Пошаговая инструкция по внедрению управленческого учёта
Недовольный клиент где-то на просторах интернета: «...а они такие красавцы значит будут просто смотреть на все эти показатели и говорить мне «сделай так/не делай так». Да я, блин, сам знаю как делать, если у меня будут цифры. Любой предприниматель должен интуитивно понимать, что и как с цифрами. И за это дело они хотят 100 000 ₽ в месяц!».
Недавно наткнулась в интернете на вот такой отзыв (авторская орфография и пунктуация сохранены).
Здравствуйте! Обратился в компанию *** но менеджер не смог мне ничего толком рассказать как мы будем находить точные цифры в работе с ВАйлдбериз и его отчетах! (А там действительно темный лес сегодн одни данные завтра другие и т л) значит Он мне Предложил чтобы я нашел бухгалтера или помощника который будет собирать все цифры и показатели (а их на минуточку под 100-ню) а они такие красавцы значит будут просто смотреть на все эти показатели и говорить мне сделай так не делай так (та я блин сам знаю как делать когда у меня будут цифры и любой адекватный предприниматель тоже должен интуитивно понимать что и как с цифрами) и за это дело они хотят 100000 рублей в месяц! Ну что сказать наверное Вы сами все поняли что они за специалисты! Чисто на Л***)
Привет, друзья! Меня зовут Татьяна Никанорова, я — предприниматель, финансовый ментор для бизнесов, собственник Консалтингового центра Профдело, мы настраиваем управленческий учет и строим эффективные финансовые стратегии для бизнеса, а также известны качественным бухгалтерским обслуживанием для ООО и ИП.
Из отзыва мы видим, что финансист, к которому обратился клиент, предлагает предпринимателю самому как-нибудь наладить свой учет, а они возьмут данные и проанализируют их. И клиент справедливо замечает, что если бы у него были данные, то он бы и сам проанализировал. Так должен ли финансовый директор на аутсорсинге настраивать учет, или же он только по готовым данным что-то там считает?
В статье:
Прежде чем я начну рассказывать о финансовых директорах, сделаю небольшой ликбез по финансовым терминам.
Три термина в финансах
Управленческий учет
Это база данных, которая содержит в себе все операции по деятельности компании. Управленческий учет иногда называют оперативным учетом. Некоторые называют его бухгалтерским, они также недалеки от истины: принципы абсолютно одинаковые — фиксация всех фактов хозяйственной деятельности в момент их совершения или сразу после. Разница в пользователях: пользователями УУ являются собственники и топ-менеджеры, а БУ — налоговая, инвесторы и покупатели акций. Финансовый учет — еще один термин управленческого или бухгалтерского учета, не несущий в себе отдельного смысла.
Управленческая отчетность
Это отчетность, пользователями которой являются собственники и топ-менеджеры компании. В отличие от бухгалтерской отчетности, которая нужна ФНС, органам статистики, ангельским инвесторам и трейдерам. Финансовая отчетность — еще один термин, обозначающий то же самое. Три основных отчета УУ — ОПУ (отчет о прибылях и убытках), ДДС (отчет о движении денежных средств) и Баланс. Та же самая отчетность составляется и в бухучете, только формы отчетов заранее регламентировало государство.
Финансовый анализ
Это изучение финансовых показателей и их связей между собой по данным управленческой (или бухгалтерской) отчетности. В процессе финансового анализа могут применяться:
- Расчет финансовых показателей: рентабельность, ликвидность, окупаемость, OPEX, CAPEX, EBITDA и др.
- Проведение план-фактного анализа.
Проведение факторного анализа (или иначе расчет модели Дюпона — 2, 3 или 5-факторной) и другие методики.
Финансовый анализ позволяет:
находить сильные и слабые стороны компании;
принимать оптимальные управленческие решения;
прогнозировать будущее компании;
- контролировать эффективность движения денежных средств;
- контролировать рациональное использование прибыли;
- рассчитывать показатели эффективности (KPI);
- определять целесообразность понесенных затрат.
Любому человеку, закончившему 10 классов, понятно: прежде чем что-то анализировать, нужно собрать данные для анализа. Чем полнее будет сбор, тем точнее анализ и прогнозирование.
А теперь вернемся к отзыву, который мы процитировали в начале статьи. Из него очевидно, что компания, в которую обратился автор отзыва, не ведет управленческий или бухгалтерский учет. Она предлагает предпринимателю самому как-нибудь наладить свой учет, а они возьмут данные и проанализируют их. А ведь именно сбор данных и ведение учета является самой трудоемкой задачей. Плохо соберешь — анализ будет г*вно.
Пошаговая инструкция по внедрению управленческого учета от Профдело
Мы в Профдело всегда начинаем именно с учета, выстраиваем управленческую учетную систему, помогаем подобрать и обучить учетных специалистов, наладить бизнес-процессы, связанные с построением управленческого учета.
Хотите сами? — Пожалуйста, вот краткая пошаговая инструкция как это сделать!
Сначала нужно выбрать программу для ведения управленческого учета. Для малого бизнеса лучше выстраивать УУ в отдельной программе, например, в 1С:УНФ. Для крупного бизнеса УУ часто выстраивается на данных бухгалтерского учета, который ведется полностью вбелую без применения мнимых и притворных сделок.
