One-to-One встречи: мой опыт, ошибки и хаки

На последней работе я стала лидом UX дизайна, собрала команду, в которой мы все работали удаленно, выстроила процессы, у нас была дружеская атмосфера, и вместе с этим мы показывали высокие результаты в работе. Сегодня хочу поделиться своим опытом ведения встреч в формате 1:1

One-to-one — это регулярная личная встреча между руководителем и сотрудником. Ее цель — улучшить коммуникацию, дать обратную связи, выявить потребности сотрудника, обсудить его личное развитие, а также любые возникающие проблемы или предложения. Я рекомендую попробовать ввести эту практику каждому руководителю, не только в IT.

Встречи важны даже если у вас с сотрудниками тесное общение, дружеская атмосфера и всегда есть возможность поговорить наедине или обсудить что-то командно. На общих встречах не все могут поделиться своими мыслями при всех, а в личных беседах сотрудники зачастую не решаются поднимать определенные вопросы.

1. One-to-one планируются заранее, чтобы сотрудник и руководитель могли подготовиться. Обычно я перечитывала заметки с предыдущих встреч, что помогало мне вспомнить, что мы обсуждали, отметить прогресс сотрудника, определить план встречи и подготовить вопросы. Если предыдущих встреч не было, можно начать со второго пункта.

2. Я готовила индивидуальный набор вопросов для каждого сотрудника, учитывая его квалификацию, мотивацию и текущие задачи. Например, у нового сотрудника важно узнать о его адаптации в команде и проекте, у сотрудника, который взял на себя новое направление, важно узнать, как он оценивает свои успехи и нравятся ли ему текущие задачи и т. д.

3. Во время встречи задача руководителя – создать безопасную атмосферу, задать вопросы, выслушать, совместно найти решение и наметить план действий. Если проблема исключительно в компетенции руководителя — решить ее (отмечу, что важно выполнять договоренности и решать проблемы, которые с вами обсуждают). Если у вас с сотрудником уже были one-to-one, пройдитесь по основным пунктам предыдущей встречи, обсудите прогресс и обязательно отметьте успехи сотрудника.

4. В конце каждой встречи я просила сотрудников дать обратную связь о моей работе и о том, как прошел one-to-one. Это помогало мне улучшить качество наших будущих встреч и определить свои точки роста.

Встреча идет примерно час, проводили мы ее раз в три месяца. Мы пробовали разные интервалы между встречами и для нас оптимальным оказался именно такой. В каждой команде все индивидуально и стоит пробовать разную регулярность и посмотреть, какая подходит именно вашей команде.

1. Я вела записи только для себя. Сейчас бы я создала общую доску для себя и сотрудника, где мы бы могли вместе делать заметки в процессе встречи и на которую сотрудник смог бы всегда зайти.

2. Я начинала one-to-one с того, что задавала вопросы, а потом развивала беседу. Сейчас в первую очередь я бы всегда спрашивала сотрудника, есть ли что-то, что он хочет обсудить на этой встрече.

3. Раньше я ставила встречу за неделю до one-to-one. Сейчас бы я запланировала все one-to-one на год вперед. Таким образом сотрудник бы видел полное расписание встреч, всегда был в курсе даты следующего one-to-one и у него было бы больше времени на подготовку.

Меня не раз выручал список из 100 вопросов для one-to-one, так как не всегда можно вспомнить вопросы, которые было бы важно задать. Иногда я использовала уже готовые, а иногда вспоминала, что хочу спросить по ходу просмотра списка. Вопросы там группируются по темам: карьерный рост, удовлетворение от работы, команда, компания, work–life balance. Обычно я как раз затрагивала все эти темы в процессе one-to-one. (если нужен список, пишите)

Хочу больше рассказывать о методологиях, своем опыте, UX и сервис дизайне, так что пишите, если вам было полезно! А если у вас есть дополнения из вашего опыта сотрудника или руководителя, делитесь, буду рада! 👉 💖 👈