Как мы в IT-компании отслеживаем окупаемость проектов и трекаем затраты
Расскажу, как мы пробовали следить за окупаемостью проектов, если их много одновременно, и на чем в итоге остановились.
В статье только опыт и советы:
- как следить за поступлениями и расходами компании не только в целом, но и по отдельным проектам;
- как следить за временем, которое тратят сотрудники, и не стать боссом-надзирателем;
- как связать финансы и время, чтобы видеть окупаемость и доходность проектов.
Riverstart разрабатывает сложные мобильные и веб-системы для клиентов и собственных нужд. Если вы тоже занимаетесь клиентскими проектами, то у наших компаний схожие потребности, пост будет вам полезен.
Какие показатели отслеживаем
Мы хотим все контролировать (особенно что касается финансов), и по каждому проекту нам нужно видеть:
- сколько денег он приносит от клиентских платежей;
- как много времени команда тратит на задачи проекта;
- в какую сумму затраченное время обходится компании;
- какая себестоимость получается у каждого проекта;
- какой доход проект приносит компании с учетом расходов на зарплаты, офис, налоги, связь, HR, печеньки и так далее.
У нас в работе бывает и по сотне клиентских и собственных проектов, поэтому сложновато вести отчетность по себестоимости и прибыльности отдельно каждого.
При этом нас не устраивает общая сводка финансов без подробного попроектного разделения.
Так можно заниматься чем-то, что отнимает кучу времени у команды, но приносит скудный доход. Если свой проект оказался невыгодным, то надо его сворачивать, если клиентский — пересматривать счет или список услуг.
Проекты-балласты сложно отследить, если вести общую сводку по времени и финансам: прибыльные проекты будут компенсировать просадки, и в итоге будет средне. А средне мы не хотим. Мы в команде вообще стремимся к тому, чтобы заниматься только интересным и максимально прибыльным. Чего я и вам желаю.
Цель — найти способ, который наглядно покажет, как соотносится доходность каждого проекта с затраченным на него временем сотрудников и расходами на их зарплаты.
Теперь расскажу о том, как мы пробовали вести отчетность и почему стали искать другой способ. Интересно, как это делаете вы — напишите в комментариях)
В чем проблема вести таблицы
Не торопитесь изобретать средство передвижения на двух колесах. Сначала оглянитесь, вдруг кто-то проедет мимо на велосипеде. ☝🧐
Самый простой, доступный и бесплатный способ — использовать Google Sheets. Окей, стали вести таблицы: каждый сотрудник в собственном файле указывал проект, задачу по нему и затраченное время, а алгоритм считал сумму по указанной нами формуле. У разных сотрудников они могли различаться в зависимости от ставки и способа поощрения — почасовке, фиксу и так далее. Получалось что-то такое:
В чем минусы отслеживания связи времени и финансов в Google Таблицах:
- Менеджеру проекта приходится бегать по ссылкам и собирать инфу о времени из каждого персонального дока сотрудника.
- Общий док по проекту сделать не получится — будет куча строчек с задачами всего коллектива, каждый будет видеть время и зарплату коллег.
- Неудобно считать данные по отдельным проектам: нужно заводить кучу таблиц и переключаться туда-сюда.
- Неудобно считать финансы компании в целом: опять придется собирать данные по каждому проекту в один файл и считать дельту. Ладно бы проектов штук 5, а если их сотня?
- Мелкие задачи теряются в этом карнавале строчек и не попадают в счет для клиентов. А если клиент не заплатил за потраченное время, за него заплатит компания.
- Люди трудятся, таблицы разрастаются, приходится скроллить вниз до актуального, а это раздражает и отнимает время.
- Большие файлы с гугл-скриптами висят, формулы расчетов слетают и приходится забивать их заново. Особенно неприятно, учитывая, что у сотрудников могут быть формулы с разными коэффициентами.
Короче, не советую.
После таблиц мы взялись пробовать сервисы. Собрали список требований:
- Нужно, чтобы он отслеживал и занятость сотрудников, и приходы-расходы по проектам, и позволял учитывать разные системы окладов.
- Если это зарубежный сервис, то желательно, чтобы он стоил недорого в нестабильном курсе рубля к доллару.
- И тогда нужны гарантии, что он не уйдет с РФ-рынка со всей нашей накопленной статистикой, а может даже и купленным тарифом.
