Как мы автоматизировали наши КП

Эта история о том, как мы вступили в борьбу с внешним видом коммерческих предложений и победили.

Мы уже 10 лет на ИТ-рынке. За эти годы изменилось многое, кроме вида коммерческих приложений.

Серьезно, сколько мы ни отправляли, ни получали КП, всегда это были презентация и простой (на самом деле, достаточно запутанный) эксель-файл. А уж в нем было собрано огромное количество информации: цифр, цен, расчетов и уравнений.

Заказчикам было сложно работать с этими данными. Чего стоили постоянно вылетающие формулы, большой процент ошибок из-за человеческого фактора и невозможность связать фичи с проектом, проекты — с клиентом, а стоимость — с базой ставок.

Кроме этого, их неудобно изучать с мобильных устройств, да и вообще, не всегда понятно, о чем речь. Нам это надоело, так что мы решили с этим разобраться.

Решение, как нам казалось, было на поверхности — формулы мы перенесли в Airtable, а сущности связали. И начали высылать предложения, оформленные с помощью этой платформы.

Но до конца было еще далеко — КП в Airtable оказались первый шаг к решению задачи.

Стандартные таблицы не устраняли проблемы — заказчик не мог самостоятельно и быстро считать то, что там происходит. Нужно было буквально сидеть рядом с клиентом и показывать ему, где, что и как отображается. Не самый эффективный способ, согласны.

Пару-тройку раз объяснив заказчикам, где искать нужные данные, мы стали думать, как же решить вышеозвученную проблему.

И поняли, что поскольку уже воспользовались удобным отображением данных Airtable, то стоит развивать этот принцип.

Так пришла идея создать сервис, который покажет необходимые данные из КП и контакты в интуитивно понятном интерфейсе, адаптированном под мобильные устройства.

А еще нам нужна была автоматизация — не вручную же переносить данные!

Так что мы автоматизировали создание Interactive Offer, чтобы ускорить процесс и упростить работу менеджеров. Для этого немного похимичили со скриптами Airtable.

Теперь шаблон фич-листа с базовыми функциями создается автоматически. Затем мы дорабатываем его, вносим необходимую информацию. Затем делаем презентацию, загружаем ее в Airtable, автоматически появляется ссылка и понятное Interactive Offer готов.

Пройдя по ссылке, заказчик видит предварительную стоимость, детальную оценку продукта по фичам и по ролям, ориентировочные сроки реализации и контакты менеджера.

Заказчик сразу же может скачать персонализированную презентацию с описанием предложения и посмотреть подробную декомпозицию оценки.

Бывает, что заказчики не на 100% уверены в своей идее и опасаются тратить свои сбережения на реализацию проекта — вдруг не выгорит?

Для подобных случаев всегда есть MVP (minimal viable product). Это версия продукта с минимальным набором необходимых функций. Она нужна для проверки бизнес-гипотез.

Поэтому мы решили добавить в Interactive Offer расчет для MVP. Так что КП показывает сразу два фич-листа:

И тут уже выбор за заказчиком: начать проект с MVP и проверить, сработает ли его идея, или сразу запустить продукт с полным функционалом.

Проект запущен и получает положительные отзывы — потенциальные заказчики говорят, что коммерческие предложения с Interactive Offer стали очень понятными.