Организация информационного хаоса: должностные инструкции и база знаний
- Роль базы знаний
- Как создать
- Где разместить
Сотрудники тратят 20% рабочего времени на поиск внутренней информации или документов.
Корпоративная база знаний - это организованная подборка инструкций, документов, правил и процедур, используемых в организации.
Представьте себе базу знаний как личный Google вашей компании - все, что связано с повседневной работой, доступно для поиска и всегда под рукой. Это повышает эффективность и производительность, поскольку сотрудники могут легко найти нужную информацию, независимо от того, где они находятся или в какое время им требуется доступ к этой информации.
Вот несколько причин, почему корпоративная база знаний является неотъемлемой частью успешной организации:
- Экономия рабочего времени: База знаний играет существенную роль в экономии времени. Неструктурированная информация, представленная в виде бумажных документов или разбросанная по различным электронным файлам в сетевых папках, затрудняет поиск и доступ к нужным материалам. Единая база знаний, структурированная по оптимальной логике для конкретного бизнеса, позволяет собрать все корпоративные материалы в одном месте и облегчить ориентацию сотрудников в них.
- Обучение и адаптация новых сотрудников: База знаний содержит материалы и руководства, которые помогают новым сотрудникам быстро освоиться в компании и понять, как эффективно выполнять свои обязанности.
- Сокращение количества ошибок: База знаний способствует снижению риска возникновения ошибок в работе сотрудников. Предоставление доступа к четким инструкциям помогает предотвращать неправильные действия и повышает качество работы в организации.
- Обмен знаниями и сотрудничество: Сотрудники могут делиться своими наработками, рассказывать о лучших практиках, предлагать новые идеи и решения. Этот обмен информацией становится особенно важным для компаний, где сотрудники работают на удаленке.
- Сохранение ноу-хау компании: Опыт и знания сотрудников являются ценными активами вашей компании. Когда сотрудники покидают компанию, этот интеллектуальный капитал не должен исчезать вместе с ними. База знаний служит хранилищем, где вы можете собрать и сохранить важную информацию, чтобы она была доступна для текущих и будущих сотрудников.
Чтобы создать эффективную корпоративную базу знаний, следуйте следующим рекомендациям:
- Перед началом создания базы знаний определите, какую информацию вы хотите включить и каких целей вы хотите достичь. Разделите информацию на соответствующие категории и области, чтобы обеспечить удобную навигацию и быстрый доступ к нужной информации. Помните, что слишком много контента тоже плохо.
- Сфокусируйтесь на наиболее частых вопросах сотрудников, таких как "где найти прайс-лист?" или "документы для таможенных органов?". Включите в базу знаний инструкции для каждой должности, часто задаваемые вопросы (FAQ) и образовательную информацию в кратком и ёмком виде. Используйте оглавление, чтобы облегчить навигацию и быстрый доступ к нужной информации.
- Установите дедлайн на создание материалов для базы знаний, чтобы сотрудники отвели время на эту задачу и выполнили ее в определенные сроки.
- При написании статей и инструкций используйте простой и понятный язык, избегайте сложных терминов. Читатели должны быть в состоянии понять материал с первого раза. Стремитесь, чтобы прочтение одной статьи занимало максимум 10 минут. Если необходимо использовать специфические термины, предоставьте расшифровку и сноски для лучшего понимания. Используйте визуальные элементы, такие как скриншоты, гифки и блок-схемы, помогающие сделать материалы более понятными и привлекательными.
- Создайте удобную структуру базы знаний с логическими разделами и подразделами. Используйте систему тегов и ключевых слов для быстрого поиска информации. Обеспечьте простой и интуитивно понятный интерфейс, который позволит сотрудникам быстро найти нужную информацию. При проектировании уделите внимание комфортному чтению статей, включая содержание для навигации, предложение похожих статей и оптимальную ширину контента.
- Назначьте ответственных сотрудников, которые будут отслеживать и обновлять информацию в базе знаний. Проверяйте актуальность материалов, особенно если произошли изменения в процессах, политиках или продуктах компании.
Существует множество программ и сервисов для создания баз знаний, таких как:
При выборе сервиса ориентируйтесь на конкретные цели и задачи вашей компании. Вы можете использовать существующие непрофильные сервисы, которые внедрены в вашей компании, чтобы не приходилось переучиваться и плодить различные платформы. Например, если вы уже работаете с Asana, Google Workspace или Bitrix, можете организовать базу знаний прямо в этих сервисах.
Второй подход - выбрать специализированные инструменты, разработанных для управления знаниями.
В любом случае, какой бы сервис вы не выбрали, это лучше, чем не иметь базу знаний вовсе.
В следующих статьях мы рассмотрим все указанные сервисы и проведем анализ их преимуществ и недостатков, чтобы помочь вам выбрать наиболее подходящий инструмент для организации вашей корпоративной базы знаний.
Просто пишешь или есть опыт?
Если есть опыт, то какого размера база, например, сколько новых документов в месяц поступало?
Да, мы занимаемся созданием баз знаний.
Относительно количества новых документов, поступающих ежемесячно,наша главная задача не заключается в замере этой метрики. Однако, если речь идет о выборе подходящего сервиса для размещения базы знаний, особенно если требуются бесплатные ресурсы или минимальные тарифы, мы учитываем этот фактор при выборе подходящей платформы.
Каждый проект по созданию корпоративной базы знаний уникален и адаптирован под конкретные потребности компании. Это может быть как комплексный подход, описывающий все процессы для каждой должности, так и специализированные решения для конкретных отделов или под конкретные задачи. Мы начинаем с детальных интервью с ответственными сотрудниками каждого подразделения. После этого мы создаем инструкции для каждой должности, формируем под них всю необходимую материальную базу, структурируем, организуем данные и интегрируем в выбранную платформу. Наши инструкции предоставляют понятные и простые алгоритмы действий и правила по основным рабочим задачам для каждой должности. Мы придаем большое значение простоте восприятия, интуитивной навигации и удобству использования информации в целом.
Если у вас возникнут дополнительные вопросы, нам также можно написать на почту staff-handbook@bk.ru