Как электронные формы помогают оптимизировать бизнес-процесс и уменьшить расходы
Бумажная волокита и связанные с ней проблемы — частая история, особенно когда бизнес развивается довольно быстро и его объемы увеличиваются кратно за небольшой промежуток времени. И если собрать всю информацию еще можно, то цифровизировать и проанализировать ее — задача трудоемкая и не из легких.Один из наших клиентов, который занимается доставкой скоропортящихся товаров, тоже столкнулся с этой проблемой. Большой штат сотрудников и собственный автопарк, более сотни точек доставки в день! Документооборот и отчетность превратились в одну большую… боль.
Какие были проблемы?
1. Финансовые затраты на цифровизацию данных и отсутствие автоматизации процесса: требовались отдельные сотрудники для переноса данных с бумажных носителей.
2. Низкая скорость рабочего процесса из-за большого объема бумаг, которые сотрудники должны заполнять.
3. Финансовые потери из-за большого расхода топлива и длинных неоптимальных маршрутов.
Сотрудники посещали офис два раза за день: забрать бланки перед маршрутом и отдать уже заполненные документы в конце рабочего дня.
4. Потеря прибыли из-за отсутствия контроля заполнения бланков.
5. Огромные затраты на канцелярию: бумага, картриджи для принтеров и т. д.
6. Бумажные документы терялись или портились.
7. Сотрудники могли забыть заполнить документы или внести не всю информацию.
Решение, которое мы реализовали для клиента
1. Переход на электронный документооборот и цифровизация данных. Все в электронном виде. Ничего не потеряется!
2. Настройка автоматических отчетов, которые позволяют агрегировать всю информацию для полного контроля в электронном виде. По нажатию одной кнопки теперь можно построить понятный отчет за день\неделю\месяц.
3. Интеграция во внутреннюю систему сбора данных клиента.
4. Внедрение мобильного приложения Телетрек, в котором сотрудник на своем смартфоне заполняет бланк в электронном виде и мгновенно отправляет его в офис. Сотрудник не забудет заполнить все необходимые документы.
5. Сокращение лишних пробегов до 0, ведь перед рабочим днем и после него не нужно ехать в офис.
Что получилось и как это работает?
В Телетреке есть инструмент под названием «Формы». Использование форм позволяет уйти от бумажных носителей: сотрудники заполняют бланки в электронном виде прямо со своего смартфона, а диспетчер оперативно их обрабатывает.
Вы можете:
- Использовать разные шаблоны бланков для ваших выездных сотрудников, которые сотрудники будут заполнять прямо со своего смартфона и мгновенно отправлять их!
- Большое количество видов полей помогут создать бланки, которые точно соответствуют вашему бизнес-процессу. Доступно 10 типов полей: строка, текст, дата, фото, файл, время, число, список и т. д.
- Контролировать заполнение бланков. Можно настроить так, чтобы сотрудник не смог закрыть задачу, пока не заполнит бланк.
- Контролировать заполнение конкретных полей бланка. Чтобы сотрудники точно указывали необходимую информацию, сделайте поля обязательными. Так сотрудник не сможет отправить бланк, пока не заполнит эти поля.
- Получать полную отчетность. В услуге есть отчеты по заполненным бланкам, в которых содержатся местоположение, связанная задача, название формы и заполненные поля.
- Видеть точное местоположение сотрудника во время отправки бланка.
И многое другое в зависимости от потребностей вашего бизнеса.
Пример использования
Расскажем, как это все работает для всех сотрудников.
Со стороны диспетчера:
Нужно только один раз создать шаблон бланка с необходимыми полями и условиями для заполнения. При создании задачи выбрать условия для ее выполнения. Например, нужно обязательно заполнить некоторые поля, а также задачу нельзя закрыть, не заполнив форму. Диспетчер настраивает отчет по формам, который будет приходить на почту ему и его коллеге раз в месяц и раз в квартал.
Все заполненные бланки хранятся в электронном виде и их можно посмотреть в любой момент. Диспетчеру не нужно собирать бумажные бланки от сотрудников.
Со стороны сотрудника:
Сотрудник утром сразу приступает к работе, ему не нужно ехать в офис за бумажными бланками. Теперь они доступны в электронном виде в его смартфоне.
Выполнив задачу в мобильном приложении, отправляет заполненный бланк с прикрепленными фотографиями и файлами (также фиксируется дата и место заполнения формы).
Приступает к следующей задаче. В конце рабочего дня сотрудник не заезжает в офис отдать документы, а сразу едет домой.
Со стороны руководителя:
В любой момент может вмешаться в рабочий процесс, ведь все документы доступны в электронном виде.
Больше не нужно сидеть несколько дней, раскладывая и анализируя бумажные документы. По итогам месяца на почту или мобильный телефон приходит подробный отчет по всем заполненным бланкам. В конце месяца по итогам расчётов сотрудники с высоким KPI премируются.
Что в итоге?
- Отсутствие бумажных носителей информации. Ничего не теряется!
- Существенное сокращение расходов на канцелярию.
- Увеличение выручки на 15%: пустых пробегов стало меньше, а количество выполняемых задач в день — больше.
- Полный контроль над заполнением документации и выполнением задач. Сотрудник все делает в своем смартфоне, а вы все видите на экране.
- Повышение KPI сотрудников.
- Отсутствие затрат на цифровизацию, обработку и хранение данных.
- Автоматическая отчетность, доступная в любой точке мира по одному клику.
- Прозрачная схема работы со всех сторон.
- Возможность контроля места заполнения бланка.