Как не профакапить мероприятие: 8 лайфхаков, чтобы избежать непредвиденных ситуаций

Любой event-проект — это сложный процесс, который зависит от большого количества факторов. И, как в любой сложной системе, на мероприятии что-то может пойти не так. В самый важный момент ломается техника, опаздывают подрядчики, пропадают спикеры, а участников неожиданно оказывается больше запланированного и мест на всех не хватает. Совместно с платформой для управления знаниями, документами и задачами TEAMLY собрали для вас лайфхаки, которые помогут избежать подобных ситуаций и провести крутое мероприятие!

На связи Владимир Давыдов — один из основателей StickPeek. Мы делаем мерч со сменными стикерами, которые превращают корпоративную одежду в инструмент адаптации, вовлечения и мотивации сотрудников.

Вместе с профи из Intercomm мы уже рассказывали, как организовать и успешно провести свою конференцию. В этой статье поделимся проверенными лайфхаками от TEAMLY, на что нужно обратить внимание в первую очередь организатором мероприятий и участникам ивентов. Команда TEAMLY дважды в год организует большие профильные конференции по эффективному управлению бизнесом и командами. За это время накопилось немало лайфхаков, которыми они поделились.

Содержание

Для участников мероприятия

Для организаторов мероприятий

Ивенты — отличный способ наладить контакты с другими профессионалами в вашей отрасли, узнать о новых тенденциях и технологиях и привлечь новых клиентов или партнеров. Собрали несколько советов, которые помогут повысить эффективность участия в мероприятиях.

Каждый год проходит огромное количество конференций по разным тематикам. Чтобы ваша компания запомнилась и выделилась на фоне конкурентов, нужен уникальный стиль. Разработка логотипа, выбор цветов и шрифтов, проработка деталей различных фирменных элементов – все это поможет обратить внимание на ваш стенд.

Корпоративная одежда выделяет представителей компании на конференциях и выставках, повышает узнаваемость бренда. Например, сотрудники IT Territory, одной из старейших игровых студий внутри VK, на конференциях одеваются в свой корпоративный мерч, чтобы показать принадлежность к одному бренду всей команды.

Сегодня многие конференции предлагают единое приложение или чат-бот, в котором участник может забронировать место на выступлении конкретного спикера, посмотреть расписание и темы лекций, заказать обед. Это удобно и для участников, и для организаторов — путь гостя на всех этапах мероприятия поддерживается с помощью телефона.

Используйте QR-коды на бейджах. Представьте, что вы идете на мероприятие и вам нужно поделиться контактами с участниками. Можно напечатать 100 визиток, большинство из которых благополучно затеряется. А можно сделать мерч с QR-кодом, который ведет, например, на сайт компании — для этого достаточно навести камеру смартфона на код.

Если нужно собрать обратную связь от участников конференции используйте такую механику: ссылка на анкету-опросник прямо на вашем мерче. Анкеты на листочках А4 заполняют на стендах неохотно, а вот гугл-форму удобно заполнить со смартфона. Все данные сразу подгружаются в электронном виде в таблицу, не придется после мероприятия переносить их с бумажек вручную.

Альтернативой QR-кода можно назвать NFC-метки, на которые можно записывать разные действия и менять их сколько угодно раз. Например, вести на бот в Телеграм или на приложение вашей компании. Можно делиться файлами и другими документами одним взмахом телефона. Любой участник события, с кем вы захотите поделиться информацией, сможет получить ее, поднеся смартфон к чипу.

Круто выглядит и дополненная реальность AR. Например, при наведении камеры смартфона на подобный стикер приложение «оживляет» космонавта, изображённого на мерче.

→ Про методы использования инноваций в бизнесе и про геймификацию с помощью мерча с NFC, QR и AR рассказали в статье

Подготовьте активности, которые не только будут развлекать гостей, но и знакомить их с вашим продуктом или компанией. Например, на конференциях TEAMLY в демо-зонах сразу демонстрируют новые фичи, о которых рассказывают во время выступлений. Так гости сразу могут на практике увидеть все функции и попробовать их в деле самостоятельно.

