RFx: Секретный ингредиент успеха малого бизнеса

Если вы занимаетесь бизнесом, то у вас как правило всегда есть два ключевых запроса:

1. Как увеличить эффективность работы сотрудников?

2. Как снизить затраты и увеличить прибыль?

Для этого нужен понятный план действий и системный подход. И здесь правильно подобранный метод может творить чудеса!

Например в жизни, если вы собираетесь в отпуск, то определяете бюджет, далее исходя из него направление, отель и т.д. Учитываете потребности каждого члена семьи, продумываете алгоритм приготовления к отпуску — от покупки лекарств и всего необходимого, до маршрута и выбора интересных локаций

Реализуете алгоритм, собираете обратную связь — у знакомых кто там был. В результате, весь процесс структурирован, понятен и приводит к желанной цели самым коротким путем, без хаоса и суеты

В бизнесе все работает так же, поэтому хочу рассказать вам об интересном методе помогающем компании при закупках

RFx - это обобщенное обозначение для различных запросов, связанных с закупками, которые используются организациями для получения информации о продуктах или услугах от потенциальных поставщиков перед принятием решения о заключении контракта. RFx включает в себя три основных типа запросов: запрос на информацию (Request for Information - RFI), запрос на предложение (Request for Proposal - RFP) и запрос на цены (Request for Quotation - RFQ)

Метод RFx является ключевой частью методологии Strategic Sourcing, которая направлена на оптимизацию закупок и выбор поставщиков. В рамках методологии Strategic Sourcing, этот процесс помогает организациям собирать информацию от потенциальных поставщиков, проводить анализ предложений и принимать обоснованные решения о закупках

Использование RFx более распространено среди крупных организаций и корпораций, чем в малом и среднем бизнесе (МСП). Это связано с рядом причин:

1. Ограниченные ресурсы: компаниям часто не хватает времени, денег и персонала для проведения формальных процедур RFx

2. Простота и масштаб закупок: МСП часто действуют более гибко и быстро, чем крупные компании, что делает формальные процедуры RFx излишне сложными для своих потребностей

Не адаптированное применение методов RFx без учета специфики МСП и ограниченных ресурсов может замедлить принятие решений и ограничить оперативность, для малого бизнеса, где скорость и гибкость являются ключевыми преимуществами

Но, есть ряд обстоятельств, при которых применение методов RFx может быть целесообразно и выгодно для МСП:

1. Наличие конкретных требований: Если компания ищет специфические товары или услуги, которые требуют подробных технических спецификаций или уникальных характеристик, например изготовление металлоизделий по чертежам или поставка товаров и услуг по техническим заданиям, использование RFx поможет ускорить сбор и анализ предложений от поставщиков

2. Закупка крупных партий товаров или услуг: Когда речь идет о крупных объемах закупок, применение RFx позволяет максимизировать конкуренцию между поставщиками, что может привести к лучшим условиям, в том числе к снижению цен

3. Необходимость в прозрачности : Для компаний, требующих контроля при отборе поставщиков, например, при закупках строительных материалов, методы RFx помогают повысить прозрачность отбора и выбора

4. Поиск лучших поставщиков: Когда компания стремится расширить свою базу поставщиков чтобы лучше понять рыночные цены и условия по интересующим ее товарам или услугам методы RFx помогают систематизировать мониторинг рынка для поиска и оценки потенциальных поставщиков, включая тех, с кем уже есть текущие деловые отношения

Таким образом, существуют сценарии, в которых применение методов RFx может быть не только возможным, но и выгодным

В первую очередь использовать только необходимые, доступные RFx методы и в упрощенном формате

Постепенная автоматизация отдельных частей процесса, таких как сбор предложений или управление контактами с поставщиками, с последующим переходом к более сложным системам если это необходимо

Использовать для автоматизации специализированные облачные решения и онлайн-платформы, которые предлагают бесплатные или недорогие инструменты для управления закупками - например Mertago

В результате вы получаете:

1. Эффективный отбор поставщиков

2. Стандартизация процесса закупок

3. Экономия времени и ресурсов

4. Повышение конкурентоспособности

Таким образом, внедрение методов RFx в малом бизнесе позволяет компаниям более осознанно выбирать поставщиков, учитывая не только ценовые аспекты, но и качество предлагаемых товаров или услуг. Это способствует повышению уровня сервиса, удовлетворению потребностей клиентов и улучшению конкурентоспособности компании на рынке.