Вижу, что предприниматели стали подписывать документы в мобильном приложении. Это законно?
Имеют ли документы, подписанные в приложении, юридическую силу. И где это написано.
Как работает мобильный документооборот?
Согласовать документ давно уже можно и с телефона, но чтобы его подписать — надо приехать в офис (или найти принтер, а потом возить с собой бумаги).
Давно работают сервисы электронного документооборота — в них документ приходит в систему на компьютере и подписывается электронной подписью. С такими системами не нужны бумажные документы. Но нужны компьютеры и флешки, на которых хранится подпись. Их тоже неудобно возить с собой, доставать в машине или на встрече.
Поэтому появился мобильный документооборот — это то же самое, только сама подпись хранится в смартфоне. И документы можно подписывать, просто нажав на кнопку в приложении.
В чём особенность электронной подписи?
Электронная подпись — это набор данных, которые позволяют связать вас с документом, который вы подписываете. По закону она приравнивается к собственноручной.
К электронной подписи относят и СМС-коды, которыми вы подтверждаете личность при регистрации или проведении платежей, но это небезопасно, поэтому редко используется в документообороте.
Безопасной и подходящей для подписания документов считается усиленная электронная подпись. Она бывает двух видов:
- Неквалифицированная (НЭП)
Её можно оформить удалённо и подписывать документы с компаниями и другими людьми. - Квалифицированная (КЭП)
Такую подпись можно получить только очно и она нужна для обмена документами с госорганами.
Усиленная подпись формируется в результате криптографического шифрования. Она может подтвердить, что документ подписали именно вы и что после подписания никто не вносил в этот документ никаких изменений.
Как всё это регулируется?
Всё, что касается использования электронной подписи, регулируется Федеральным законом № 63-ФЗ «Об электронной подписи» и контролируется Министерством цифрового развития (бывш. Минкомсвязи) и ФСБ.
Согласно п.2 ст.6 документы, подписанные электронной подписью, имеют такую же юридическую силу, как и подписанные собственноручно.
Также в п.2 ст.6 закреплено, что при использовании НЭП способ подписания документов должен быть зафиксирован в соглашении об использовании электронной подписи между участниками документооборота.
Гражданский кодекс в ст.160 частично дублирует закон «Об электронной подписи» и подтверждает его статьи.
Полный текст закона «Об электронной подписи» вы можете прочитать здесь. Но если кратко — использовать усиленную электронную подпись для подписания документов можно и это законно. Главное, если используете НЭП, договориться с партнёрами, что вы все согласны считать её аналогом собственноручной подписи.
Значит, для обмена документами с партнёрами мне подходит усиленная электронная подпись (НЭП). Что мне нужно учесть при работе с этой подписью?
Для признания юридической значимости документооборота с НЭП есть одно требование — способ подписания документов должен быть письменно зафиксирован между сторонами.
То есть при использовании НЭП вам с контрагентами нужно подписать соглашение, в котором вы признаете НЭП аналогом собственноручной подписи.
Если вы используете сервис для мобильного документооборота Nopaper — вам не нужно составлять дополнительных документов. В Nopaper это требование предусмотрено заранее:
- при регистрации вы присоединяетесь к оферте – пользовательскому соглашению, в котором использование подписи Nopaper признаётся аналогом собственноручной подписи;
- до обмена документами с контрагентами вы прямо в сервисе заключаете с ними Соглашение о правилах использования подписи и взаимном признании её юридической силы.
Так ваши документы имеют юридическую силу и вы можете подписывать документы в два клика из любой точки планеты. Просто скачайте Nopaper, оформите подпись за пять минут и начните обмениваться документами. Всё в одном приложении.
И Федеральный закон и Гражданский кодекс разрешают применение усиленной электронной подписи для подписания документов и признают их юридическую значимость.
И не важно, где хранится подпись — как раньше на флешке, на компьютере, или на телефоне. Всё это законно. Только смартфон удобнее ;)
а можно ли конкретно привести выдержку из нормативно-правого акта где разрешается подписывать такой подписью для юр.лиц?