Губу пришлось закатать обратно, таких сервисов не нашлось ни среди отечественных, ни за границей. Либо были существенные минусы из того же списка, либо что-то другое не нравилось.
Отрицание, торг, разработка
В Google Таблицы нас больше не заманишь, готовых сервисов под наши запросы не нашлось. Вздохнули и стали собирать свой.
В процессах задействован руководитель, менеджеры проектов и сотрудники, которые в них заняты. Команда:
— составила список отчетов, которые нужны руководителю, менеджеру и сотруднику;
— подумала, какие данные нужно получить для составления этих отчетов;
— расписала роли с разной функциональностью.
Получился такой алгоритм сбора данных:
1. Появляется новый проект. Менеджер добавляет его в сервис и указывает сотрудников, которые в нем заняты. Теперь они смогут отмечать задачи, которые делают для этого проекта.
Ставить зад��чи функции нет: решили не валить все в кучу и оставить привычную Asana и Jira для обсуждения задач.
Поясню, чтобы и меня, и команду не съели в комментариях. 🤗
Никто не караулит минутки и носится с секундомером, вычитая из рабочего дня чай и перекуры. Трекер времени нужен, чтобы смотреть, как распределяется рабочее время сотрудника по конкретным проектам, чтобы при необходимости переставить приоритеты.
2. На своей страничке сотрудник выбирает проект из доступных и указывает выполненную задачу и время. Или просто сумму — смотря по какой ставке он работает. У нас есть работники на фиксированном окладе, есть на ставке по часам, есть договорные задачи — всё как у всех.
Здесь можно сказать, что не все могут доверять своим сотрудникам: понатрекают килотонны работы — оплачивай, компания. Но мы с командой это продумали.
3. Задача получает статус «На проверке». Менеджер принимает ее или отправляет обратно, если счи��ает, что сотрудник ошибся, или если руководитель не принял задачу.
4. Откуда берется сумма за задачу: сервис сразу считает расходы по системе поощрений, которая закреплена у сотрудника. Если у сотрудника фикс, система распределит расходы на него по всем проектам, в которых он занят. Сотрудников можно премировать, инфа тоже пойдет в расходы.
5. Теперь о том, как считаются доходы. Менеджер каждого проекта вводит планируемые суммы проплат клиентов и указывает фактические платежи. Так можно отследить просадки, когда забыли выставить счет или клиент отказался от обычной услуги в этом месяце.
6. Доходы и расходы собираются в одном месте, считается дельта по каждому проекту. Нужна и общая сводка по всем расходам и доходам компании, чтобы директор благоговейно помолчал на внушительные цифры и начал прикидывать прогнозы и планы развития компании.
Этой информации хватает, чтобы создать такие отчеты для каждого участника:
Для сотрудника
Сводка: сколько времени он потратил на проекты и сколько денег заработал. Дополнительный аргумент к премии и предостережение от трудоголизма.
Для менеджера проекта
Ему нужно видеть данные по занятости команды, так он может разгрузить занятого спеца, обсудить приоритеты в распределении времени, найти свободного человека по компетенциям — например, дизайнера со знанием AfterEffects.
Для руководителя
Он должен все контролировать: смотреть отчет по эффективности сотрудников, расходам и доходам компании, расписанию проплат, планируемым доходам и прочему, сравнивает данные по кварталам, месяцам и другим периодам. Ему остается следить за делами компании и делать прогнозы.
В ит��ге такая система сильно упрощает контроль движения финансов и форму отчетности. Например, сотрудникам стало проще забивать данные по задачам. Каждому сотруднику не дашь доступ в 1С, куда бы он заносил свое время в течение дня, а такой сервис — это выход.
Вот такая история. Из этой системы получился готовый онлайн-сервис Liana — терминал трекинга рабочего времени со сложной системой прав, финансовых отчетов и аналитических возможностей для владельцев и топ-менеджеров бизнеса.
Сервис Liana зарегистрирован в Федеральном институте промышленной собственности — это подтверждает неимущественные права и исключительное право компании Riverstart на продукт.
А с 1 ноября 2023 года сервис включен в Реестр российского ПО.
У других компаний есть возможность пойти по нашей дорожке — сделать свою систему или попробовать нашу, которую я здесь описал.
Напишите в комментариях, как вы трекаете время и делаете отчетность по финансам, ин��ересен ваш опыт.