Как составить спецификацию к договору
Чек-лист: что предусмотреть, о чем не забыть, где не ошибиться.
Рассказывает Николай Спорыхин, директор департамента технологического оборудования АО "ЭлТех СПб".
1. Начинаем оформлять до подписания договора
Ключевая рекомендация в отношении спецификации – как для поставщика, так и для заказчика – начать готовить ее заблаговременно, гораздо раньше оформления договора. Мы занимаемся техническим перевооружением производств и очень часто нам поступают заявки на нестандартное оборудование; в некоторых случаях специально под требования заказчика изготовляется установка или целая линия в единичном экземпляре.
Все подробные характеристики такого товара необходимо прописать сначала в технико-коммерческом предложении, а затем – в спецификации: конкретные показатели, процессы, которые будут осуществляться на данном оборудовании, описание этих процессов и т.п.
Важный момент: если поставляемый товар по каким-то характеристикам не соответствует ТЗ, обговорите этот пункт заранее и обратите на него внимание заказчика, даже если это не ключевая характеристика или она кажется вам незначительной – в дальнейшем это расхождение может рассматриваться как формальное несоответствие и стать поводом для претензии.
2. Проверяем сумму налога
Второй аспект, на который следует обратить внимание: стоимость товара или услуги и сумма налога. Если по договору подразумевается поставка нескольких позиций, необходимо указать в спецификации стоимость каждой, а также проверить корректность расчета налога. Дело в том, что в ряде организаций по внутренним требованиям предоставления документации НДС не прописывается, из-за чего при сопоставлении общей суммы договора и суммы в спецификации могут возникнуть расхождения.
3. Сверяем адреса
Помимо обязательной информации – непосредственно самих условий, очень важно убедиться в правильности адреса доставки. Мы часто работаем с крупными компаниями, в состав которых входит несколько объектов – и, как правило, заказчику необходимо, чтобы то или иное оборудование было доставлено именно на ту площадку, где оно будет использоваться, или, например, на склад, который также может располагаться не по основному адресу заказчика. Поэтому обязательно убедитесь, что в спецификации указан корректный адрес – это рекомендация для обеих сторон, которая поможет избежать ненужных транспортных расходов.
4. Указываем контактные лица и лица, уполномоченные осуществлять приемку
Обе стороны должны четко понимать, с кем поддерживать оперативную связь в ходе реализации проекта, кто несет ответственность за донесение информации до релевантных специалистов в своей организации, а также кто имеет право подписывать документы, подтверждающие выполнение обязательств по договору. При этом документ, который засвидетельствует такие полномочия (доверенность, например), также надо указать в спецификации.
5. Даем полный перечень сопроводительных документов
У нашей компании большой опыт работы с госзаказчиками, и у таких организаций нередко бывают более высокие требования по документации, чем предусмотрено законодательством: дополнительные сертификаты, декларации, свидетельства и т.п. Многие из таких документов после поставки оформить бывает невозможно или затруднительно, поэтому лучше, во избежание сложностей и претензий с обеих сторон, прописать весь комплект документации в спецификации. Иначе может возникнуть ситуация, когда заказчик просто откажется принимать поставленный товар.
Обобщая все вышесказанное, подчеркнем: главное при составлении спецификации – максимальная детализация. Маркировка, упаковка, условия хранения и транспортировки – все это, помимо уже перечисленного, должно быть документально зафиксировано.