Много встреч. Мало времени. Простой сервис решит проблему

Расскажу, как у меня получилось упростить и оптимизировать свою работу (сохранив неизмеримое количество сил и нервных клеток) за счет автоматически составленных заметок и конспектов по встречам.

И так, я CPO в стартапе AiGenda (подробнее про идею создания говорилось в отдельной статье) регулярно провожу большое количество встреч с клиентами. И конечно, сама использую наш сервис в своей работе. Но давайте обо всем по порядку, сегодня хочу рассказать историю нашего развития.

Конечно, когда к нам пришла идея сделать AiGenda мы решили идти постепенно и сначала проверить, есть ли подобная проблема у других людей. Так появилась MVP версия, а именно - бот в телеграмм, который по видео записи формирует краткое содержание и задачи по результатам встречи. Принцип работы максимально простой: отправляешь видео, получаешь результат. Все.

Мы запустили бота, рассказали о нем в нескольких группах в телеграмме, запитчили идею в Акселераторе ИТМО и поняли, что получаем положительные отзывы и идея жизнеспособна. За месяц мы получили 250 пользователей и первые продажи с учетом нулевых затрат на рекламу и продвижение. Это дало нашей команде мотивацию двигаться дальше и расширять продукт до полноценного сервиса, чем мы и занимаемся сейчас.

Несмотря на разработку платформы, мы поддерживаем телеграмм бота и планируем интегрировать его в общее решение, чтобы дать пользователям максимальное удобство.

Продолжаем рассказ тем, как же сейчас выглядит AiGenda. Как я сказала выше, после положительных отзывов от MVP версии мы начали активно работать над платформой.

Конечно, мы включили в нее весь целевой функционал, который был представлен в боте. Платформа отображает все записи, которые были обработаны на ней, новая встреча может быть загружена файлом при нажатии на "Новая встреча". Результат можно сохранить в формате pdf, в котором будет краткое содержание и задачи по результатам.

Но мы не остановились на этом и расширили возможности. Основываясь на просьбах наших пользователей мы добавили интеграцию с Google Meet и с Zoom, чтобы наш бот смог присоединиться ко встрече как ассистент и сделать запись за вас.

Кроме того, мы расширили детали, которые доступны для каждой встречи. При клике на определенную запись открывается страница с видео, перечнем участников, кратким содержанием и задачами. А также в отдельной вкладке отображен полный транскрипт разговора, чтобы можно было вернуться к необходимым деталям.

Описание возможностей это хорошо, но думаю, каждому хочется узнать, как может помочь этот сервис именно ему. Чтобы дать такое представление, я хочу поделиться несколькими примерами использования, основываясь на своем личном опыте и на отзывах от наших пользователей.

Кейс 1

Считаю, что использование своего же сервиса это хороший показатель, ведь все недостатки и неудобства сразу бросаются в глаза и быстрее исправляются. Я пользуюсь AiGenda регулярно для встреч в контексте нашего стартапа, записываю интервью с клиентами и партнерами. Такой подход помогает мне экономить время за счет того, что все результаты зафиксированы автоматически, ведь до этого я всегда записывала заметки на бумаге и периодически упускала мелкие детали. После встречи я часто возвращаюсь к конспектам, чтобы освежить в памяти идеи, возникшие по ходу разговора.

Кейс 2

Еще один пример от нашего пользователя, в этой истории будем звать его Дмитрий. И так, наш герой ведет свой курс с лекциями и личными консультациями для своих учеников. Ценность в AiGenda он нашел в удобной навигации по информации уроков для своих учеников. После каждой лекции Дмитрий формирует краткое содержание по новому материалу и делится ссылкой на него со своими учениками. Они получают доступ как к видео, так и к заметкам по теме, что помогает им оставаться в контексте и возвращаться к сложным темам.

Кейс 3

Следующего нашего пользователя назовем в этой истории Алиной. Алина работает проектным менеджером и проводит много обсуждений как с продуктовом командой, так и с командой разработки. В компании существует политика, что по итогам каждого большого обсуждения должен быть протокол встречи, чтобы зафиксировать все договоренности по проекту. Составление такого протокола обычно неприятный и энергозатратный процесс. Алина начала использовать AiGenda, чтобы отдать эту рутинную работу сервису и выделить больше сил на актуальные задачи по проекту.

Кейс 4

Евгений, герой нашей следующей истории, работает разработчиком уровня Senior и помогает развиваться стажерам, которых берут в компанию. У Евгения проходят регулярные встречи, на которых они обсуждают текущие задачи, а также он постепенно погружает своих подопечных в процессы компании и в проекты, с которыми им придется работать. Запомнить много новой информации сложно для любого человека, поэтому Евгений использует AiGenda, чтобы дать возможность вернуться к информации и пересмотреть или перечитать объяснение. Получается win-win: Евгения не трогают, чтобы объяснить все еще раз, а у стажера есть информация в постоянном доступе.

Кейс 5

И история Олега, который регулярно проводит менторские и экспертные консультации. Во время консультаций обсуждается много информации, появляются новые идеи и инсайты, которые важно ухватить и не потерять. С этой целью Олег и начал использовать сервис, присылая позже результат всем своим менти. Такой подход дал ему отличный инструмент для отслеживания прогресса и огромное количество благодарности от команд, ведь участники возвращались к конспектам между консультациями и успевали проработать больше гипотез за время трекшена.

Итог

За сравнительно небольшое время работы нас сервис нашел применение во многих сферах, в которых проводятся регулярные встречи. Каждому из пользователей, с которыми мы пообщались на интервью, AiGenda дала возможность быстро и просто выполнить повседневную задачу их работы. Конечно, передача регулярных задач сервису позволяет освободить время, а наличие конспекта дает возможность вернуться к идеям и легко вспомнить цепочку рассуждений.

Думаю, что редко какие проекты идут гладко и без приключений. Каждый раз в той или иной части проекта случаются недопонимания и провалы и порой сложно предугадать их масштаб и влияние.

Один из уроков, который мы со вторым основателем выучили на собственных ошибках, звучит примерно так "не нравится - скажи сразу" и в дополнение "не держи в команде человека, если его работа не устраивает". В нашем случае было тяжело первый раз уволить человека, особенно осознавая, что половину работы придется начинать с нуля (и это под конец разработки MVP). Оглядываясь назад, мы не пожалели об этом решении и считаем, что замена человека пошла только на пользу команде и самому продукту. В итоге MVP мы выпустили примерно на месяц позже, чем хотели.

Другое испытание, которое далось не сразу - поддержание регулярного процесса разработки. В планах весь процесс идет быстрее, чем на самом деле и сейчас мы пришли к тому, что нужно регулярно напоминать об актуальных задачах и ставить четкие сроки. Это кажется очевидно на первый взгляд, но не всегда просто встроить такой процесс в свою рутину наравне с остальными задачами. В момент, когда контроль задач ушел на второй план, скорость выпуска нового функционала упала вдвое. Больше мы такого не допускаем.

Мы не планируем останавливаться на достигнутом, учимся на своих ошибках и делаем выводы. У нас есть большой список из фичей, которые помогут сделать AiGenda еще удобнее и полезнее в использовании.

В ближайших обновлениях мы добавим режим редактирования имен участников, свяжем нашего телеграмм бота с платформой, сделаем поддержку аккаунтов для нескольких пользователей, добавим аналитику встреч и многое другое

Поделитесь в комментариях, для каких задач вы бы использовали наш сервис.