Оптимизация и автоматизация: где баланс?

«Сначала навести порядок, а потом автоматизировать!» — как часто вы слышали этот совет? Он звучит так же логично, как «убрать на рабочем столе, прежде чем начать новую задачу». Но в реальном бизнесе эта «чистота» превращается в настоящую головную боль.

Представьте: вы тратите месяцы на оптимизацию процессов, рисуете красивые схемы и расписываете идеальные сценарии. А потом приходит автоматизация, и половину ваших решений приходится выбросить в корзину. Знакомо? Это потому, что оптимизация без автоматизации — это как выстраивать маршрут по карте, не учитывая пробки.

Давайте разберёмся, почему популярный подход «сначала оптимизация, потом автоматизация» не всегда работает, и как на практике можно решить эту задачу по-другому.

Звучит просто: "Хаос нельзя автоматизировать". Разве нет? Сразу представляются офисы, где сотрудники работают «кто в лес, кто по дрова», а менеджеры мечтают хоть о каком-то порядке. Кажется очевидным: чтобы внедрить CRM или BPM-систему, нужно сначала навести дисциплину.

Но реальность намного сложнее.

Что происходит, когда вы пытаетесь оптимизировать всё сразу?

- Идеальный порядок превращается в фикцию. Ваши схемы выглядят красиво только на бумаге, потому что реальная работа — это всегда хаос: сотрудники забывают, сроки срываются, а поставщики меняют условия.

- Оптимизация затягивается. Попытка охватить всё сразу приводит к тому, что процесс никогда не заканчивается. Компания тратит время, а улучшений не видно.

- Проблемы не исчезают, а просто маскируются. Если нет инструментов, которые поддерживают изменения, старые привычки возвращаются, как только вы расслабляетесь.

Попробуем взглянуть на реальный пример, чтобы понять, как эти проблемы проявляются в бизнесе.

Оптимизация в отрыве от автоматизации — это как тщательно проложить маршрут до работы по прямой, не учитывая пробки на дорогах, ремонты, проложенные транспортные линии и средство передвижения - то ли на авто, то ли на своих двоих..

Проблема

Производитель строительных материалов столкнулся с типичной ситуацией для бизнеса:

- Менеджеры по продажам фиксировали клиентов кто как умеет — кто в Excel, а кто и вовсе в блокноте.

- В 1С фиксировались только фактические сделки, все проигранные не учитывлись вообще.

- Передача заказов между отделами занимала до 5 дней из-за потери информации.

- Руководство не понимало, где тормозят процессы и почему недовольны клиенты.

Задача казалась простая и сложная одновременно: вроде ситуация типичная, а вот учесть все нюансы, как происходят процессы в жизни - задача не одного дня и месяца.

Компания решила начать с малого: вместо глобальной оптимизации сосредоточиться на ключевых процессах. Для этого выбрали BPMSoft, которая позволяет работать с процессами гибко и наглядно.

1. Согласование заказов как пилотный проект.

С помощью визуального редактора BPMSoft команда описала текущие процессы, выделила узкие места и протестировала изменения. Этот подход позволил наглядно увидеть, где теряется информация, и быстро внести корректировки.

2. Минимальные изменения — быстрый результат.

Вместо сложной перестройки процессов были настроены автоматические уведомления и простая логика распределения задач между отделами. Эти изменения заняли всего пару дней благодаря интуитивному интерфейсу BPMSoft.

3. Поэтапное внедрение.

После тестирования пилотного процесса компания постепенно подключила склад, доставку и отчётность. Встроенная аналитика BPMSoft помогла быстро находить узкие места и корректировать их на лету.

- Время согласования заказов сократилось с 5 дней до 1,5 дней.

- Потери информации исчезли, так как BPMSoft фиксирует все действия сотрудников и передаёт задачи автоматически.

- Руководство получило прозрачный отчёт о каждом этапе благодаря встроенным дашбордам.

- Сотрудники стали реже отвлекаться на рутину: система сама уведомляет их о задачах и контролирует сроки выполнения.

Этот кейс показывает, что даже в условиях хаоса можно добиться значительных улучшений, если использовать гибкие инструменты.

BPMSoft стал ключевым элементом этого подхода благодаря:

- Визуальному редактору процессов, который позволяет быстро моделировать и тестировать изменения.

- Автоматическим уведомлениям, исключающим человеческий фактор в передаче информации.

- Гибкости в настройке процессов, что позволяет адаптировать систему под текущие задачи бизнеса.

- Встроенной аналитике, помогающей находить узкие места и отслеживать эффективность процессов.

Платформа помогла компании не только устранить хаос, но и построить основу для дальнейшей автоматизации.

Вместо того чтобы тратить месяцы на «идеальную оптимизацию», подумайте, какой процесс тормозит ваш бизнес больше всего. Возможно, решение уже рядом — достаточно инструментов, которые позволят вам наглядно увидеть, что работает, а что нет.