Как мы в компании не нашли нормальный трекер финансов проекта и сделали его сами
Рассказываю о сервисе для контроля финансов: как следить, сколько денег принес проект, сколько компания потратила на сотрудника в разрезе каждого проекта, и сколько времени он отработал. То, что нужно владельцам компании и менеджерам.👍
Я могу поделиться практическим опытом, как все устроено у нас в компании Riverstart.
У нас в работе может быть около сотни клиентских проектов в разной степени готовности, в том числе на поддержке.
- Каждый проект приносит выручку — проплаты от клиентов.
- Расходы складываются из времени, которое каждый участник команды потратил на задачи по проекту. От затраченного времени зависит его зарплата.
- Себестоимость проекта зависит от всех этих показателей. Ее нужно знать, чтобы отслеживать проекты, которые приносят меньше всего прибыли, а тратят кучу сил коллектива.
Также я и исполнительный директор сразу видим, сколько денег для компании приносит каждый менеджер, потому что понимаем рентабельность каждого его проекта. Это помогает правильно мотивировать команду управленцев и видеть прибыль по всем проектам и подразделениям в реальном времени.
Добавлю сюда постоянно-переменные расходы на функционирование компании – офис, налоги, связь, HR и так далее, и перед нами появляется понятная управленческая отчетность проектного бизнеса. 😎
Как мы контролировали окупаемость проектов
Нам нужно знать, как соотносятся доходы с затраченным временем сотрудников и расходами на зарплаты.
Сначала с командой пробовали по старинке вести учет в Гугл-таблицах. Оказалось неудобно:
- сложно оценить себестоимость конкретного проекта — нужно заводить кучу таблиц и переключаться туда-сюда;
- мелкие задачи не попадали в счет для клиентов и вели к расходам компании;
- таблицы разрастались и долго загружались, приходилось скроллить в конец до актуального;
- большие файлы с гугл-скриптами висли, формулы расчетов слетали и приходилось забивать их заново;
- нельзя разграничить доступ: либо сотрудники проекта заходят в общую таблицу и видят данные коллег, либо менеджер проекта сам бегает по сотрудникам, собирает инфу и вносит ее в таблицу.
Короче, не понравилось. 😕 После таблиц пробовали сервисы, их функций тоже не хватало для полного контроля финансов. Встречались существенные минусы из этого же списка.
«Не можешь найти лучшее решение — сделай его сам». 🤷♂
Мы не нашли сервис, поэтому сделали свой
Искали сервис, который бы нас устраивал по всем параметрам, и не нашли. В итоге мы решили разработать его сами. Так появилась Liana.
Это онлайн-сервис для попроектного учета финансов. Он не подходит, чтобы ставить задачи, но помогает следить за работой и деньгами компании, приводит в порядок отчетность и считает точную прибыль по каждому проекту и всей компании. А также с помощью сервиса все сотрудники приучились вести хронометраж своего дня (даже бухгалтер 😉).
В Liana есть роли для владельцев бизнеса, менеджеров, аккаунтов проектов и сотрудников. Для каждой роли своя функциональность:
Что делает сотрудник:
- Выбирает проект, вводит задачу и указывает время, которое он потратил.
- Видит, сколько времени он отработал, и сколько за это получит.
Что делает менеджер:
- Согласовывает выполненную сотрудником задачу или отправляет на пересмотр времени или результата.
- Вносит поступления от клиента в систему (интеграции с банками пока нет, но скоро будет).
- Контролирует распределение времени сотрудников на каждый проект, может посоветовать заняться чем-то более приоритетным.
- Видит, где случились просадки: забыли выставить счет за доп услугу, не указали транзакцию, клиент отказался от привычной услуги.
- Может согласовать премию сотруднику, если видит продуктивную работу.
Что делает Liana:
- Сразу считает суммарные часы работы каждого сотрудника по конкретному проекту.
- Считает зарплату, учитывая разные форматы работы: оклад за месяц, фиксированная ставка за час, договорная сумма за задачу, комбинированный вариант.
- Считает себестоимость проекта: соотносит затраты компании с оплатами клиента, выводит дельту.
- Разграничивает доступы: у ролей «руководитель», «менеджер» и «сотрудник» разный интерфейс и возможности.
- Мотивирует сотрудников отчитываться: добавление отчета занимает не больше 10 секунд, зато можно посмотреть, сколько часов жизни отдал проекту и сколько уже заработал.
Что делает руководитель:
- Контролирует все, что делается в компании.
- Задает разные фильтры и условия в интерфейсе и смотрит по ним отчеты.
- Может делать прогнозы и планировать развитие компании и каждого проекта по отдельности.
В итоге сотрудники знают, сколько времени трудятся на работе и сколько за это получают. Проект-менеджеры контролируют распределение времени между разными проектами и следят за проплатами. Руководитель видит себестоимость, просадки и прибыльность каждого проекта в отдельности.
Отчет по загруженности сотрудников и отделов — это не прихоть директора-контролёра, а способ эффективно распределить время.
Можно увидеть как нагружен каждый сотрудник, он перерабатывает или недорабатывает. Можно увидеть загруженность по компетенциям. Например, мы хотим узнать, есть ли у нас свободные дизайнеры, владеющие AfterEffects или Senior C# разработчики. Для этого выбираем фильтры и видим профиль нагрузки всех людей в компании с этими компетенциями.
Сейчас мы в компании пользуемся Liana сами и вывели ее на рынок
Получился сервис со сложной начинкой из формул для вычислений, но простой по интерфейсу. Я как руководитель вижу данные в понятной форме и держу все под контролем. 👍
Мы пользовались Liana как внутренним сервисом: исправляли ошибки, улучшали интерфейс, проводили ux-тестирования, а сейчас выпустили на рынок.
Сервис Liana зарегистрирован в Федеральном институте промышленной собственности — это подтверждает неимущественные права и исключительное право компании Riverstart на продукт. А с 1 ноября 2023 года сервис включен в Реестр российского ПО.
В первую очередь сервис будет полезен IT-компаниям, мы изначально делали его под IT-задачи. Но и любому проектному бизнесу из других сфер, которые хотят знать точную прибыль в месяц, себестоимость проектов, контролировать распределение времени сотрудников и упорядочить отчетность.
Если вам интересно попробовать, напишите менеджеру в Телеграм — он расскажет подробности и подключит неделю бесплатно. Захотите потом перейти на Liana — выделим личного менеджера и поможем перенести данные в систему.