Цифровые решения для аптек: автоматизируем выбор поставщиков

Даже имея сложившуюся сеть поставщиков, большинство аптечных сетей заинтересованы в новых партнерах, которые соответствуют их требованиям по ассортименту, логистике и другим параметрам. В статье рассмотрим, по каким критериям аптечные сети выбирают поставщиков, и как автоматизировать этот процесс, сделав его более эффективным и экономически выгодным.

Закупочные стратегии аптечных сетей формируются на основе ряда критериев, определяющих выбор поставщиков. Эти критерии могут существенно варьироваться в зависимости от организационной структуры сети, количества и географического распределения аптек, наличия собственных складов, организации доставки и других факторов. Так, некоторые сети предпочитают централизованную модель, заказывая товары на собственный склад с последующим распределением по торговым точкам. Другие же сети используют логистические возможности поставщиков, получая товар непосредственно в аптеки. И все же можно выделить ряд универсальных критериев, которые важны практически для любой сети аптек:

Прежде всего к ним относится цена. Это основной критерий для большинства аптечных сетей. Отбор по этому критерию осуществляется на основе прайс-листов, которые поставщики предоставляют сети.
Остаточный срок годности. Этот критерий важен для обеспечения качества лекарственных препаратов. Аптечная сеть устанавливает требования к остаточному сроку годности (в днях или процентах от общего срока), и рассматривает только те предложения от поставщиков, которые удовлетворяют этому условию.
Следующая группа критериев – это кратность заказа, минимальный объем заказа (в количестве единиц товара) и минимальная сумма заказа. Ряд поставщиков определяют такие ограничения для аптек в своих прайс-листах, и аптечная сеть должна учитывать эти факторы при подборе поставщика.
Для сетей, работающих в нескольких регионах или имеющих много территориально удаленных точек продаж, важное значение приобретает такой критерий как график доставки. При этом цена не всегда обладает приоритетом: иногда целесообразно купить товар чуть дороже, если он будет доставлен в точку продаж быстрее.
Аптечные сети не всегда формируют свою потребность по конкретным торговым наименованиям, а готовы купить по минимальной стоимости любой из препаратов, объединенных в одну группу. Поэтому во многих случаях важным является такой фактор, как возможность проводить закупку по группе аналогов.
Важным критерием является также учет предельных закупочных цен. Этот механизм основан на анализе цен на товарные позиции за предыдущий период или рыночных цен конкурентов и позволяет контролировать цену заказа при резких скачках цен во время сезонных колебаний спроса.

При выборе поставщиков аптечные сети используют и другие критерии в соответствии со спецификой своей работы. При отсутствии автоматизации необходимость учета всех этих факторов требует огромного количества ручного труда, что неизбежно ведет к ошибкам, финансовым и временным потерям. Ситуация осложняется ещё и тем, что в прайс-листах поставщиков может быть несколько тысяч, и даже десятков тысяч позиций, а специфика деятельности аптечных сетей требует заказывать товар ежедневно.

Автоматизация процесса выбора поставщиков позволяет значительно упростить и ускорить закупки, а также оптимизировать затраты и повысить эффективность работы аптечной сети. Использование специализированных платформ открывает новые возможности для взаимодействия с поставщиками и достижения лучших условий сотрудничества.

Одной из таких платформ является «Торги223. Фарма». Платформа позволяет производить регулярное обновление прайс-листов и анализировать предложенные цены в автоматическом режиме. Помимо этого, площадка позволяет в режиме реального времени проводить торговые сессии с участием дистрибьюторов, в процессе которых они имеют возможность неоднократно снизить цену относительно прайс-листа на каждую закупаемую позицию. Все критерии отбора предложений можно настроить заранее, определив приоритет и условия применения каждого из них по каждому наименованию, торговой точке, периоду действия и т.п.

Далее система работает полностью в автоматизированном режиме, что минимизирует влияние человеческого фактора, значительно сокращает количество ошибок и время на обработку заявки. Это особенно важно для крупных аптечных сетей с сотнями торговых точек и большими объемами заказов, где объем каждой заявки может достигать нескольких тысяч наименований. Система за несколько минут обрабатывает результаты торгов, определяет победителя закупки и в автоматизированном режиме направляет заказ поставщику, сокращая время проведения этой процедуры в 3-5 раз.

Для того, чтобы закупочный процесс проходил максимально эффективно, рекомендую еще на этапе внедрения системы провести аудит справочников торговых наименований, которые используются в закупках аптечной сетью, и проанализировать качество привязок позиций справочников сети к справочникам поставщиков. Это позволит значительно повысить процент распределяемых позиций, снизить дефектуру и минимизировать затраты.

Важным и полезным инструментом является также отчет о предрасторговке: еще до начала торговой сессии аналитические инструменты площадки могут на основании заявки сети создать отчет, в котором по каждой отдельной позиции определяются возможные причины будущей нерасторговки, например отсутствие по каким-либо позициям привязок к справочникам поставщиков, отсутствие какого-либо товара на рынке. Это позволяет при необходимости до начала торгов внести нужные корректировки, чтобы торги прошли с минимальным уровнем дефектуры.

Для аптечных сетей, не имеющих централизованного управления заказом (заказ осуществляется каждой аптекой самостоятельно), полезным окажется инструмент по консолидации сводной потребности: площадка сформирует сводную заявку по всем торговым точкам сети, что даст возможность поставщикам предлагать более интересные условия с учетом консолидированного заказа, а сетям – получать значительную экономию.

Эффективный выбор поставщиков – ключевой фактор успешной работы аптечной сети. Учитывая множество критериев, от цены и срока годности до графика доставки и предельных закупочных цен, ручной поиск оптимальных предложений становится крайне трудозатратным и подвержен ошибкам. В условиях, когда прайс-листы поставщиков содержат тысячи позиций, а аптекам необходимо заказывать товар ежедневно, автоматизация закупочного процесса приобретает особую актуальность.

Цифровые решения позволяют не только автоматизировать обновление прайс-листов и анализ цен, но и проводить торговые сессии в режиме реального времени, добиваясь снижения цен и выгодных условий сотрудничества. Гибкая настройка критериев отбора и автоматический учет всех параметров значительно упрощают и ускоряют процесс закупок, минимизируют риски и повышают эффективность работы аптечной сети в целом. Внедрение автоматизированных систем — это инвестиция в будущее, которая позволяет аптекам оптимизировать расходы, сосредоточиться на основной деятельности и укреплять свои позиции на рынке.