Контроль работы сотрудников – на удалёнке и в офисе

Переход на удаленную работу оказался болезненным для менеджеров, которые привыкли тихо радоваться, оглядывая сотрудников в офисе на фоне приложений Office, ERP, CRM, СЭД, CAD/CAM и др. Начальники вдруг потеряли контроль над работой подчиненных: как убедиться, что сотрудники выполняют свои должностные обязанности и заняты делом положенные 8 часов? Технически миграция из офиса домой прошла безболезненно там, где сотрудники уже давно используют облачные технологии и web-приложения.

Контроль работы сотрудников над рутинными задачами не потребовал освоения новых технических инструментов. Онлайн-встречи и рабочие чаты в мессенджерах компенсировали коммуникационные потери. Работа линейных сотрудников часто носит рутинный характер и представляет собой обработку стандартных очередей документов и задач изо дня в день, что легко контролируется привычными способами в приложениях, в которых эти очереди формируются.

Чтобы усилить контроль над работой менеджеров, чей ненормированный рабочий день открывает ворота для прокрастинации, выгорания и других модных форм лени, приходиться прибегать к сторонним приложениям. Например, можно использовать инструменты персональной и групповой продуктивности типа Trello (для командной работы без формализации проектов) или Todoist. Если дополнить тайм-трекерами «помидорного типа», например, Toggl или PomoDoneApp, то получим систему для фактического фиксирования трудозатрат по проектам и задачам. На основании личного опыта я рекомендую связку приложений PomoDoneApp для отслеживания времени с Todoist - актуальным списком задач.

Чтобы убедиться, что все заняты делом, в офисе достаточно посмотреть на мониторы сотрудников. Такая форма контроля не мешает сотрудникам переписываться в мессенджерах или проверять новости в соцсетях, но точно исключает вероятность просмотра сериалов или залипания в видеоиграх. При удаленном формате работы помогает приложение Rescue Time. Оно фиксирует сайты и распространенные программы, с которыми взаимодействует сотрудник, категоризованные по «уровню продуктивности». В конце дня получаем отчет в виде «фотографии дня»: с какими приложениями и сколько времени работал человек за прошедший день.

Перечисленные инструменты (кстати, у всех есть бесплатные версии) хорошо решают задачу управления небольшими командами, но плохо применимы в больших организациях, где бизнес-процессы стирают границы подразделений. Например, руководители функциональных подразделений в организациях проектного типа управляют ресурсами и не формируют задания для сотрудников. При этом сотрудник может работать одновременно в нескольких проектах. В результате усложняется задача контроля работы.

В больших организациях, особенно с распространенной проектной деятельностью, нужна система управления заданиями корпоративного уровня, выполняющая роль агрегатора заданий из различных приложений и процессов. Сегодня лучшим кандидатом на роль такой системы является CSP-система (ранее известная как СЭД).

Такая система интегрируется с корпоративными приложениями через шлюзы, в результате поддерживает интегрированные бизнес-процессы – EAI (Enterprise Application Integration) на собственном BPM-движке. Применение такого класса систем решает задачу контроля выполнения работ вне зависимости от офисной или удаленной работы, дает сотруднику понятную картину своих задач и возможность правильно выстраивать приоритеты и координироваться с соисполнителями.

Например, приборостроительное научно-производственное предприятие СКБ ЭП агрегирует задания для сотрудников по проектам и связанные с ними документы в единой системе Docsvision. Проектная деятельность ведется в системе Docsvision, где планируется проект, руководители отделов ставят задачи подчиненным. В результате того, что все процессы разработки и производства изделия отображаются в системе, не только руководству, но и линейным сотрудником видно, кто и как работает. Топ-менеджмент предприятия следит за развитием проекта «по верхам», а руководители подразделений мониторят прогресс сотрудников. Как следствие, увеличились производительность и эффективность работы.

Интеграция CSP с персональными инструментами типа Todoist сводится к настройке уведомлений о поступлении задач, рассылаемых по электронной почте во входящие задачи Todoist.

Вопросы управления распределенными командами будем обсуждать 25 февраля 2021 на вебинар Docsvision. Поделимся кейсами и практическим опытом, все инструменты покажем. Если интересно, приходите!