Изобретая будущее: основатель лаунж-баров TIMELESS представляет IT-систему

Привет vc! Ещё 5 лет назад в интервью про свою первую кальянную (кстати, статья тогда вошла в топ-4 интервью года) мы зарекались создать крутую IT-систему и сегодня я расскажу, что из этого вышло. Сай-фай дизайн, квесты и игровая механика — надеюсь, получится вас удивить.

Для тех, с кем мы ещё не знакомы — меня зовут Андрей Рыжов, я основатель сети лаунж-баров TIMELESS. В разное время у меня выходили статьи на бизнес-тематику, где я рассказывал об открытии заведений, строительстве, найме команды, ребрендинге и ещё много о чём. Самую последнюю можно посмотреть тут. В каждом материале я так или иначе упоминаю, что мы строим технологическую компанию с собственной IT-системой. Эта же статья будет полностью посвящена айти направлению компании.

Сегодня я расскажу о том, как мы строим космический корабль для автоматизации бизнес-процессов, зачем наши сотрудники проходят квесты (увы, не те, что с подземельями и драконами) и почему мы оцениваем грейдами уровень мастерства. Обещаю, что не буду мучить вас жуткими терминами и постараюсь просто рассказать обо всем самом интересном. Ну что, погнали?

Наша система называется TIS (да-да, привет Федору), она очень похожа на консоли космических кораблей и опережает свое время. На её внешний вид во многом повлияло мое увлечение играми. Поэтому система выглядит как стильный, технологичный продукт прямиком из Sci-Fi фильмов.

Вообще TIS представляет собой целый комплекс решений для автоматизации бизнеса. Все важные инструменты собраны в одном пространстве: от личных кабинетов сотрудников и их регистраций на смены до расчета зарплат и управления бронированиями. Благодаря нашей экспертизе в офлайне система всегда остается актуальной и решает реальные задачи бизнеса. Согласитесь, для подобного технологичного продукта это просто жизненная необходимость. Иначе в нем попросту нет смысла. Поэтому все заведения сети TIMELESS становятся площадкой для испытания возможностей TIS. Мы видим результат, получаем обратную связь практически моментально и можем сразу что-то улучшить или исправить. Кстати, учитывая уровень погруженности наших молодых коллег в игры и технологии, фидбек получается реально классный.

Нам важно, какое впечатление получит пользователь от взаимодействия с продуктом. Это часть философии компании и она проявляется во всем — меню, интерьеры, команда. Может мои слова и звучат слишком самоуверенно, но это то, во что мы верим.

Чтобы приступить к полноценной разработке функционала системы, мы создали базовые структуры как своеобразные отправные точки. Ими стали модули Гео (Регионы и Локации) и Команда (Пользователи и Роли). На них завязаны все части системы. Регионы, например, позволяют группировать локации в других модулях. Если мы хотим применить фильтр ко всем заведениям в стране, то можем просто кликнуть на название региона, а не выбирать каждый из 5 существующих TIMELESS отдельно.

Гео связаны и с Командой. Если директор сети хочет посмотреть данные команды только одного заведения, то он просто выберет нужную локацию. Для тех же целей Гео используется в сменах, транзакциях или зарплатах.

В Локациях интересна возможность управления разными площадками внутри одной админки, а также настройка мультивалютности. Сейчас это помогает нам работать в Дубае и проводить финансовые операции в дирхамах, долларах и рублях.

Кстати, даже некоторые отделы офиса мы добавили как отдельные локации. Why not? Наши ребята увидели, как работает инструмент, оценили пользу и обратились к разработчикам с вопросом — а можно ли им использовать систему для работы с финансами внутри своего отдела.

С Пользователями ситуация немного другая. У системы есть реальные юзеры и, чтобы они могли взаимодействовать с TIS, нужно их оцифровать. Поэтому на вкладке Пользователи большой архив с данными действующих и бывших сотрудников.

У одного пользователя может быть привязка к нескольким локациям и ролям. Например, мастер работает в некоторые дни как сотрудник ресепшена, в другие выходит в зал. Сегодня в заведении на Новом Арбате, а завтра на Чистых прудах. И при этом в конце месяца мастер получит зарплату, в которой учтены все смены в разных ролях.

