Как организовать свой день: памятка для фрилансеров и не только

Всем привет! С вами Мару Смоликова, и сегодня мы поговорим о том, как планировать свой день и работать продуктивно, чтобы все задачи выполнялись в срок 👌🏻

1. Ну что, начнём с базовых принципов планирования.

Не секрет, что первый такой принцип – это выписывать все дела и не надеяться на свою память!

Если вы пытаетесь удержать всё в голове, то это приводит к нежелательным последствиям, и что-то, скорее всего, будет забыто. Наш мозг работает гораздо медленнее в режиме постоянного напряжения и проверки себя. «А не забыл ли я про что-то важное?» – это действует на наш организм как сильный стрессор.

Что делать? Регулярно выполнять одно потрясающее упражнение: выгружать список дел.

В современном тайм-менеджменте выделяют 3 основных вида задач:

· жесткие

· гибкие

· бюджетируемые

Задачи жесткие – я их называю «встречи» – это дела, привязанные к конкретному времени.

Гибкие задачи не привязаны к конкретному времени, и их можно выполнить в любой момент. Именно такие задачи зачастую занимают львиную долю в списке дел. К гибким относится большая часть задач по работе, по дому, а также большинство регулярных, то есть, повторяющихся задач.

Бюджетируемые – это разновидность гибких задач. К ним можно отнести дела, на выполнение которых отводится конкретное время. У этих задач тоже нет привязки к точному времени, но они требуют определенных временных затрат. Они также могут быть и регулярными.

Для себя я предпочитаю алгоритм жестко-гибкого планирования. Суть его в том, что нужно выполнять гибкие задачи в порядке их периодичности в окнах между жесткими задачами. Подобный план можно составить как в бумажном, так и в электронном виде. Но давайте всё-таки обозначим интересный момент про бумажные ежедневники – у них, понятное дело, есть свои плюсы и минусы. Лично я к минусам отношу то, что очень неудобно:

· постоянно носить их с собой, чтобы записывать задачи,

· а также переписывать и переносить дела.

Среди плюсов можно выделить следующее:

· задачи лучше запоминаются именно тогда, когда записываешь их рукой,

· при этом возможна абсолютно любая удобная вам структура записи, в отличие от готовых приложений.

P.S. Я советую сначала попробовать бумажный планировщик, чтобы понять, какие фишки в планировании вам нужны, для дальнейшего выбора приложения. Кстати, есть классное приложение iPlan, которое можно найти в AppStore.

Расскажу еще про один интересный метод планирования, который называется «эффект дробления задачи». Ни для кого не секрет, что какие-то задачи требуют нескольких подходов, а некоторые можно выполнить за 1-2 раза. К примеру, дипломную работу за 1 раз качественно не напишешь – она требует нескольких подходов. А прочитать какую-нибудь статью можно и одним действием. Разделяйте все задачи на более мелкие части и смотрите, сколько нужно выделить времени на выполнение каждой из них. Кстати, таким образом можно еще и декомпозировать свои цели.

2. А теперь давайте обсудим такой момент: почему ваши планы не реализуются?

Я считаю, что есть одна основная причина – планирование идет без учета текущей нагрузки и отсутствия физической возможности сделать все дела. Вы можете спросить: «А как же можно по-другому?»

Для начала нужно ответить на 2 вопроса:

· Чем вы сейчас занимаетесь?

· И есть ли у вас вообще на это время?

Интересный момент: вы уже чем-то заняты 24 часа в сутки, и, если хотите взять что-то новое – нужно перестать делать что-то старое (что логично). Когда вы планируете на конкретное время какую-то гибкую задачу, необходимо учитывать наличие свободного времени в целом.

Как уже говорилось ранее, задачи можно ставить в промежутке между жесткими. Также иногда бывает удобно планировать время блоками. Например, утром ставить личные дела, далее – рабочие, затем семейные и снова личные. Это довольно удобно, но не всегда выполнимо.

3. Кстати, давайте разберем ошибки планирования, про которые обычно все забывают:

· Планировать только рабочие и домашние дела, задачи по саморазвитию, но НЕ планировать отдых и восстановление.

Когда вы беретесь за учебу или работу, важно быть в ресурсном состоянии! Ваше самочувствие напрямую влияет на продуктивность и результаты. Рутина может закончиться нескоро, поэтому так важно отдыхать между задачами. Продуктивность всегда выше, если работать с перерывами.

Если заранее не выбрать окно для перерыва и не добавить отдых в календарь как задачу, то на это просто можно не найти время! А потом наступает выгорание…

· Не закладывать «буферное» время.

Буфер – это то, что позволяет заглаживать последствия ударов или столкновений. Таким образом, «буферное» или запасное время сглаживает столкновение ваших планов. Старайтесь закладывать больше времени на некие форс-мажоры, чтобы просто не волноваться или не переживать об опозданиях.

4. Так как же всё-таки работать продуктивно и не сливать своё время?

Есть потрясающее слово «многозадачность». Как успевать делать много дел одновременно? В принципе, это возможно, но выполнять задачи нужно последовательно, а не параллельно.

Давайте подумаем, что или кто чаще всего нас отвлекает от дел. Это друзья, близкие, домашние животные и, конечно же, уведомления на наших гаджетах. Как показывает практика, после таких вот «отвлеканий» уже через пару часов работы можно почувствовать себя вымотанным, но при этом ни одно дело, скорее всего, не будет доведено до конца…

Знаете, есть такой интересный человек – Максим Дорофеев, который называет себя прокрастинологом. И, по его мнению, такой эффект, описанный выше, можно назвать «эффектом дырявого стекла»: все дела куда-то стеклись, но результата нет вообще.

Как часто вас вообще отвлекают? Ученые выяснили, что в среднем удается работать или учиться без отвлечений всего 6 минут! А чтобы обратно вернуться к нормальной работе, необходимо еще примерно 3 минуты. То есть, почти половина рабочего времени просто сливается на переключение с отвлекающего фактора на свою задачу…

Что делать?

Во-первых, попробовать не отвлекаться на уведомления, пока вы работаете. Отключайте все уведомления во время выполнения важных задач.

Если вы всё-таки отвлеклись или получили дополнительные поручения, не бросайтесь заниматься какой-то новой задачей. Не торопитесь! Запишите всё новое в список дел и вернитесь, когда завершите текущие дела. Наш мозг воспринимает новое как срочное, но в 90% случаев это абсолютно не так. Когда вы через некоторое время закончите текущую задачу и посмотрите на новое дело, скорее всего, окажется, что прямо сейчас им заниматься вообще не обязательно! Всегда можно что-то отложить – вы всё успеете!

Надеюсь, после прочтения этой статьи вы вынесли для себя что-то полезное для организации своего рабочего дня на фрилансе и не только😉 В комментариях можете поделиться своими подходами к планированию дня 👇🏻