Шесть советов, как упростить организацию вебинара

Чем больше вещей делегируешь системе, тем меньше делать самому. Это правило работает и с вебинарами.

Как обезопасить себя от проблем при проведении онлайн-мероприятий и реже ошибаться, рассказывает руководитель направления развития программных продуктов Т1 Облако Андрей Бибиков.

Если компания проводит один камерный вебинар раз в несколько недель, многие операции сотрудники делают вручную. Например, собирают лендинг, отправляют приглашения и напоминают о мероприятии, самостоятельно модерируют чаты, сохраняют запись мероприятия и направляют ее участникам. Но всё меняется, когда такие события нужно организовывать несколько раз в день, а количество участников измеряется сотнями и тысячами человек.

Повторяющиеся однотипные задачи и груз ответственности могут привести к ошибкам, а технические трудности при проведении вебинара способны испортить первое впечатление клиента о продукте или даже компании. Как этого избежать? Упростите организацию онлайн-мероприятий и автоматизируйте рутинные задачи. О том, как именно это сделать, расскажу в статье.

Не все зарегистрировавшиеся доберутся до эфира — это нормально. Но в наших силах свести количество подобных пользователей к минимуму. Для этого настраиваем периодические напоминания. Например, за три дня, за день и за 15 минут до начала события.

Кроме того, добавляем к шаблону письма-автоответа, приходящего участнику после регистрации, файл с расширением .ics — он позволит внести событие в календарь пользователя по клику. Тогда о вебинаре будем напоминать не только мы, но и пуш-уведомления от почтового сервиса. У крупных облачных сервисов для онлайн-трансляций и проведения мероприятий такой файл добавляется автоматически, если переключить соответствующий флажок в настройках.

Поскольку вебинары проводятся для разных целей, то и степень открытости событий тоже может отличаться. Например, можно заранее загрузить e-mail`ы участников, когда нужно провести обучение для сотрудников определённого подразделения или пользователей конкретного продукта. Мероприятие смогут посетить только они: для подключения к вебинару им нужно будет ввести код доступа из письма.

Не исключено, что пользователь может случайно потерять письмо с кодом или удалить его. В некоторых сервисах, например, в We.Cloud Events, предусмотрен дополнительный индивидуальный код доступа. В непредвиденной ситуации организатор вебинара может отправить этот код пользователю, у которого возникли проблемы со входом.

Если говорить об участниках, то после мероприятия можно получить статистику: сколько человек присутствовало на онлайн-трансляции, как выглядела география подключений, какой был процент просмотров, реакции пользователей и уровень вовлеченности. Это может пригодиться не только для отчетности, но и для оценки качества контента.

У пользователей может произойти всё что угодно. YouTube то замедляют, то ускоряют. Кто-то использует VPN и не может попасть на Rutube. Кто-то не зарегистрирован в VK или Telegram, поэтому не имеет возможности смотреть трансляцию там.

Наша задача — подстроиться под зрителей и использовать самую привычную им платформу. В такой ситуации спасает функция ретрансляции мероприятия на альтернативные площадки. Например, We.Cloud Events может транслировать событие одновременно на 10 площадках. В таком случае каждый зритель выберет наиболее удобный ему сервис видеохостинга.

Задержки в трансляции могут помешать успешно провести вебинар. У ряда облачных провайдеров есть собственные решения, которые помогают справиться с низким качеством интернет-соединения и обрывами. Например, для We.Cloud Events мы используем сеть доставки контента CDN. Это позволяет гарантировать доступ к трансляции для пользователей из любой точки мира и сохранять работоспособность сервиса даже при пиковых нагрузках или технических проблемах с основным хостингом.

Настройте модерацию комментариев. Например, можно одобрять и публиковать реплики и вопросы от зрителей. Если участники нарушают правила приличия и ведут себя неподобающе, то можно отклонять их комментарии.

Желательно, чтобы у вас был дополнительный модератор мероприятия. Он поможет работать с аудиторией чата: отберет актуальные вопросы, ответит на них, удалит нецензурные сообщения, а также отправит участникам полезные ссылки по ходу вебинара.

Бывает, что при записи вебинара с экрана что-то пошло не так. Заглючило ПО, жёсткий диск недоступен для сохранения файла, спикер забыл нажать кнопку Rec. Хорошо, если вебинарная платформа умеет автоматически производить запись трансляции, сама запускает её, а после сохраняет на облачном сервисе, как это делает We.Cloud Events.

Ещё один совет по записи эфиров вебинаров: закрепить в чате сообщение о том, будет ли запись события, когда и как её можно получить. Так вы сразу ответите на самый популярный вопрос зрителей.

Перечисленные в статье инструменты помогут превратить рутину в предсказуемый процесс и организовать техническую сторону вебинара на профессиональном уровне, сэкономить ваше время и сберечь нервы. Хорошо проведенный вебинар позволит компаниям, которые только вышли на рынок, сформировать положительный имидж, а бизнесу, который работает долгие годы, — укрепить свой статус, получить от клиентов обратную связь о продукте и развиваться дальше.