Online VS Offline - в каком формате проводить встречи

Еще 4 года назад идея проведения встреч в онлайн формате была редкостью. Конечно, такая возможность была и использовалась в компаниях, имеющих сотрудников и офисы в разных странах, однако это было скорее исключение из правила. Пандемия 2020 стимулировала колоссальный рост в сфере видео-конференций и разделила работу в цифровой сфере на до и после.

Всем нам известно, что в 2020 году все компании резко перешли на удаленную работу по независимым от них обстоятельствам, им пришлось полностью перестроить рабочий процесс. Теперь традиционное личное взаимодействие уступает место онлайн-платформам и виртуальным встречам. В 2023 году около 70% компаний будут предлагать сотрудникам удаленную работу как минимум в качестве одного из вариантов, что людям безусловно нравится.

Удаленные и гибридные форматы работы прочно вошли в нашу жизнь, поскольку работники сопротивляются полному возвращению в офис после удаленной работы. И их можно понять, ведь переход от личных встреч к виртуальным дает массу преимуществ и возможностей, не говоря о том, что это просто удобно.

Однако простота организации онлайн-встреч вызвала серьезную озабоченность со стороны корпоративных компаний — нужны ли и эффективны ли все эти встречи?

Этот вопрос возникает не только у организаций, но и у самих сотрудников, ведь совершенно не хочется провести весь день в разговорах и к вечеру осознать, что полезного ничего не произошло. Как же сделать так, чтобы время не терялось зря и брать от него максимальную пользу…

Ответ кроется в простых советах, которые помогут грамотно организовать и провести встречу. Итак, записывайте или запоминайте:

Длительность встречи

Время самый ценный ресурс и расходовать его хочется с пользой. Во время подготовки встречи стоит помнить, что лучшее время для рабочей встречи — 20-30 минут. За это время можно решить практически любой вопрос, потому что люди не успевают устать от разговора, потерять интерес и концентрацию на основной теме.

Конечно, для этого правила есть исключения, все зависит от цели встречи, от количества вопросов для обсуждения и числа участников. Однако, встречи длиннее стоит воспринимать как исключение и иметь четкий план для их проведения. Иначе есть риск, что разговор уйдет в сторону, а этого мы не хотим.

Вовлеченность участников

Думаю, что этот пункт довольно очевидный, ведь если все люди сидят на встрече и молчат, то ничего полезного из этого не выйдет. Даже если это рассказ или презентация приятно получать реакцию людей и понимать, что ты не говоришь со своим же компьютером, а там есть люди. Для повышения вовлеченности есть инструменты фасилитации.

Однако тут хотелось подсветить не только навыки самого организатора встречи, но и момент, о котором многие могут не подумать, а именно - качество интернета у каждого из участников. Этот момент специфичен именно для онлайн общения и при этом имеет огромное значение. Было проведено исследование, что улучшение сигнала может значительно повлиять на продуктивность разговора, ниже показываю график из него.

Очевидно заметно, что чем лучше интернет соединение, тем больше шансов на эффективную встречу, потому что участники хорошо слышат друг друга и ничего не мешает их общению. Интересно, насколько качество сигнала влияет на продуктивность, ведь она колоссально возрастает и для команд любого количества.

Из не самых очевидных выводов - команды до 5 человек лучше коммуницируют онлайн, даже при очень плохой связи. Если нет возможности улучшить интернет соединение, старайтесь избегать встреч для большого количества людей.

Заметки со встречи

Любые результаты обсуждения нужно фиксировать, ведь иначе информация забывается и теряется. Чтобы в этом убедиться достаточно понаблюдать за собой.

В качестве эксперимента возьмите любой разговор с другом: организуйте встречу и обсудить новости недели или любую увлекательную тему. Через неделю попробуйте вспомнить, что вы обсуждали, что запомнили, к каким выводам пришли. Сложно? Дальше можно повторить попытку вспомнить детали уже с другом. Тут скорее всего все вспомнится более четко, потому что вы сможете дополнить воспоминания друга, а он ваши, и картинка станет уже более целой.

В эксперименте, который я предложила, мы говорим с хорошо знакомым человеком, на близкие темы и все же часть информации теряется и забывается. Что же будет с рабочими задачами, которые порой не самые интересные, могут быть не до конца понятными или совершенно новыми. Тут на помощь приходят заметки и фиксация важных моментов обсуждения.

Тут приходит на помощь AiGenda, ведь она может сделать заметки автоматически и ускоряет процесс. Сервис работает с записанными встречами, но это меньшее из зол, ведь экономится много времени и сил, а нажать запись не составляет труда. После обработки AiGenda отдает конспект с краткой информацией, которая обсуждалась, таймингами и ключевыми моментами. Лично я пользуюсь телеграмм ботом, который присылает файл в ответ на видео/аудио. После файл можно отправить всем участникам встречи.

Количество людей

Еще один важный фактор, на который стоит обращать внимание при планировании встречи - количество участников. Каждый раз стоит задумывать о минимальном и достаточном количестве людей для обсуждения вопроса. Не стоит звать всю команду из 8, если можно обсудить вопрос с 2-3 людьми. Люди, которых это не касается просто потеряют время и отвлекутся от своих текущих задач.

На эту тему проводилось много исследований, чтобы определить оптимальное число человек для эффективной встречи. По многим выводам максимальное количество - 10, лучше меньше. Это объясняется тем, что в больших группах довольно тяжело поддерживать вовлеченность участников в обсуждении, фокус теряется и начинается обсуждение одних и тех же тем или решений по кругу, участники устают. Результат минимальный.

Поэтому лучше избегать встреч-обсуждений больше чем с 10 людьми. На мой взгляд, оптимальное количество даже меньше 5-7 человек. На практике редко нужно больше.

Итог

Вот основные пункты, которые помогут поддерживать рабочий настрой и продуктивность обсуждений. Некоторые моменты требуют внимания и выработки привычки, но я уверена, что она появится быстро и больше никуда не денется. Как говорится, к хорошему быстро привыкаешь.

Сейчас появляется тенденция возвращения в офисы, которая чаще идет от работодателей, а не от самих сотрудников. Хочу заметить, что это не всегда означает, что коммуникации и встречи начинают проходить исключительно лично. Обычно подразумевается гибридный формат работы, а значит звонки все равно проходят в онлайне. Кроме общения команды между собой есть также общение между партнерами и компаниями, которое ожидаемо тоже часто проходит в формате онлайн ради удобства и экономии времени на дорогу.

Отдельно отмечу, что при выборе онлайн и оффлайн формата нет однозначного ответа. В современном миру онлайн формат прочно укрепился и используется повсеместно, поэтому при выборе учитывайте все описанное выше и принимайте решение, подходящее именно вам.