Мягкая рука PM-а, как в теории и на практике делегировать задачи на проекте
Руководитель проекта даже на своём проекте не имеет формальной и реальной власти над командой. Единственный прямой подчинённый - это он сам. Но нужно же как-то передавать задачи и завершать проект в срок. Что же делать в такой ситуации бедному PM-у?
Введение
Ранее мы уже говорили про инструменты распределения зон ответственности, поднимали также тему календарного планирования. Инструменты - это хорошо, если команда безоговорочно готова брать любую задачу и выполнять её беспрекословно.
Рано или поздно вы встретитесь с проектом, у которого много стейкхолдеров и много участников команды проекта. Большая команда помимо наличия большого трудового ресурса обременяет PM-а простым вопросом: "А как мне всё это контролировать? Я не могу постоянно быть на связи с командой и принимать важные решения в моменте". Чтобы Менеджеры Проектов в та…
Работа Руководителя Проекта больше не про написать документацию, всё запланировать, дать задачи и сидеть трекать, нет, она больше про лидерство и мягкое управление без прибегания к модели: "Я начальник, а ты говно".
Мягкое управление и делегирование
Мягкое управление (Soft Leadership) - стиль менеджмента, использующий эмпатию, коммуникацию и поддержку для достижения управленческих целей.
Делегирование - это передача задач или компетенций от руководителя к подчиненному.
В теории и на практике проектному менеджеру необходимо уметь использовать делегирование как инструмент гибкого управления, чтобы на этапе планирования работ смочь "продать" задачи команде.
Это важно, т.к. в любой момент сотрудник может начать игнорировать свои задачи и приоритизировать свой ресурс на операционные задачи. Конечно, такую ситуацию решить можно с прямым руководителем сотрудника, но это может отнять большое количество времени и сил, также потенциально может испортить атмосферу в команде. Поэтому я всегда стараюсь на первых этапах добиться того, чтобы исполнителям было интересно заниматься проектом.
Далее рассмотрим, как этот подход может быть реализован в теории и на практике для достижения гармонии и слаженности в управлении проектом.
Теория:
1. Принципы эффективного делегирования:
- Выбор задач: PM должен определить, какие задачи могут быть делегированы c учётом навыков и компетенций команды.
- Определение целей и значимости: Необходимо четко определить цели и обоснование, почему та или иная задача должна быть сделана, какой эффект она окажет на проект в целом.
- Объяснение ожиданий: PM должен четко транслировать свои ожидания относительно сроков, качества и других ключевых факторов.
2. Поддержка и обратная связь:
- Обучение и развитие: PM должен предоставить необходимые ресурсы и поддержку, чтобы обеспечить успешное выполнение задачи.
- Регулярная обратная связь: Установка механизмов для своевременной обратной связи позволяет корректировать процесс работы и повышать эффективность.
3. Доверие и мотивация:
- Доверие к команде: Делегирование строится на доверии к способностям и ответственности команды.
- Мотивация: Предоставление интересных и вызывающих задач может служить стимулом для команды в рамках проекта.
- Свобода творчества: Если есть возможность дать члену команды проявить креативность и попробовать нестандартные подходы к выполнению задач без ущерба проекту - давай.
Практика:
1. Анализ подчинённых:
- Оценка навыков: Проконсультируйся с тимлидами или прямыми руководителями членов команды, выясни сильные и слабых сторон каждого это поможет и в коммуникации, и в распределении задач.
2. Ясное формулирование задач:
- Зафиксирую задачу подробно: Опиши задачу по SMART, опиши бизнес-ценность, опиши критерии готовности задачи DoD (Definition of Done).
3. Поддержка и обучение:
- Обеспечение ресурсами: Убеждение, что у команды есть все необходимое для выполнения задачи. При необходимости отправляй запрос Спонсору проекта.
- Обучение: Предоставление дополнительных знаний или обучения, если это необходимо. Обратись к другим командам, подразделениям, если нужно привлекай внешних консультантов.
4. Обратная связь и коррекция:
- Регулярные встречи: Создание механизмов для регулярной обратной связи и коррекции курса при необходимости.
5. Мониторинг и доверие:
- Контроль и поддержка: Руководитель должен оставаться в курсе событий, но при этом доверять подчинённым и не микроменеджерить. Держи в актуальном состоянии таск-трекеры и календарный план/план-график.
Заключение:
Делегирование задач руководителю требует баланса между управлением и доверием, являясь ключевым элементом мягкого менеджмента. Правильное делегирование помогает раскрывать потенциал команды, повышает её эффективность и способствует общему успеху проекта. Менеджер проекта, который умеет правильно делегировать задачи, строит успешные и продуктивные отношения с командой и вовремя закрывает проекты.
Доп. материалы: