10 бесплатных систем управления проектами: краткий обзор
Я работаю в команде YouGile и постоянно изучаю/тестирую/пробую на вкус другие системы управления проектами.
Заметила одну интересную вещь: некоторые системы охотно позволяют пользоваться ими бесплатно. А некоторые – только делают вид, что у них есть бесплатная версия (а на самом деле урезают все «жизненно важные» функции).
Делюсь обзором 10 бесплатных систем управления проектами. Рассказываю, что в них действительно можно делать бесплатно, а что – только на платном тарифе.
10 бесплатных систем управления
В обзоре я расположила системы по порядку – от «самых бесплатных» до тех, у которых бесплатная версия исключительно ознакомительная.
1. YouGile
«Настоящая» бесплатная версия (облачная). Если пользователей до 10 человек – то можно все, что угодно, и полностью бесплатно. Функционал не урезается. Можно работать всем отделом. Доступно общение в чатах, обмен файлами без ограничений по весу, создание любого числа проектов, досок, задач; настройка прав, шаринг досок и личный планировщик задач.
Что реально можно делать бесплатно:
- Создать любое число проектов, досок, задач и подзадач.
- Выстроить структуру компании: отделы, руководители, исполнители.
- Настроить права доступа так, чтобы было легко работать с фрилансерами, подрядчиками, клиентами.
- Поделиться доской по ссылке с любым человеком, кого нет в системе, и дать ему возможность оставлять комментарии.
- Сортировать задачи в личном планировщике, выводить отдельно свои, отдельно чужие.
- Общаться в чатах задач, как в мессенджерах, обмениваться файлами, цитировать коллег и ставить смайлики, если не хватает слов.
- Смотреть разные отчеты и сводки.
- Украшать и дополнять свои доски, как вам нравится – фоны, стикеры, таймеры, секундомеры, дедлайны, чек-листы.
Что доступно только за деньги:
- Пользоваться системой в командах больше 10-ти человек.
- Установить себе коробочную версию.
2. Trello
Тоже «настоящая» бесплатная версия. Без лимитов по времени и числу пользователей. Правда, 2 года назад, когда Atlassian купили Trello, начали добавлять ограничения. Ограничено количество досок – до 10 штук. Ограничены некоторые функции: не настроить права доступа, не отсортировать карточки, не экспортировать данные, не использовать больше 1 расширения для 1 доски. Однако работать можно, особенно в маленьких командах 10-15 человек. Главное – экономить место в файлообменнике и не создавать лишних досок, а для общения неплохо бы сделать интеграцию со Slack.
Что реально можно делать бесплатно:
- Делать проекты, доски, задачи, карточки, списки – все, что пожелаете. Только не более 10 открытых досок.
- Обмениваться файлами, не превышая ограничение в 10 МБ.
- Использовать систему для себя: составлять списки дел на день, на неделю и так далее.
- Вести планирование по задачам в маленькой команде.
Что доступно только за деньги:
- Более 10 открытых досок.
- Более 1 расширения на доску (календарь, голосование, карта, копирование карточек).
- Загрузка «тяжелых» файлов.
- Настройка прав доступа (например, ограничение прав пользователя в рамках доски при работе с фрилансерами, подрядчиками).
- Группировка досок в коллекции (иначе, если досок много, в системе очень скоро будет бардак).
- Классификация задач.
- Шаблоны досок.
- Экспорт данных.
- Собственные фоны для досок и стикеры.
3. Bitrix24
Почти «настоящая» бесплатная версия. Ограничений по числу пользователей нет. Доступных функций хватит для работы по проектам. А вот если вы хотите использовать все возможности Bitrix24 – бизнес-процессы, сквозная аналитика, интеграция с 1С и почтой, воронки продаж – тогда точно придется платить.
Что реально можно делать бесплатно:
- Объединить сколько угодно сотрудников в едином рабочем пространстве.
- Общаться в чатах или живой ленте, звонить по аудио и видео связи, передавать друг другу файлы.
- Создавать проекты, задачи, группы.
- Получать отчеты.
- Хранить до 5 ГБ файлов в облаке.
- Редактировать документы в совместном доступе прямо в системе.
- Добавить интеграцию с Google Drive, Dropbox, Яндекс Диск, One Drive.
Что доступно только за деньги:
- Все хоть сколько-нибудь сложные бизнес-процессы, например, согласование договоров.
- Сквозная аналитика.
- IP-телефония.
- Создание воронок продаж.
- Настройка прав доступа для пользователей.
- Интеграция CRM с 1C.
- Интеграция с почтой, свой конструктор email-рассылок.
- Регулярные задачи, шаблоны проектов, учет рабочего времени.
4. Pyrus
«Настоящая» бесплатная версия для всех, кроме тех, на кого система собственно и рассчитана. А именно – на компании, которые хотят вести в системе работу с документами и автоматизировать ее. Есть серьезные ограничения – лимит на 100 задач по готовым формам. Свободного места на диске – всего 1 ГБ. «Обычным» же пользователям, которым нужны только доски и задачи, бесплатная версия подойдет.
Что реально можно делать бесплатно:
- Работать в командах любого размера, создавать сколько угодно простых задач.
- Использовать все возможности для работы с задачами: сортировка, связь задач, постановка задачи на контроль, напоминания, регулярные задачи, отложенные задачи.
- Пользоваться личным планировщиком, выводить «задачи от меня» и «задачи для меня».
- Обмениваться файлами, не выходя за лимиты 1 ГБ свободного места.
- Автоматизировать работу с документами: согласование договоров, оформление заявок и т.д.
- Выстраивать структуру компании с отделами, настраивать права доступа.
- Вести учет времени, которое тратит каждый сотрудник на все задачи за указанный период времени.
- Смотреть детальные отчеты и аналитику.
- Интегрировать систему с Google Drive, Dropbox, Box, OneDrive и с любой CRM.
Что доступно только за деньги:
- Готовые формы для создания задач и построения бизнес-процессов. Бесплатно доступно до 100 штук, остальное – за деньги.
- В 100 раз больше места на диске – 100 ГБ вместо 1 ГБ.
- Функция резервного копирования.
5. Jira
В бесплатной версии Jira могут работать маленькие команды – до 10 человек. В целом я бы отнесла ее к «настоящим», хотя ограничения конечно есть – всего 2 ГБ места, отсутствие расширенных прав доступа и «гостевого» доступа.
Что реально можно делать бесплатно:
- Создавать проекты, доски, задачи, спринты, планировать работу.
- Использовать бизнес-шаблоны для проектов, например, шаблоны для отдела маркетинга, для финансового отдела, для юридического, а также есть универсальные шаблоны.
- Обмениваться файлами.
- Расставлять приоритеты, назначать дедлайны, контролировать работу над проектом.
- Обсуждать работу с командой.
- Смотреть детальные отчеты и сводки, оценивать, как загружен каждый сотрудник.
Что доступно только за деньги:
- Больше 10 пользователей.
- Более 2 ГБ свободного места.
- Настроить расширенные права доступа, ограничить доступ фрилансеров и подрядчиков к задачам и проектам.
- Иметь анонимный доступ, то есть смотреть и создавать задачи, не заходя в систему. Также удобно для работы с подрядчиками.
- Вести журнал событий.
6. ClickUp
Сначала я поверила, что система дает мне «настоящую» бесплатную версию – ведь нет ограничений на число пользователей и задач. Но когда я начала ее исследовать – обнаружила множество лимитов: на настройку прав доступа, на отчеты, на интеграции. А самое обидное – лимит на 100 действий по целому ряду функций. То есть надо «экономить» свои действия. Так что нет, бесплатная версия «нечестная», чисто ознакомительная.
Что реально можно делать бесплатно:
- Создавать любое количество досок, задач и списков, приглашать в систему сколько угодно людей.
- Пользоваться блокнотами, календарем, заметками, напоминаниями.
- Вести планирование работы, создавать спринты, анализировать производительность спринтов.
- Оценивать, сколько времени ушло на каждую задачу.
- Сортировать карточки по тегам, помечать их разными статусами.
Что доступно только за деньги:
- Более 100 МБ свободного места.
- Настройка прав доступа.
- Доступ к проектам для «гостей», подрядчиков, фрилансеров, заказчиков, наблюдателей.
- Отчеты и готовые формы.
- Интеграции с хранилищами: Google Drive, Dropbox, OneDrive и другими.
- Более 100 действий по ряду функций (диаграммы Гантта, mind-map, настройка полей в карточках, dashboard, timeline и т.д.)
7. Wrike
Эту бесплатную версию отношу к «ненастоящим». Она допускает только 5 пользователей и ставит очень много ограничений. Нельзя настраивать права доступа, нельзя визуализировать процессы, нельзя оценить загрузку сотрудников. Бесплатная версия – только для ознакомления, а для полноценной работы придется платить.
Что реально можно делать бесплатно:
- Ставить задачи на доски в проектах или в личном планировщике.
- Сортировать задачи по приоритетам, статусам, датам.
- Хранить в системе файлы (дается 2 ГБ места), редактировать документы в режиме онлайн.
- Вести общение в ленте событий.
