Как малый бизнес может сэкономить от 50 тысяч рублей в месяц за счёт внедрения ЭП: кейс консалтинговой компании

Подписание бумажных документов дорого обходится малому бизнесу, особенно если клиенты находятся в разных концах страны. Как переход на электронное подписание договоров позволяет бизнесу экономить от 50 тысяч рублей ежемесячно, обсудили с генеральным директором компании Fortress Натальей Роми.

По образованию я юрист в сфере международного права. Более 8 лет занимаюсь оформлением гражданства и ВНЖ стран Европейского союза для граждан Российской Федерации, которые не готовы к переезду. Сначала я работала в найме, но у меня было много целей и амбиций, которые невозможно было реализовать в рамках бюрократической машины. Я решила действовать самостоятельно, ушла из найма и 1,5 года назад открыла свою консалтинговую компанию по международным вопросам. Работаю с хайнетами (долларовые миллионеры), гражданами РФ, которые не готовы к переезду, но имеют активы за границей. Мои клиенты всегда очень требовательны к процессам, стараются всё успеть и эффективно использовать свое время.

Для работы с клиентом мне нужно подписать договор консалтинга, агентский договор, согласие на обработку персональных данных, акт, ещё есть партнёрские договоры и различные дополнительные соглашения. Всё это происходило на бумаге, отнимало кучу времени и сил. После очередного потерянного договора я поняла, что надо переходить в цифру, и начала искать решение.

Заключение договора с клиентом могло растянуться на 2 недели. Иногда мне приходилось лететь в другой город, перед этим согласовывать дату и время встречи, клиент мог перенести встречу и даже не 1 раз. На встрече мы снова обговаривали все условия договора, после чего, наконец, подписывались. Всё это отнимало уйму времени и сил. Была у меня и такая ситуация, когда на встрече клиент решил внести ещё несколько корректировок в документ, пришлось бегать и искать принтер, чтобы всё поправить и перепечатать, а потом назначать новую встречу, чтобы переподписать документы.

Главная причина — ускорение бизнес-процессов. Электронная подпись помогает сократить путь к подписанию договора с клиентом. При бумажном документообороте от момента, когда ударили по рукам до подписания договора, может произойти много событий: клиент может долго думать или вовсе отказаться от услуг. Благодаря ЭП клиент быстро принимает решение и подписывает договор в 1 клик, а моя компания не теряет клиентов и увеличивает продажи.

Сайн.Клик – сервис документооборота для сегмента B2C. Он подходит для любого процесса, где есть взаимодействие бизнеса с физлицами.

Я начала изучать сферу ЭП, потому что подписываться на бумаге стало уже невыносимо. Это же 21 век! Дальше сработало сарафанное радио: друзья рассказали о сервисе Сайн.Клик. Больше всего меня волновал вопрос безопасности: для меня было важно, чтобы в документ нельзя было внести изменения после подписания. Оказалось, что это возможно только с усиленной подписью, которая применяется в Сайн.Клике. До этого я тестировала сервисы простой электронной подписи, но остановилась на усиленной, поскольку она надёжнее и, как я выяснила, не подвержена взлому или подделке.

Я захожу в личный кабинет, загружаю документ, ввожу ФИО и номер телефона клиента и отправляю ему документ на подпись. Клиент получает СМС-сообщение, в котором содержится ссылка на подписание договора, переходит по ссылке, всё проверяет и подписывает. Процесс быстрый и удобный, клиентам нравится отсутствие бумажной волокиты.

Первое и самое важное для меня – это быстрое подписание документов: сделка происходит здесь и сейчас, поэтому я не упускаю клиентов. Второе преимущество – это удобное хранение архива: в Сайн.Клике все документы находятся в моём телефоне. Теперь я не теряю важные договоры, как это происходило у меня с бумажным документооборотом. Кроме того, использование сервиса положительно влияет на имидж: клиенты отмечают, что я экономлю их время, и рекомендуют меня своим друзьям и знакомым как быстрого исполнителя.

Да, в месяц получается сэкономить как минимум 50 000 рублей. Раньше я каждый месяц летала в командировки для подписания документов и тратила 50 000 - 100 000 рублей, включая перелёт, гостиницу, такси и другие сопутствующие траты. Пользоваться услугами курьерских служб для моего бизнеса – не вариант, поскольку сделки крупные, а клиенты – премиальные. Благодаря сервису Сайн.Клик я подписываю документы онлайн и очень редко летаю на встречи с клиентами.

Планирую создание нового продукта, направленного на потоковые продажи посредством автоматизированной обработки запросов клиентов. Пока не могу поделиться подробностями, но для моего проекта точно потребуется сервис электронной подписи, который поможет ускорять и цифровизировать процессы.

Конечно. Электронный документооборот с клиентами – это очень удобно, раньше я думала, что такая возможность есть только у крупных компаний и это стоит огромных денег, но малый и средний бизнес, индивидуальные предприниматели и физлица тоже могут быстро подписывать документы в режиме онлайн. Это совсем недорого, сильно облегчает ведение бизнеса и даёт возможность расширяться.

Рекомендую не бояться тестировать новые решения для своего бизнеса. Тем более ведение электронного документооборота с физлицами выходит дешевле бумажного, и плюсов у него больше. ЭДО ускоряет заключение сделок, повышает имидж компании, позволяет удалённо заключать договоры с клиентами из других городов. Думаю, что каждый бизнес рано или поздно придёт к электронному документообороту. Банковские карты тоже когда-то воспринимались с опаской, а теперь мы не представляем жизнь без них. Так же будет и с электронным документооборотом, за ним будущее.