На следующей вкладке – Роли – пользователям присваиваются их роли и грейды. С этими понятиями мы столкнемся еще не раз, поэтому хочу добавить немного контекста. Роли в системе — это должности. У них может быть несколько грейдов, то есть уровней. Для примера: в системе есть роль Shift Manager; и у этой роли 5 грейдов — от стажера, младшего специалиста и среднего до старшего и эксперта. Эта градация влияет на доступы в системе и на параметры зарплаты.

В настройках доступов 3 состояния:

Для некоторых разделов можно настроить временной промежуток, за который доступен просмотр или редактирование. На картинке выше менеджер смены, пусть будет Васей, может редактировать транзакции только за предыдущие 3 месяца. А просматривать за весь последний год. Здесь же настраивается такой параметр, как иерархия. В нашем примере Вася может посмотреть на действия всех ролей, а редактировать только то, что сделали его коллеги со схожей ролью и ниже по приоритету. Таким образом, повлиять на то, что сделал в данном разделе директор или управляющий — отредактировать или удалить транзакции — Вася не сможет.

Дашборд — это личный кабинет сотрудника, зарегистрированного в системе. Для мастеров они служат основной рабочей областью в TIS. У управляющего состава тоже есть личные кабинеты, но им доступно больше функционала: элементы для ведения финансов заведения, управления человеческими ресурсами и зарплатами. Но говорить о дашборде будем именно с точки зрения мастеров.

Страница разделена на три области: краткая сводка по сотруднику, календарь смен, карточки квестов и зарплаты.

Пойдем по порядку. На верхней плашке пользователь видит свои должности, локации, стаж работы и количество штрафных баллов (это те, что с иконкой огня). Под аватаром — результат последней сдачи экзамена. С противоположной стороны обозначены дата и время следующей смены.

Календарь смен захватывает период трех месяцев: текущий, до и после. Здесь мастер видит не только свой график, но и простую аналитику по отработанным сменам. Если навести на определенный день, можно посмотреть время старта смены, окончания и общее отработанное время. По клику откроется общая сводка по зарплате — она будет в карточках по центру экрана.

Стоит отметить, что наша зарплатная система сложнее, чем обычные в ресторанно-барной сфере. Есть базовая часть и надстройка к ней в виде выполненных квестов или дополнительной мотивации. Каждый день система рассчитывает сколько мастер заработал с учетом всех этих параметров. В карточке отображается общая сумма и событие, за которое начисляется оплата (например, выполненный план продаж). Если же пользователь захочет изучить ещё больше — он сможет провалиться на уровень ниже и посмотреть, какие именно позиции он продал и сколько за это получит.

Так мы сделали максимально понятную и прозрачную для сотрудников систему. А чтобы ребятам было удобно её использовать, написали собственное мобильное приложение TL Concierge. Это тот же дашборд со всеми описанными выше функциями. Единственное отличие заключается в том, что вся информация не на одном экране, а разделена на 4 вкладки: Профиль, Календарь, Зарплата и Квесты.

Всего у нас 2 мобильных приложения для сотрудников заведений: TL Concierge и Shifts. Второе используется для регистрации на смены. От этого показателя также зависит зарплата. Пользователю нужно только ввести код и его смена начнется. Тот же код вводится по окончании работы. Данные об этом подтянутся в TIS в одноименный блок Смены.

Блок «Смены» отображает график всех сотрудников, которые работают в выбранных заведениях. Он доступен для редактирования и просмотра менеджерам, управляющим и директорам.

Первое и базовое, что здесь можно сделать — это посмотреть на график работы конкретного заведения или всей сети. Выбираем нужное Гео и смотрим на кружочки в таблице. Внизу экрана всегда будет подсказка в виде легенды. Один только быстрый осмотр позволит оценить ситуацию в заведении: уровень дисциплины, грамотность расстановки сотрудников и так далее.

Если навести курсор на конкретный день, то мы увидим сводку.

