Пожиратели жизни: Что мы знаем о хронофагах, и как их усмирить

Всем привет! Меня зовут Аня Устина, я — Project Manager в компании Joy Dev. В этой статье я расскажу про хронофаги (с греч. “поглотители”) и поделюсь результатами своего эксперимента планирования рабочего времени.

“У меня совершенно не хватает ни на что времени… ”

“Постараюсь найти пару свободных часов в марте… ”

Эти фразы хотя бы раз в жизни каждый из нас слышал или использовал сам. Обычно они произносятся на эмоциях, и помощи лучше не ждать. Но как так получается, что рабочие задачи занимают весь день и “захватывают” то время, которое положено использовать на отдых, семью и друзей.

Время — это ценный и невозвратный ресурс, и к нему нужно относиться бережно. Как к своему, так и к чужому. Поэтому я расскажу о рассеивании времени, которого можно избежать или минимизировать.

Прежде чем мы поговорим о хронофагах (или современные пожиратели времени), давайте для начала обратимся к статистике. У офисных работников социологи выделяют несколько основных хронофагов.

Среди них:

Хронофаги имеют две природы происхождения:

Живыми или человеческими хронофагами можно считать всё непродуктивное общение, негативно влияющее на эффективность работы:

Все эти факторы негативно влияют на KPI любого сотрудника: от разработчика до тимлида. Такие потери времени могут составлять до 60% рабочего времени.

К цифровым хронофагам можно отнести:

Сложнее всего избегать цифровых хронофагов людям, работающим в сфере IT или находящимся в прямом взаимодействии с цифровым оборудованием.

Есть ещё одна условная классификация хронофагов:

Работник может столкнуться с такой проблемой: без проверки всех мессенджеров, соцсетей, электронной почты и новостных ресурсов он физически не может приступить к работе. При этом на протяжении рабочего дня подобные проверки могут быть многократными. На таком этапе психологи часто отмечают пониженную концентрацию внимания и снижение эффективности до 30-50% от заявленного потенциала работника.

Когда вы постигли высокую философию ключевых показателей эффективности, ваш ритм могут нарушить и цифровые, и человеческие навязанные факторы.

В примере коллега не понимает, что крадёт наше время. Мало того, что приходится переключаться на задачу часто без контекста, ведь деловая этика не позволяет сразу напомнить, что в поисковых агрегаторах не банят. Поэтому мы, как эффективные и внимательные менеджеры, активно включаемся в решение задачи.

Но зачастую оказывается, что решение вопроса находится на 1-3 релевантной ссылке в поиске, решается сочетанием клавиш Ctrl+F или простым дочитыванием статьи или параграфа технического задания. Более детально о софт-скиллах мы рассказали здесь.

Сейчас я кратко расскажу и напомню известную многим матрицу Эйзенхауэра.

Дуайт Дэвид Эйзенхауэр собрал в единую таблицу все предстоящие основные, неосновные, дополнительные и побочные действия и потенциальные решения.

Рассмотрим секторы чуть подробней:

Говорит о том, что нерешённое дело обязательно приведёт к тяжёлым последствиям: здесь нас с вами ждут оперативные решения и кризис-менеджмент.

Чуть менее важен, но сроки решений также требуют непосредственного участия заинтересованных лиц. Невыполнение этих задач может привести к последствиям, аналогичным сектору кризисов.

Это наиболее комфортная зона взаимодействия с процессами. Здесь находятся привычки и автоматизация, значительно повышающие качество процессов.

Любого специалиста потянет вниз: неважное и несрочное всегда можно отложить, и от этого ничего не изменится. А если дело несколько раз откладывается в “долгий ящик”, то через какое-то время оно напрочь теряет свою актуальность.

Именно в последнем секторе притаились те самые хронофаги.

Я решила провести собственный эксперимент, используя данную матрицу.

Возьмём усреднённую неделю проджекта. Для наглядности была выбрана неделя, на которой происходит смена месяца: 28.01.23 — 02.02.23. Ниже приводим перечень задач, выполненных менеджером на протяжении этого периода. Их можно условно разделить на несколько источников поступления (далее по тексту приведены условные сокращения: сайлент-дейли (СД), аутстаф-разработчики (АР), аутстаф-проект (АП), аутсорс-проект (АсП), внутренний проект (ВП).

Задачи проджекта по источникам поступления:

1) запланированные самим проджектом

2) запланированные другими людьми в отношении проджекта

3) приходящие извне:

3.1) запросы от сотрудников внутри компании

3.2) запросы от партнёров по бизнесу и контрагентов

3.3) запросы от заказчиков

Выше перечислены только основные рабочие моменты. Но мы добавим и хронофаги:

1) Обед фактически не является хронофагом, но трудовой кодексе этот пункт обязательный

2) Перерыв на чай/кофе: тоже весьма условно, так как многие могут параллельно работать и употреблять данные бодрящие напитки

3) Перекуры или просто подышать свежим воздухом

4) Переговоры по телефону, не относящиеся к работе

5) Зависание в соцсетях и прочих ресурсах, не относящихся к профессиональной деятельности.

Данные категории сведём в таблицу и оценим по следующим факторам:

Исходя из вышесказанного, составим матрицу Эйзенхауэра(*, **) с небольшой оговоркой:

За исследуемый период получены следующие результаты:

Как мы видим по таблице ранжирования, общие затраты рабочего времени, включая хронофаги, явно превышают ежедневную 8-часовую норму.

Если рассматривать детально каждую часть матрицы, мы увидим, если проджект не потратит в неделю 450 минут на решение вопросов из сектора кризиса, то это может обернуться ещё бОльшими затратами времени на устранение последствий. Чаще всего на него затрачивается х2…х3 времени.

Сектор отголоска кризиса в небольшом превышении (+4% от кризиса) говорит, что значительная часть была решена ранее или не была допущена в принципе. При дальнейшем анализе следует уделить внимание сектору в плане прироста затрат времени. Если тенденция положительная, это означает, что вас “догоняют” флешбеки нерешённых ранее важных и срочных вопросов.

Сектор качества: объём работ по нему составляет половину рабочего времени. Повышение качества работ в потенциале ведёт к сокращению общих затрат рабочего времени.

К повышению эффективности относятся следующие факторы:

Мне кажется, что следует подключить психологическую сторону вопроса: без переключения видов деятельности когнитивные способности в течение рабочего дня снижаются, так как мозг получает долю расслабления для того, чтобы при обратном включении работать более продуктивно.

Планирование, расставление приоритетов, электронные календари и ежедневники, включение напоминаний и отключение пуш-уведомлений — все эти способы активно помогают бороться с непродуктивными потерями рабочего времени и делают из нас эффективных управленцев и лидеров команды.

Мои личные рекомендации:

Я бы рекомендовала приобрести на рабочий стол песочные часы. Например, длительностью в три минуты. При разговорах со слова “Привет”, начинайте отсчёт времени. Скоро вы увидите, как убегающие песчинки мотивируют разговаривать быстрее и конкретнее.

Кстати, в этом способе есть ещё один невероятно крутой бонус: вы постепенно научитесь излагать мысли точнее и без пространных рассуждений. А это верный путь к становлению крутого специалиста.

Надеюсь, что статья поможет вам при учете планирования своего времени. Буду рада вашим комментариям. Всем Joy!