Поиск эффективности в чатах. Разбираемся в онлайн-бизнесе

2020 год стал переломным для деятельности многих компаний. Тысячи предприятий были вынуждены начать работать в удалённом формате, а владельцы столкнулись с вполне логичным вопросом: «Что такое удалёнка, и с чем её едят?». И если с определением можно разобраться, то научиться работать онлайн – дело не из лёгких. Организовать бизнес-процессы, следить за выполненными проектами, мотивировать сотрудников и контролировать их результат – ну и трудно же пришлось управленцам.

Огромный % компаний перешли на работу в чаты Телеграм. Во-первых, это удобно (не нужно скачивать специальные приложения, обучать сотрудников, оплачивать подписку и разбираться в сложном интерфейсе). Во-вторых, это просто (к чему лишние действия, когда можно создать чат и поставить в нём задачи каждому сотруднику?). Но даже в такой, казалось бы, лёгкой схеме есть множество «-», одним из которых стало полнейшее непонимание, как нужно работать онлайн.

Чтобы научиться онлайн-работе, нужно понимать основные отличия удалёнки от офиса.

Офлайн:

1. Сотрудники находятся в одном офисе (Часто коллеги сидят за соседними столами в одном кабинете)

2. Невольно встречаются за обедом и обсуждают дела (А что у тебя с проектом? Слушай, можешь посмотреть мои макеты? – самые долгие разговоры в служебной столовой начинаются именно с таких фраз, проверено)

3. Знают, к кому подойти, если что-то идёт не так (Все коллеги знают, что, если сломался компьютер, телефон или принтер – нужно бежать к Сергею, он же настоящий «супермен»)

4. Дружат и общаются (Находясь в офисе большую часть дня, невольно начнёшь дружить даже с теми, кто изначально совсем не нравился)

Онлайн:

1. Каждый работает в изоляции от коллектива (Все сидят по домам в разной удалённости друг от друга)

2. Чтобы получить информацию, необходимо писать людям и ждать их письма (Частенько сотрудники воспринимают процесс ожидания ответа, как процесс «ничегонеделания».)

3. Звонить начинают только в крайних случаях, предпочитают ждать ответа от коллеги (Что это, боязнь помешать и показаться надоедливым?)

4. Случайные встречи – разве что за пределами чатов и не по работе

Именно проектный менеджмент позволяет разделять людей по задачам и проектам, избегая «засорения рабочих чатов». Это один из самых действенных методов работы онлайн - люди четко распределены по проектам, каждый знает свою роль и задачи. Собственнику легче отслеживать конкретный результат и дедлайны.

Представим стандартную для любого офиса ситуацию:

Вам нужно сделать дизайн иллюстрации, и, первым делом, вы направляетесь к дизайнеру с чёткой задачей. Критерии озвучены, дедлайн поставлен, но в указанный срок работа не выполнена. Сотрудник начинает оправдываться, просит перенести сроки и обещает, что теперь задержек не будет. Всё выполнено, но результат не такой, какой ожидал владелец, приходится переделывать. Вы тратите своё время и силы.

Отследить эффективность каждого участника проекта помогают таск-трекеры, они наглядно показывают, кто выполнил задачу, в какой срок, и с каким результатом. Но такие помощники не являются гарантом успешной работы онлайн.

У нас есть вариант получше.

Распределение проектов по чатам.

1 проект = 1 чат

1 проект = 1 бизнес-процесс

Например, если вам нужно сделать сайт, то создайте общий чат для сотрудников, которые НЕПОСРЕДСТВЕННО включены в работу над сайтом. «Засорять» чат по привлечению инвесторов сообщениями про сайт – не стоит. Соблюдайте границы, и будет вам счастье!

Используйте:

Самый оптимальный вариант настроить удалённую работу – использовать чат-бота, который поможет контролировать процесс. В нашей команде – это всеми любимый Patrick_trackerbot.

Патрик легко подключается к любому чату в качестве участника и может:

Он помогает найти слабое звено в команде и оценить эффективность работы каждого сотрудника, ведь «просрочки» будут публиковаться в общем чате на виду у других участников проекта. Помимо этого, Патрик-бот может полностью контролировать выполнение задач, он лёгкий в использовании в отличие от таск-трекеров и многофункциональный.

1. Разделять чаты по проектам и бизнес-задачам

2. Не более 7 человек в команде (чате)

3. Единое облачное хранилище

4. Единый список задач на проект

5. Еженедельное ревью

Теперь вы точно сможете оптимизировать процесс удалённой работы и начнёте быстро отлеживать деятельность каждого сотрудника и его результат. Помните, что всё гениальное – просто, а удалёнка не терпит сложных процессов.