Новые возможности управления поставщиками: больше, чем просто таблицы

5 причин, почему Excel в закупках не эффективен и как это исправить

Малый и средний бизнес часто сталкивается с необходимостью оптимизировать свои процессы и улучшить управление поставщиками. Многие компании, особенно на старте, используют привычные и доступные инструменты, такие как Excel и Google Sheets. Эти решения имеют свою ценность на первых этапах, но по мере роста бизнеса их возможности становятся ограниченными. Здесь мы рассмотрим основные проблемы использования электронных таблиц и почему специализированные системы, такие как Mertago, могут стать ключевым фактором повышения эффективности

1. Ограниченные аналитические возможности

Электронные таблицы требуют значительных знаний и времени для настройки сложных формул, макросов и проведения анализа данных. По мере увеличения объема информации, управление таблицами становится громоздким. Специализированные системы, такие как Mertago, предлагают готовые инструменты для анализа и отчетности, что снижает нагрузку на сотрудников и необходимость глубоких технических навыков

2. Отсутствие централизованного доступа

Таблицы EXCEL при коллективной работе, создают сложности. Часто возникают конфликтующие версии файлов, что приводит к путанице и снижению эффективности. В Mertago все данные централизованы и доступны в реальном времени с возможностью управления правами доступа для каждого сотрудника. Это устраняет риск потерять актуальные данные и минимизирует ошибки

3. Проблемы с обновлением и синхронизацией данных

Обновление данных вручную в таблицах может вызвать задержки и ошибки. Формулы, взаимосвязи между листами и зависимости требуют регулярного контроля. Специализированные системы автоматизируют обновления и синхронизацию данных, что существенно экономит время и снижает вероятность ошибок

4. Высокий риск ошибок и проблемы безопасности

Человеческий фактор всегда будет важным аспектом работы с таблицами. Ошибки ввода данных могут иметь серьезные последствия для бизнес-процессов. А наработанная база поставщиков в файле EXCEL может покинуть компанию вместе с сотрудником не оставив никаких значимых следов для дальнейшей работы. Специализированные системы обеспечивают надежную защиту данных и минимизируют риски ошибок за счет автоматизации ввода и контроля информации

5. Недостаточная поддержка совместной работы и рутинность процессов

Электронные таблицы затрудняют одновременную работу нескольких сотрудников. Не всегда можно ограничить права на внесение изменений, и велика вероятность случайных перезаписей. Mertago решает эту проблему с помощью единой базы данных, где сотрудники могут работать с актуальной информацией в режиме реального времени в соответствии со своей ролью настроенной администратором Системы

Когда Excel и Google Sheets могут быть приемлемым решением?

Электронные таблицы подходят для микро бизнеса и ИП на самых ранних стадиях, когда компания работает с небольшим количеством поставщиков и объемы данных минимальны. Однако по мере роста бизнеса возникает потребность в более продвинутых инструментах для управления закупками и взаимодействия с поставщиками

Когда переход на специализированную систему становится необходимостью?

Как только компания начинает привлекать сотрудников и работать с увеличивающимся количеством поставщиков, эффективность управления при помощи электронных таблиц резко снижается

Mertago позволит не только улучшить управление закупками, но и повысить общую эффективность и гибкость бизнес-процессов

Переходите на наш сайт по ссылке, регистрируйтесь и тестируйте самостоятельно или свяжитесь с нами и мы проведем для вас онлайн презентацию и дадим рекомендации по применению MERTAGO исходя из задач вашей компании

Всего доброго и удачи вам и вашему бизнесу!