Срочные задачи: Источник бесценного опыта или ловушка для бизнеса?

У любого сотрудника могут возникнуть срочные задачи. Порой они прилетают сверху. И хорошо, если такие директивы сопровождаются соответствующими комментариями. Неплохо, если на верху уверяют, что это ценно. Но иногда срочные задачи могут возникнут из-за плохой или некачественной работы линейных коллег или даже подчинённых. А иногда, даже мы сами можем себе подкинуть срочных задач. Никто и никогда не застрахован от этого.

Обычно срочная задача воспринимается негативно, так как для неё нужно активизировать больше ресурсов - времени, сил, энергии, денег, людей и т.д. Также срочная задача вносит изменения в планирование и вносит хаос в установленную последовательность действий. Человеческая природа тяготеет к гармонии, порядку и системности, так как это естественная эволюционная потребность связанная с выживанием вида. А быстрое переключение внимания ассоциируется у человека с угрозой и опасностью. В результате срочная задача вызывает стресс.

Срочная задача – это результат плохого планирования или его полного отсутствия. Поэтому стоит несколько раз подумать, прежде чем ставить такую задачу перед исполнителем, также стоит подумать действительно ли надо прерывать работу специалиста, внезапно переключая его внимание с выполнения основной работы. У него могут быть планы по реализации не менее срочных и важных задач.

Прерывание выполняемой задачи может сильно навредить ходу исполнения рутинной работы и повлечь нарушение исполнения цикла цепочки задач. А в некоторых случаях переключение между заданиями может ликвидировать подготовку к выполнения текущей работы и в последующем может потребовать восстановления подготовки к исполнению предыдущей активности.

Стоит учитывать, что из-за возникновения новых внеплановых задач, смещается тайминг, по ключевым задачам, поэтому возможна задержка и просрочка всей остальной работы. Более того, прерванная задача может выполняется уже с более низким темпом и качеством.

Лучше заблаговременно планировать проекты, а в переговорах закладывать запас по срокам. Также стоит понимать, что быстро выполненная задача может иметь не идеальное исполнение. Любой проект получается эффективнее, если при его создании достаточно ресурсов, включая временные.

Да, порой нужно быстро запуститься, проверить гипотезу, срочно ответить на внезапный запрос заказчика, отреагировать на действия конкурентов или партнёров. Бизнес должен быть активным, гибким и подвижным. Но это не должно происходить регулярно.

Напишите в комментариях, были ли у вас срочные и внезапные задачи. Как вы с ними справлялись и что по этому поводу думаете. Или может вы сами ставили срочную задачу и считаете это нормой.