Затем нужно нанять людей, которые будут отвечать за сбор и ввод данных в программу. Поручить это действующему бухгалтеру или менеджерам — плохая идея, у них своей работы полно. Еще ни разу эта идея не «взлетела» среди наших клиентов, хотя 4 клиента из 5 начинают именно с этого. Это увеличивает срок внедрения УУ до момента, пока не будет взят специальный исполнитель — его можно назвать бухгалтер по управленческому учету или экономист.
Затем нужно наладить оперативный сбор и ввод данных. Бухгалтерия малых компаний привыкла получать документы раз в месяц числу к десятому, а вводить к двадцатому. Это не подходит для управленки — данные нужно брать оперативно из счетов, договоров, личных кабинетов, биллингов и ЭДО.
- Следующий шаг — сбор управленческой отчетности по трем формам. ДДС обычно собирается легко, а вот ОПУ и Баланс не соберутся, пока не будет отлажена работа третьего этапа.
- И финальный этап — финансовый анализ собранных показателей.
Баланс должен сходиться!
цитата из публичного кейса одной компании по оказанию услуг финансового директора на аутсорсинге
Смотрите: в системе бухгалтерского учета, которая основана на двойной записи, ситуация «не сошелся баланс» технически невозможна.
- Если где-то потерялся расход, то будет «висеть» уплаченный незакрытый аванс, а значит большая задолженность поставщиков перед вашей компанией.
- Если записать расход не на ту дату, баланс всё равно сойдется в нормальной учетной программе. А вот если учет вести в экселе, и баланс собирать вручную в соседней табличке — немудрено потерять и 108 тысяч, и миллион.
Если баланс не сошелся на 6000 рублей, то где-то может быть две ошибки: на 60 000 ₽ в активе и на 54 000 ₽ в пассиве. Если баланс не сошелся на миллион, могут быть две ошибки — на 10 млн в активе и на 9 млн в пассиве.
Можно ли нормально управлять компанией, когда у тебя в финансах ошибки на 20 миллионов?
Как поступает правильный финансовый директор
Правильный финансовый директор на аутсорсинге, да и в штате тоже, начинает с выстраивания системы. Системы управленческого учета.
Он не возьмется делать вам три основных отчета или финансовый анализ, если у вас нет достоверной системы сбора и фиксации данных. Он предложит вам построить эту систему.
Если вы селлер на вайлдберриз — поможет выстроить товарный учет, интегрировать API вайлдберриза в учетную систему, разграничить товарные потоки по маркетплейсам.
Если вы производственник — внедрит калькуляции, отладит списание себестоимости произведенной продукции, научит оценивать запасы готовой продукции и управлять ими.
Если у вас IT-компания или DIGITAL-агентство — поставит учет долгов клиентов, финансовые результаты по отделам, проектам и юнит-экономику по клиентам и продуктам.
У вас другой вид деятельности: общепит, услуги, и др — вникнет в ваши задачи и проблемы и построит системный управленческий учет.
Вершиной внедренной системы будет финансовый монитор — дашборд с ключевыми показателями и отчетами.
А уже после того, как вы получите сформированный дашборд с показателями, правильный финдир проведет финансовый анализ и презентует получившиеся результаты собственникам.
Почему многие так не делают
Большинство моих знакомых финансистов, финаналитиков и финансовых директоров на аутсорсинге не берутся за выстраивание системы. Потому что это «долго и дорого», если делать качественно. Внедрение управленческого учета можно сравнить с внедрением CRM-системы, только еще сложнее. CRM обычно внедряется только на отдел продаж, а ERP — система управленческого учета — на всю компанию. Каждый сотрудник будет так или иначе задействован: либо на этапе предоставления данных, либо на этапе оценки результатов.
Внедрение системы управленческого учета занимает от 4 месяцев до года.
У меня в Профдело, например, такая услуга стоит от 90 000 ₽ в месяц на этапе внедрения и около 60 000 ₽ в месяц в эксплуатации: сбор отчетности по готовым данным и финанализ результатов.
Здесь должна быть наша реклама, но вместо нее я оставлю вам подарок: бесплатную консультацию с финансовым директором по построению системы управленческого учета.
Интересуетесь выводом денег из бизнеса? Подробнее об этом я рассказала в статье "9 способов вывода денег из ООО".
Лайк и коммент - по традиции!
Если статья была для вас полезной, подписывайтесь на мой блог, оставляйте комментарии. Чтобы не пропустить новые статьи, следите за анонсами в моем Телеграме.
Хорошо, что вы объясняете термины. По понятиям все раскладываете)
Спасибо большое ;)
На самом деле оцифровка данных - это реально непросто. Сейчас внедряем битрикс, половина сотрудников на ушах :) и не могут въехать . Так они работают и знают внутрянку хорошо. А если нет?
Мы тоже внедряем Битрикс, уже 4й год ))) Мне кажется это "вечное" занятие - как смотреть на огонь ))
Дак а зачем вы с тупыми работаете, которые даже в битрикс въехать не могут? Или среди адвокатов это норма? Тогда ладно
Регламенты и инструкции, зашитые в KPI - наверное, иначе неэффективно.
Сейчас стартуем клиенту сразу 3 новых бизнеса. И как раз сегодня касались учета затрат - у него куча затрат не учтена. И ладно сейчас, это младенческий период, а что было бы даже при мало-мальском масштабировании? Статья вовремя:)