Коммуникация с сотрудниками на удалёнке

„Говорить нужно искренне, коротко и сидя.“ — Франклин Делано Рузвельт 32-й президент США 1882 – 1945

По-моему, Рузвельт как раз говорил про удаленную коммуникацию с сотрудниками. Страшно представить, сколько предпринимателей так и не решились хоть частично перевести свой бизнес на удаленку из-за банального страха не суметь выстроить прочную коммуникацию с сотрудниками. Хотите стать одним из них?

Если НЕТ, то читайте эту статью

ОБЯЗАННОСТИ РУКОВОДИТЕЛЯ

Руководитель должен следить за:

1. ДОСТУПНОСТЬЮ И СВОБОДОЙ коммуникации.

Каждый сотрудник должен уметь пользоваться мессенджерами и вообще всеми теми каналами связи, которые вы внедряете. На то, чтобы привыкнуть к новому приложению или сайту молодым коллегам понадобятся сутки, тем, кто постарше – чуть больше. Это учитывать необходимо, если не хотите потерять ценного сотрудника в самом разгаре работы!

2. ПОНИМАНИЕМ СОТРУДНИКАМИ ИХ МИССИИ.

Почему они выполняют именно эту задачу? Почему они находятся в этом чате? Что вам вообще от них нужно? Они должны знать ответы на все эти вопросы, в первую очередь, для самих себя.

Определитесь, что рациональнее обсуждать в чатах (Telegram, WhatsApp), а что по видеосвязи (Zoom, Discord). Лучше не растягивать обсуждение стратегии на трехдневную переписку в чате, а собраться на часовую видеоконференцию.

3. СООТВЕТСТВИЕМ БИЗНЕС-ПРОЦЕССА КАНАЛУ КОММУНИКАЦИИ.

КУЛЬТУРА КОММУНИКАЦИИ ДОЛЖНА БЫТЬ ВЫСТРОЕНА, ОТКРЫТА И ЭФФЕКТИВНА.

Под культурой коммуникации в компании подразумеваются ПРАВИЛА общения с командой.

Начнем с чатов:

Чаты используют для общения, это мы уже знаем. Решить проблемы, поставить задачи – это все туда. Но вот зачастую команды сами усложняют себе жизнь. Как же этого ?

§ ОТБОР ЛЮДЕЙ В ЧАТЫ

«Ну вот моя подружка Марина, добавлю-ка ее в чат» - тут такое не пройдет. В чат добавляются 5 - максимум 7 человек, напрямую связанных с одним бизнес-процессом.

Кстати, если процесс уж очень длинный, то его логично разделить на этапы. По завершению начального этапа наработанная информация из первого чата переходит в следующий, где находятся уже те люди, которые будут задействованы на последующем этапе процесса. Однако, надо изначально правильно разделить процесс на этапы, с чем вам с радостью помогут ребята из RemoteTeamsClub

§ НАЛИЧИЕ ОТВЕТСТВЕННОГО ЗА ЧАТ

Прям как староста в школе. Он следит за ключевыми показателями эффективности (KPI), скоростью выполнения задач, назначает еженедельные планерки и составляет отчет по результатам. Может задавать вопросы и наблюдать за работой с клиентом. Именно этот человек будет отчитываться перед вами, как проходит рабочий процесс и по сделанным пометкам отмечает то, что может улучшить работу в дальнейшем.

§ ОБРАЩАТЬСЯ К КОНКРЕТНОМУ ЧЕЛОВЕКУ

То есть, «тэгать» людей в чате (от англ. «tag» - пометка), от которых хотите получить ответ. Например, (@Маша, ты отправила файл?). А тому, кого «тэгнули», следует ответить в любом случае, даже если работа еще не готова. Нужно дать ориентир, когда задача будет сделана, либо обозначить то, что мешает выполнению. В любом случае, это способствует запуску процесса дальнейшей работы.

