выполняют разные задачи — от IT-разработки до создания контента для SMM и предоставления экспертных консультаций. Только на согласование договора могло уходить до недели.
Процесс требовал участия сразу четырех отделов:
- Отдел аккаунт-менеджеров отвечал за постановку и приемку задач
- Юридический отдел занимался составлением и согласованием договоров
- Бухгалтерия обрабатывала выплаты и документацию
- Административно-хозяйственный отдел отправлял документы исполнителям и контролирующим органам.
В чем была сложность
Оформление фрилансеров занимало много времени из-за необходимости подписывать множество договоров под каждый отдельный проект. Бухгалтерия была перегружена обработкой выплат и отчетной документации. Дополнительные юридические риски создавала необходимость регистрировать передачу авторских прав на интеллектуальную собственность.
В поиске решения компания выбрала наш сервис: он закрыл сразу несколько задач одновременно. Платформа используется не только для управления проектами и задачами, но и как система документооборота и платежная система. Интерфейс Solar Staff позволяет контролировать работу над сотнями проектов одновременно и принимать результаты выполнения работ.
Что мы придумали
После внедрения Solar Staff в работе компании произошли значительные изменения:
- Время на оформление документов сократилось с недели до нескольких часов благодаря использованию универсального договора вместо множества разрозненных документов.
- Уменьшилась нагрузка на бухгалтерию — теперь выплатами занимается один человек вместо целого отдела.
- Сервис обеспечивает корректную передачу прав на результаты интеллектуальной собственности и предоставляет все необходимые документы, защищая компанию от юридических рисков.
Отдельным преимуществом стала возможность адаптировать систему под разные налоговые режимы. Среди внештатников есть самозанятые, ИП и физлица. Сервис позволяет одинаково эффективно взаимодействовать со всеми исполнителями. Узнайте сами
Плюсы для сотрудников
Освободившиеся ресурсы направили на развитие бизнеса: поиске новых партнеров и развитии новых направлений. Удалось снизить большую часть нагрузки сотрудников и переориентировать их на другие задачи. Это дало комплексный эффект: процессы документооборота, таск-менеджмента и оплаты теперь автоматизированы.
Плюсы для фрилансеров
Процесс выплат значительно упростился — оплату для исполнителей теперь можно проводить в один клик. Для фрилансеров это так же удобно: компания привлекает их внутри страны и за границей, а сервис поддерживает международные платежи.
Главные достижения
С помощью Solar Staff компания смогла не только решить текущие проблемы, но и создать основу для масштабирования в будущем. Взаимодействие между отделами оптимизировалось, время на оформление внештатников снизилось, а юридические вопросы сервис взял на себя.
☑ С 7 дней до нескольких часов
Команда сократила время на оформление договора с фрилансерами
☑ Один человек занимается выплатами исполнителям
До Solar Staff в процессе участвовал целый бухгалтерский отдел
☑ 200+ человек получают оплату через Solar Staff
Компания смогла перенаправить освободившиеся ресурсы на развитие новых направлений бизнеса, сосредоточиться на привлечении партнеров и расширении услуг.