- Интегрировать систему с Google Диск, Dropbox, Box, MSFT Office 365 и OneDrive.
Что доступно только за деньги:
- Любые отчеты – только в платной версии.
- Графики и диаграмма Гантта – только в платной версии.
- Смотреть индекс эффективности, вести учет рабочего времени и оценивать загрузку сотрудников – тоже только за деньги.
- Настраивать права доступа, приглашать в систему «гостей».
- Группировать сотрудников по отделам или командам.
- Пользоваться календарем.
8. Asana
Относим эту бесплатную версию к «ненастоящим». Хотя она и разрешает присутствие 15 пользователей, ее функционал очень ограничен. Нет отчетов, нет Timeline, нельзя следить за сроками и контролировать выполнение задач. Чисто ознакомительная версия, и то, на бесплатном тарифе мне было трудно даже просто протестировать ее.
Что реально можно делать бесплатно:
- Завести любое число проектов на основе готовых шаблонов.
- Создать доски, расставить задачи, присвоить им уникальные цветные теги.
- Вести общение в карточках и в ленте новостей.
- Работать в личном планировщике – сортировать задачи, делать приватные задачи.
Что доступно только за деньги:
- Просмотр отчетов.
- Контроль сроков.
- Контроль выполнения задачи, просмотр незавершенных.
- Возможность следить за обновлениями в задачах.
- Работа с формами.
- Визуализация рабочих процессов.
- Работа с чужими задачами.
9. Worksection
По сути, бесплатной версии нет, она предлагается только для «галочки», для ознакомления с системой. В ней можно завести всего лишь 2 активных проекта, пригласить до 5 человек и занять до 100 МБ места на диске.
Что реально можно делать бесплатно:
- Изучить систему изнутри, посмотреть, что и как в ней устроено.
- Создать 2 проекта.
- Пригласить 5 пользователей.
- Пожалуй, все. Бесплатная версия «нечестная».
Что доступно только за деньги:
- Полноценная работа: более 2 проектов, задачи и подзадачи, сроки, приоритеты, статусы и метки.
- Общение в групповых чатах.
- Визуализация данных при помощи диаграммы Гантта.
- Настройка прав доступа.
- Тайм-трекер, учет времени, контроль затрат времени и бюджета.
- Отчеты.
10. ToDoist
Бесплатная версия определенно «ненастоящая»: есть лимит на задачи (не более 150 штук), лимит на проекты (до 80 штук), лимит на пользователей (до 5 человек). Но, самое печальное – нельзя писать комментарии и загружать файлы.
Что реально можно делать бесплатно:
- Создать 80 проектов и разместить 150 задач.
- Заглянуть внутрь системы и посмотреть, как она устроена, нравится ли она вам.
Что доступно только за деньги:
- Любое число пользователей и проектов.
- Любое число задач.
- Готовые шаблоны проектов.
- Ленты событий и комментарии.
- Система напоминаний.
- Возможность обмениваться файлами.
- Настройка прав доступа для админа и для участника.
- Классификация задач по меткам.
- Удобные фильтры.
- Видео и аудио проигрыватель внутри системы.
- Интеграция с почтой, превращение писем из ящика Gmail – в задачи.
Итак, бесплатные версии есть почти у всех систем управления, но не все они – настоящие. Для полноценного бесплатного использования в личных целях (или в маленьких командах) я бы предложила YouGile, Trello, Bitrix24 или Pyrus.
Пользуюсь Российским EvaTeam, замещает в РФ асана, джира, конфлюенс, wrike, вместе взятые)))
Пользуюсь юджайлом уже второй год, закрыл 99% потребностей. Чаты избыточны (для нас), но остальное реально удобно
Здорово! А какой 1% остался незакрытым? (просто для общего понимания)
Екатерина, подскажите, пожалуйста, в yougile есть такой функционал:
- Диаграмма Ганта?
- Учет ресурсов по проектам (например по каждой задаче ставится стоимость или планируемые трудозатраты в часах и они суммируются для проекта по всем задачам проекта)?
- Настройка статусов проектов и задач?
- Возможность посчитать бюджет проекта?
- Возможность зафиксировать фактические трудозатраты по задачам проекта с подсчетом общих затрат на проект?
Спасибо.
Диаграмма Гантта есть. Затраченное время на задачу можно посчитать при помощи секундомера и вывести затем в отчет. Статусы задач - задачи можно пометить как выполненные или заархивировать, можно добавить в "избранное", можно разделить в личном планировщике "мои задачи" и "чужие задачи".
Поставьте себе openproject, пользуюсь сам.
Прошу прощения за офтоп, а где учёт времени и ресурсов лучше всего реализован?