Rambler&Co. Как спасти 40 человек от беспощадного таск-менеджмента, работая с 1000 фрилансеров
Как медиахолдинг автоматизировал работу с исполнителями-фрилансерами и освободил ⅔ сотрудников от рутинных задач.
Rambler&Co — первый по объему аудитории цифровых ресурсов медиахолдинг в России. Больше 45,2 млн человек ежемесячно посещают ресурсы компании: сайты «Ленты.ру», «Газеты.Ru», «Секрета фирмы», «Чемпионата» и ряда других медиаактивов.
Холдинг ежемесячно привлекает до 1100 фрилансеров — спортивных комментаторов, фотографов, дизайнеров, видеомейкеров, разработчиков и тестировщиков, которые выполняют рабочие задачи разных медиа. Такой подход позволяет компании быть гибкой и всегда привлекать ровно столько исполнителей, сколько нужно.
Процесс до автоматизации
У каждого проекта холдинга есть менеджер, он курирует работу с фрилансерами. Его зона ответственности – находить подходящих исполнителей в нишевых сообществах, погружать в проект, ставить и принимать задачи, следить, чтобы исполнителю вовремя выплатили гонорар.
В чем были недостатки такого подхода для Rambler&Co:
- много бумажной работы: в процессе согласования документов участвовали разные департаменты – от HR до юристов и бухгалтеров, необходимо было для каждого фрилансера собрать пакет документов и передать его на рассмотрение коллегам;
- долгий процесс одобрения платежа: затем начинался процесс согласования платежей, который тоже мог занимать много времени;
- постоянные изменения: фрилансеры очень мобильны, но при каждом их перемещении нужно было корректировать договоры.
Еще один важный нюанс: отдельные исполнители были закреплены за своим проектом. То есть если «Чемпионат» привлекал дизайнера или фотографа — то договор заключался именно между «Чемпионатом» и таким исполнителем. Если вдруг потребность в таком же специалисте появлялась у другого актива, менеджеру проекта нужно было искать других исполнителей или же заключать еще один договор с этим же фрилансером — а это снова затягивало процесс и делало его неудобным.
Медиахолдинг начал искать решения для оптимизации работы с исполнителями.
После подключения Solar Staff
Компания остановила выбор на Solar Staff. Сервис подошел из-за возможности разделять исполнителей на группы и гибкого подхода к процессу управления задачами — их можно как ставить вручную, так и загружать сразу большими списками через API.
«С Solar Staff нам удалось свести количество сотрудников, занятых в формировании начислений, к минимуму — теперь этим занимаются только менеджеры проектов и один HR-специалист. Также ускорились процессы заключения договоров и произведения выплат фрилансерам».
Менеджеры проектов перестроили рабочий процесс: теперь стало возможным значительно быстрее приглашать исполнителей, создавать и принимать задачи. Выплату полностью контролирует менеджер: ему не нужно согласовывать каждый платеж с бухгалтерией. Это в конечном счете работает на лояльность исполнителей, они получают платежи практически сразу после приемки задачи.
Кроме того, внутри Solar Staff уже есть подготовленные шаблоны договоров и закрывающих документов — компания получает их после завершения задачи автоматически.
Результаты
- Для работы с исполнителями больше не нужно 40 сотрудников — теперь тот же самый объем работ выполняют 15 человек.
- Исчезла необходимость привлекать юридический отдел и бухгалтерию — они могут снова заниматься своими профильными задачами.
- Процесс выплат стал в десятки раз быстрее, так как выплату не нужно согласовывать с бухгалтерией и казначейством.
- У менеджеров стало меньше операций. Они больше не распределяют задачи вручную между отдельными исполнителями, а пользуются группами исполнителей по специализациям.
- Разные медиа холдинга могут пользоваться всей базой исполнителей, а не ограничиваться только теми, с кем они заключали договор. Если «Ленте.ру» и «Секрету фирмы» нужен фотограф, они могут свободно работать с одним и тем же фрилансером, которого когда-то нашел менеджер «Чемпионата». Фрилансер в таком случае заключает один договор с Solar Staff, а не несколько — с каждым из проектов.