Для чего это нужно? Например, так можно оценить, сколько денег компания переплачивает за переработки и найти оптимальное решение, чтобы изменить эту ситуацию. Только представьте, что у вас ежедневный овертайм в среднем 40 часов, а час сотрудника оплачивается по 350 ₽. В расчете среднего месяца переплата будет около полумиллиона. Конечно, это грубые расчеты, однако, они хороши как пример.

Еще можно изучить общую аналитику по отдельному сотруднику. При наведении курсора на человека появляется карточка. В ней (смотрим слева направо):

1. В первой колонке — аватар, имя и роли, в которых мастер может работать.

2. Вторая колонка содержит персональную информацию, а также рабочие данные.

3. Последнее — эта аналитика за месяц. Общее время переработок, опозданий, недоработок, а ещё число будущих смен в этом месяце, сколько их всего и среднее время.

Небольшое примечание:

Чтобы не теряться в массивах информации, мы сделали удобные фильтры. Отдельно по Гео, отдельно по остальным параметрам.

Зарплатная система в TIMELESS состоит из нескольких компонентов. Её параметры зависят от должности и грейда сотрудника. Базовые — фиксированная ставка за смену или за час, процент от личных продаж или продаж всей смены, в том числе и по определенным категориям. Это не новая история для ресторанно-барной сферы. А вот дальше уже идет то, что мы внедряли в зарплатную систему впервые. Главное — это квесты, задания для сотрудников с определенными условиями и наградами. А ещё есть модификаторы и бонусы за экзаменацию. Так получается кастомная зарплатная система, где для каждой роли собирается собственный набор параметров.

Этот модуль состоит из 6 блоков: настройки — штрафов, зарплат, квестов; функциональные части — модификаторы, квесты, расчеты зарплат. Первые 3 соответственно служат настройкой для остальных частей этого модуля.

Наша штрафная система исчисляется в баллах. До определенного момента они накапливаются на балансе пользователя пока не достигнут лимита. После происходит конвертация баллов в реальные деньги. В конце каждого месяца сгорает определенная сумма штрафных баллов. Так у ребят есть возможность штрафоваться, но никогда не терять в деньгах.

В блоке «Настройки штрафов» мы устанавливаем лимит баллов, сумму сгорания и периодичность сгорания баллов. Такие настройки задаются для каждой роли. У грейдов по умолчанию будет именно та настройка, которая задана для всей роли. Однако, мы можем изменить правила для каждого грейда отдельно. Например, увеличить количество сгораемых баллов для младших грейдов или дать им иммунитет — эта штука вообще не позволит применить штрафные баллы к мастеру с этой ролью.

В этом блоке мы определяем, из каких компонентов будет состоять зарплата роли и грейда. Есть 3 типа применяемых настроек.

1. Общее

Здесь можно установить:

2. Процент от продаж

На этой вкладке настраиваются параметры для личных продаж и продаж смены в процентах. Можно задать настройку для всех категорий продукта, а если это необходимо, то выделить только некоторые из них и установить свой процент. Например, мастер коктейльного бара получает процент от продаж всей смены, но только за проданные позиции алкоголя, безалкогольных напитков, десертов, снеков и так далее.

3. Бонус за экзамен

Здесь мы указываем размер бонуса за сданный экзамен. Сумма варьируется в зависимости от процента сдачи. Также мы можем указать, к какому параметру добавляется этот бонус — у нас это фиксированная сумма за месяц, но может быть и прибавка к ставке за час, смену, персональным продажам и так далее.

В «Настройках зарплат» также можно задать параметры для роли и изменить их для каждого грейда. Все изменения будут акцентно выделены в карточках, чтобы сразу визуально определить, где и что настроено по-другому.

В этом блоке мы настраиваем квесты — те самые задания для сотрудников (смены - это подземелья, квесты - это боссы, а пол - это лава). К таким у нас относятся: достижение ежедневного плана, ежедневного сверхплана, продление работы заведения или продажа элитных позиций алкоголя.

При настройке квеста мы заполняем основную информацию, условия его выполнения и награды. Также указываем, для каких ролей применяется этот квест. После устанавливаем дату начала и длительность. Каждому квесту можно задать цикличность — то есть он будет создаваться с определенной периодичностью (каждый день, неделю, месяц, год или кастомно).

