Автоматизация работы менеджеров по продажам — оно вам надо?

Сейчас со всех сторон слышно об автоматизации бизнес-процессов. И где-то это действительно позволяет масштабировать бизнес, а где-то только увеличивает хаос внутри системы. Разберём вред и пользу автоматизации на примере отделов продаж в крупных торговых домах.

Дорого относительно чего? Если смотреть на автоматизацию как на дополнительную статью расходов, которой раньше у вас не было, то да, согласен. Но если понимать, что это не пустые траты, а инвестиции, которые быстро окупятся и начнут генерировать прибыль, то вроде уже и не дорого, правда?

Представьте менеджера по продажам в крупном торговом доме. Изо дня в день он получает десятки спецификаций, по каждой из которых нужно произвести расчёт и сопоставить перечень товаров с собственной базой. А если он получил спецификацию в виде нередактируемого файла, например, фотографию, то ему надо ещё вручную перенести информацию в текстовый файл. В среднем на это уходит около 3-х часов. Получается, что за 1 рабочий день менеджер может обработать около 3 заявок.

Что происходит, когда мы внедряем автоматизацию? Менеджер принимает заявку, подгружает в специальную программу полученный файл в любом формате и через пару минут получает готовое коммерческое предложение. С такой автоматизацией за день он обработает порядка 200 заявок. Представляете, как такое повышение производительности скажется на прибыли компании?

Конечно, есть ряд случаев, когда автоматизация будет невыгодна. Например, если:

Прежде чем внедрять автоматические решения в свой бизнес, стоит просчитать окупаемость этого мероприятия.

В этом есть доля правды. Особенно, если в бизнесе уже налажены свои внутренние системы, в которые нужно интегрировать новое решение. Но вас не должно это пугать, если хлопоты по установке нового сервиса берёт на себя подрядчик.

Приведу пример из практики. Когда мы внедряли свой сервис в компанию «Тех-Креп», возникла проблема с тем, что в базе хранились дубли информации о продукции: разные данные по маркировке, фасовке, цене (опт/розница) и множество других несоответствий. Всё это мешало внедрению автоматизации.

Мы с командой начали с упорядочивания этого хаоса в базе данных. Распределили, кто в какой части наводит порядок, чтобы привести всю информацию к единому виду. А когда разобрались с общей структурой базы данных, занялись формированием карточек товаров: внесли в них как общие свойства, так и детали каждой товарной единицы. Работали над улучшением системы, пока выдача результатов поиска не стала совпадать с запросом менеджера на 90 %. После перешли уже к тонкой настройке и продолжили улучшать показатели. То есть все проблемы, которые проявились в процессе установки сервиса, — мы взяли на себя.

По опыту нашей компании могу сказать, что внедрение автоматизации занимает от одного до трёх месяцев. Срок зависит от того, насколько обширна база данных у клиента. Если речь идёт о базе в несколько тысяч товаров, то можно настроить сервис даже за 2–3 недели. Если база составляет порядка 100.000 позиций, то примерный срок установки — 2–3 месяца.

Необходимо ещё на этапе выбора подрядчиков выяснить:

Всё зависит от того, насколько сложные программы вы хотите внедрить. Да, иногда сотрудникам трудно привыкнуть к новым инструментам. Чтобы смягчить процесс перехода на «новые рельсы» и избежать больших издержек, заранее уточните, предоставляет ли компания, внедряющая автоматизацию, обучение сотрудников? Или может, у них предусмотрены подробные инструкции и видеоуроки? К тому же стоит обратить внимание на сам интерфейс нового сервиса — насколько он прост для понимания неподготовленному пользователю.

Рассмотрим, как взаимодействует пользователь с программой Checkadvisor. Менеджер открывает сервис и выбирает «Загрузить файл» со спецификацией или «Набрать вручную». После программа автоматически составляет список товаров, который при необходимости можно подкорректировать. Далее нажимается кнопка «Создать КП», и всё готово. С подобным алгоритмом быстро освоится любой сотрудник.

После завершения установки программы наши сотрудники показывают менеджерам, как эффективно пользоваться сервисом. Техническая поддержка остаётся и после того, как мы завершили активную фазу работы.

Чтобы адаптация сотрудников к новой программе прошла быстро и эффективно, стоит выбирать решения с интуитивно понятным интерфейсом, а также заранее узнавать у подрядчика, предоставляет ли он обучающие материалы.

Чтобы автоматизация убирала существующие проблемы, а не создавала новые, стоит заранее выяснить, какие меры по защите данных реализованы в сервисе.

Надежную защиту данных гарантируют:

Стоит также обратить внимание на меры защиты от разработчиков самого сервиса, который вы хотите внедрить в свою компанию. Например, мы в Checkadvisor предлагаем клиентам развернуть программу на сервере их компании или на отдельном сервере, ключи и пароль от которого передаём клиенту, и он сам меняет их.

Если вы плохо разбираетесь в кибербезопасности, есть смысл обратиться за консультацией к стороннему специалисту, чтобы он помог оценить надёжность компании, предоставляющей сервис автоматизации.

Выше мы говорили о ситуациях, когда автоматизация невыгодна для бизнеса: слишком ранняя стадия развития проекта, невыстроенные процессы или маленький оборот.

В остальных случаях автоматизация — это:

1. Снижение затрат на зарплаты и другие связанные с этим расходы.

2. Уменьшение количества ошибок из-за человеческого фактора.

3. Увеличенная скорость выполнения задач.

4. Повышение производительности за счёт работы программ 24/7, без перерывов и выходных.

5. Улучшение качества продуктов и услуг за счёт строгого соблюдения стандартов.

6. Мгновенная обработка запросов клиентов, что улучшает качество обслуживания.

7. Больше возможностей для аналитики и отчётности.

Все эти плюсы подтверждают люди, которые уже усилили свой бизнес, внедрив в него сервисы для автоматизации.

«Мы давно искали решение для автоматической обработки входящих запросов пользователей, ведь этот процесс отнимает колоссальное количество времени у наших сотрудников. Это потраченные часы и дни на ручные расчеты заявок, сопоставление товаров по базе, поиск аналогов, согласование цен и наличия на наших складах в разных городах. Загрузка менеджеров росла, как моральная, так и физическая, что приводило к быстрому снижению работоспособности и увеличению времени ответа клиенту. Самое неприятное в этой ситуации то, что в 80 % случаев клиенты не покупают товар! Проведя тщательное исследование существующих решений на российском рынке, остановились на платформе Checkadvisor, которая отвечает нашим запросам по плану разработки В2В-портала с возможностью развития и масштабирования на годы вперед».

Ивакин Тихон, начальник отдела веб-проектов компании ООО «Технолайт»

Чтобы обсудить нюансы внедрения автоматизации в ваш отдел продаж, оставьте ваши контактные данные на сайте. Расскажем и покажем на примере реальных кейсов, как Checkadvisor может повысить эффективность вашего бизнеса.

Мой контакт: Никита Янковой , автор и руководитель проекта +79039691468