§ РАЗДЕЛЕНИЕ ЗАДАНИЙ

Нужно на каждое задание сразу назначать ответственного, чтобы с него потом и требовать исполнения. Это задает эффективный тон работы и позволяет легче отслеживать деятельность каждого сотрудника. Существует даже особая SMART система организации рабочего процесса, помогающая правильно расставить задачи, учитывая все аспекты удаленной работы.

§ ДЭДЛАЙНЫ

Когда вы поручаете кому-то задание, то сразу же нужно установить срок сдачи, учитывая существующую нагрузку на сотрудника. Во главе этого и массы других рабочих процессов стоит тайм менеджмент. Своим временем надо уметь распоряжаться как руководителю, так и вашим сотрудникам. Иначе и вы, и ваши подопечные потеряетесь во времени, от чего в итоге пострадает ваш же кошелек.

§ КОМАНДНОЕ РАЗВИТИЕ

Я советую создать чат некого «обучения» сотрудников, где они смогут обсуждать нововведения в профессиональной сфере и обмениваться опытом, чтобы остальные развивались и учились, даже на чужих ошибках.

§ НЕФОРМАЛЬНОЕ ОБЩЕНИЕ

Создайте отдельный чат для сотрудников, где они смогут общаться неформально. Обсуждать злободневные новости, поздравлять друг друга с днем рождения и днем России. Это уберет «мусор» из деловых чатов и сплотит коллектив.

Есть еще пара правил, не относящихся к чатам напрямую, но однозначно облегчающих их работу:

§ Обмен личными телефонами всей командой.

Быстрее и эффективнее средства для решения срочной проблемы, чем телефонный разговор, пока еще не придумали. Сотрудников надо убедить, что самим инициировать телефонный разговор – это полезная рабочая привычка, которую себе надо прививать. Мотивировать подчиненных можно тем, что их вклад повышает производительность команды, что не сможет остаться незамеченным для руководства.

§ Планирование видеоконференций.

В начале инициатор конференции всегда проговаривает то, что нужно достичь в ходе этой встречи, и намечается план общения. Это делается, чтобы синхронизировать видение всех сотрудников и направить всех в нужное русло, чтобы дальнейшие вопросы решались коллективным разумом. Так же, как и в чаты, сюда добавляются только нужные люди. Ответственный за конференцию резюмирует беседу и составляет план дальнейших действий. Данная наработка скидывается в чат и, желательно, это сообщение надо «закрепить» наверху чата, чтобы не потерять его и дать всем сотрудникам возможность ознакомиться с новым материалом.

1. ЭТИКА И СУБОРДИНАЦИЯ.

Важно общаться по формату «взрослый – взрослым». Мы тут не детский сад, никого не воспитываем и не проводим нравоучения. Детскость оставляем за пределами работы: глупые шутки, передразнивания и наигранные обиды – все это мешает конструктивному диалогу.

2. ВАШЕ НАСТРОЕНИЕ - ВАША ЗОНА ОТВЕТСТВЕННОСТИ.

Контролируйте эмоции (даже если вы крайне расстроены или злы) – тем самым вы проявите свой эмоциональный интеллект. Агрессия – это проблема агрессора, а не других сотрудников.

3. ГОВОРИМ ПРЯМО.

Четко выражаем желания, претензии и предложения. Не надо намеков. Имейте свое мнение и не стесняйтесь его выражать (это относится и к сотрудникам тоже). Руководителю важно слышать не только одни сплошные согласия с ним, но и иметь подопечных, которые готовы высказать свою позицию. Это может подсказать новые идеи для развития бизнеса и выделить тех сотрудников, которые истинно заинтересованы в вашем деле. Они смогут взять на себя ответственность и точно доведут начатое до конца, ведь они напрямую приложили руку к этой идее.

Таким образом, мы пришли к выводу, что эффективная работа команды легко достижима при налаженной коммуникации. Достичь ее реально, если подходить к вопросу комплексно и ответственно. Как раз таки именно с таким подходом работают профи из RemoteTeamsClub – консалтингового агентства удаленной работы, за плечами которой почти 2000 часов удаленной коммуникации и пол сотни собранных команд!

Именно им вы можете задать свой вопрос здесь в комментариях!