Здесь же мы решили максимально задействовать игровую механику и добавили уровень квеста: Обычный, Редкий, Эпический и Легендарный. Это позволяет сотруднику понимать насколько важный и сложный квест ему предстоит выполнить.

Условия выполнения также задаются одним кликом. Можно выбрать одно условие или добавить несколько. Если их много, то выбрать, должны ли они быть исполнены все или одно из них.

После мы выбираем награду и указываем её тип — фиксированная в час, в месяц за смену, или это будет денежная премия и так далее. Короче говоря, также как и с бонусами за экзамен.

На этом мы заканчиваем с настройками и переходим к функциональным блокам.

Модификаторы делятся на 4 основных типа:

При создании нового модификатора выбирается его тип, локация, адресат или адресаты (если их несколько, то сумма модификатора либо выписывается каждому в указанном объеме, либо делится на всех), непосредственно сумма модификатора и комментарий к нему.

Все выписанные модификаторы отображаются в таблице. Для удобства пользователей внизу страницы есть легенда с общей статистикой. В ней указаны:

Это блок, где мы можем видеть все текущие, завершенные и запланированные квесты в локации. При клике на карточку открываются детали задания: мы видим заданные условия и награды, а также список участников квеста. Результаты прохождения также отобразятся в информации внутри карточки.

В этом блоке отображается статистика по зарплатам, а также прогнозы для всех пользователей с учетом бонусов, штрафов, выполненных или невыполненных квестов и так далее.

Статистика делится на Общую и Индивидуальную. В первой можно посмотреть данные обо всех сотрудниках. В таблице отобразится общая сумма зарплаты и чуть ниже дельта по отношению к предыдущему месяцу. В следующей колонке — сколько осталось выплатить и сколько уже было выплачено в качестве аванса. Далее идет прогноз по зарплате — он основывается на данных из предыдущих 3 месяцев. В следующих колонках указывается детализация, из чего состоит та сумма, которую мы видим в самом начале: экзамены, квесты, модификаторы, фиксированная сумма и проценты. Также есть среднее значение за смену.

Если же перейти на вкладку с индивидуальной статистикой, то можно посмотреть информацию по каждому сотруднику и каждому рабочему дню в течение заданного периода. При клике на карточки мы увидим больше детализации. Эта же информация отображается в личном дашборде сотрудника.

Итак, мы раскрыли вам самые интересные функции системы, поговорили о том, как она работает и на что способен каждый отдельный блок. За последний год наша команда достигла немалого в плане разработки этого проекта. Мы часто говорили о системе в других статьях, на сайте и даже упоминали TIS в вакансиях. Теперь вы можете увидеть своими глазами, почему этот проект настолько важен для нас и для индустрии.

Конечно, это не финальная версия системы. Многое еще нужно доработать, как в плане добавления новых модулей и функций, так и внесения косметических правок. Так, например, следующим на очереди у нас стоит создание модуля бронирования. Что это такое? По сути это инструмент для работы с гостями и посадкой в заведении.

Здесь будет карта заведения — блок «План этажей» — которая в точности повторяет двухмерный вид локации сверху. Инструмент кастомный — можно будет настраивать внешний вид столов, устанавливать параметры по максимальной посадке и минимальной сумме для каждого стола, а также расставлять розетки, колонки, телевизоры и даже датчики пожарной сигнализации.

Это лишь малая часть того, над чем мы работаем уже сейчас. Если заглянуть еще немного вперед, то там начнется разработка собственной crm-системы. Но это дела будущих дней и отличная тема для новой статьи. А мы заканчиваем наш небольшой экскурс в разработку технологичного продукта от TIMELESS — скоро увидимся!

P.S. Небольшое бонусное видео с недавнего 5-летия компании.

P.P.S. Наша команда вложила в эту разработку душу, 5 лет кристаллизации идей, 2 года разработки и около 2.5 миллионов долларов. Лично для меня это огромный шаг в будущее и маленький шаг на встречу реализации большой мечты. Я с радостью пообщаюсь в комментариях и отвечу на любые и скромные (и не очень) вопросы. Спасибо за ваше внимание 🙂