ADVANTA создала «умных» помощников для оперативной работы над проектами

До чего дошел прогресс! Благодаря цифровизации любой руководитель может больше не тратить драгоценное время на рутинную работу, а заниматься решением стратегически важных для бизнеса задач. Создать совещание, назначить поручение, собрать информацию с исполнителей для ежемесячного отчета или получить данные по статусу проекта помогут «умные» цифровые помощники в ADVANTA.

ADVANTA – российский разработчик ПО для управления проектами и консалтинговая компания, внедряющая цифровые системы управления развитием бизнеса. С 2004 года создает ИТ-решения, которые помогают сделать проекты клиентов успешными, процессы проектного управления – прогнозируемыми, а бизнес – развивающимся и прибыльным. За 19 лет система была внедрена в более 350 крупных российских и зарубежных компаниях. В их числе: Аэрофлот, X5 Retail Group, Вертолеты России, РуссНефть, Русатом Сервис, Увелка, Т Плюс, ТС Галамарт и многие другие.

Команда ADVANTA постоянно работает над улучшением продукта. Благодаря развитию low-code в системе появился механизм «триггеров» – отдельный модуль, который запускает выполнение запрограммированного сценария по событию, действию пользователя или расписанию. Теперь управлять проектами стало еще проще: цифровой помощник не только автоматизирует процессы, но и дает умные «подсказки» в разных ситуациях. Снизить риски, избежать ошибок, оценить реальные эффекты проекта – и это далеко не весь список полезных «навыков», которыми его можно наделить. Рассмотрим основные сценарии, доступные для настройки Цифрового помощника в системе ADVANTA:

1. Превращение идеи в проект. Этот сценарий используется в компаниях, где есть отдельный процесс по управлению идеями. После перевода идеи в статус «идея принята» триггер создает в каталоге системы новый проект, переносит в него всю информацию – цели, сроки, показатели, плюс позволяет заблокировать от нежелательного изменения. Далее формирует график будущего проекта как первичный базовый план, назначает ответственных и высылает уведомление участникам о старте проекта и предстоящих задачах.

В чем польза: снижение трудозатрат на перенос данных, фиксация первичной информации без искажения, исключение ошибок из-за человеческого фактора

2. Анализ плана проекта. При создании графика часто возникают проблемы, ведь в нем нужно увязать множество деталей, этапов, событий и ответственных. В системе ADVANTA настроен первичный сценарий: когда базовый план готов, руководитель проекта запускает дискуссию с запросом на его утверждение вышестоящему руководству. Цифровой помощник проверяет, соответствуют ли задачи регламентам компании – установленной длительности работ, ответственности нужного подразделения – и указывает на отклонения.

В чем польза: экономия времени руководителя, исключение возможных ошибок в планировании

3. Формирование бюджета проекта. Для этого в диаграмме Ганта ADVANTA вносятся данные по трудозатратам на каждую задачу проекта. Следом затраты, которые не относятся к ФОТ: услуги, оборудование, подрядчики, командировки. Далее запускается сценарий, который собирает все трудозатраты и формирует бюджет для будущего утверждения. Общая стоимость проекта рассчитывается автоматически как сумма всех затрат по этапам и блокируется в системе от редактирования. После подтверждения готовности бюджета Цифровой помощник рассылает уведомления всем заинтересованным сторонам и сотрудникам Проектного офиса.

В чем польза: автоматизация трудоемкого процесса бюджетирования

4. Учет рабочего времени. Пользователи ADVANTA фиксируют в табеле рабочее время, проведенное на проектах. В момент, когда сотрудник заполняет табель и отправляет его на утверждение, срабатывает триггер, создает согласование и проверяет табель на выполнение заданных условий. К примеру, если участник проекта отработал больше или меньше положенных часов, табель не будет отправлен на согласование, и исполнитель получит его обратно на доработку.

В чем польза: прозрачная картина по загрузке сотрудников на проектах и достоверные данные по трудозатратам для оценки реальных эффектов проекта

5. Чат-бот ADVANTA. Оперативно получить нужный отчет, срочно создать совещание или поручение по проекту теперь возможно через привычные всем мессенджеры. В Telegram настроен чат-бот, который с помощью платформы Botpress взаимодействует с системой ADVANTA. Достаточно сделать запрос через интерактивное меню в мессенджере, чат-бот в режиме диалога даст ссылки на соответствующие каталоги в системе и решит требуемую задачу. При этом выполняемые чат-ботом сценарии могут быть как типовыми, так и специфичными – созданными специально под заказчика, а процесс запроса интуитивно понятен любому пользователю.

В чем польза: экономия времени руководителя

Подобных автоматизированных сценариев в ADVANTA может быть сколько угодно. Например, в одном из самых масштабных проектов внедрения системы – для группы «Аэрофлот» – были автоматизированы 15 процессов управления ИТ-проектами и задействовано 150 (!) сценариев Цифрового помощника.

Для независимой энергосбытовой компании «ЕЭС-Гарант» в системе настроена отчетность, контур инициатив и бюджетирования. Применены 14 автоматизированных сценариев, позволяющих вести пользователя по процессу управления проектом при помощи экспертных подсказок. Крупнейшая сеть региональных аэропортов «Новапорт» также использует сценарии, которые сокращают количество «ручных» операций в системе. Создание регулярных совещаний – один из них.

Автоматизированные помощники помогают сделать систему более гибкой для всех ролей и участников проектов. Они открывают больше возможностей заказчикам для настроек ИТ-решения своими силами, экономят время и ускоряют решение задач по проектам.

Остались вопросы? Пишите: info@advanta-group.ru или звоните: 8 800 555 21 39. Более подробно о Цифровом помощнике можно узнать на сайте ADVANTA.