Также особенно запоминающимися будут геймифицированные активности, которые будут не только выполнять свои маркетинговые функции, но и поднимут настроение гостям. С помощью игр можно разыгрывать промо-коды, купоны, рассказать о продукте. Важно правильно подобрать игровые элементы, чтобы достичь максимального эффекта и удержать интерес аудитории. При этом не обязательно создавать платформу или приложение для игры. Можно запустить и завирусить игру в Telegram, в том числе с помощью мерча.

Наши партнеры ( Lerna, ЛитРес, Понимаю, HRbox, Корус, Safology и др.) используют мерч StickPeek в качестве подарков для участников выставок на своих стендах. Это помогает привлечь внимание к стендам, пополнить базу контактов и увеличить лояльность к бренду.

Локация. Идеально – центр города, чтобы всем было удобно добираться. Если в городе есть метро, то от него желательно не дальше 10-15 минут пешком. Позаботьтесь о местах для автомобилей участников и заранее расскажите о возможных вариантах, где можно будет оставить машину. Так никто не будет нервничать из-за невозможности припарковать авто перед началом мероприятий, а кто-то, возможно, выберет альтернативный вариант как добраться до места.

Если ваше мероприятие длится более 3-х часов, лучше позаботиться о фуршете на месте проведения. В ином случае будьте готовы к тому, что гости начнут разбредаться по ближайшим кафе и не факт, что вернутся после этого на мероприятие.

Вместимость. Заранее рассчитайте, какое количество гостей вы планируете принять. И заказывайте все с расчетом +10%, а лучше 15%. Ситуации бывают разными,поэтому лучше перестраховаться. Например, на осеннюю конференцию TEAMLY “Управление знаниями и эффективная совместная работа” гостей пришло больше, чем было запланировано организаторами. Но команда была готова к такому повороту событий — за 10 мин расставили резервные посадочные места и уместили всех гостей.

→ Истории от эйчаров разных компаний о мероприятиях, на которых всё пошло не так, как планировалось.

Отдельные зоны выступлений и нетворкинга. Очень важно, чтобы эти две зоны были разделены. Не все гости во время докладов сидят в зале и слушают спикеров. Кто-то предпочитает присутствовать только во время определенного выступления, а в остальное время общаться с коллегами. И часто гул голосов в соседнем, не отделенном стеной зале, мешает спикерам и сбивает их.

Место для фотозоны. Это станет не только еще одной активностью между выступлениями, но и бесплатным продвижением вашего мероприятия – ведь красивые фото с вашим логотипом непременно попадут в социальные сети.

Мебель. Удобнее всего, чтобы на площадке уже была мебель – в этом случае не придется арендовать ее у подрядчиков. Обратите внимание на удобство стульев и кресел: гостям должно быть комфортно на них сидеть несколько часов.

Впечатление от мероприятия складывается из мелочей. Подготовить пакет участника с полезной и симпатичной раздаткой и вручить его каждому на входе — обязательный элемент заботы об участниках. Такие небольшие подарки создают приятные эмоции и воспоминания о мероприятии.

Красивую брендированную продукцию для стартового набора участников хранят, делятся фотографиями в социальных сетях с указанием вашего хэштега, а это повышает узнаваемость вашего мероприятия.

Раздаточные материалы в шуршащем пластиковом пакете, который после мероприятия отправится в утиль — не лучший вариант. Гораздо эффективнее использовать для этой цели тканевые шопперы — мы в StickPeek уже несколько лет изготавливаем их для участников ежегодной конференции Intercomm. У каждого мероприятия есть своя креативная концепция, которая отображается и в брендировании зала, и в раздаточных материалах. Шопперы сделали с соответствующим принтом и тематическими стикерами.

Спикеры – это один из факторов для принятия решения об участии в любой конференции. Качественно выстроенное взаимодействие с ними поможет повысить продажи мероприятия, гарантировать качество контента и сделать выступающих амбассадорами вашего события.

Комфорт приглашенных спикеров так же значим, как и удобство гостей. Подготовьте отдельную комнату, где эксперты смогут оставить свои вещи и комфортно подготовиться к выступлению. Отличным бонусом в вашу карму станут закуски и напитки в спикерской – так экспертам не придется биться с гостями за бутылку воды или бегать в ближайшее кафе.

Заранее предоставьте каждому спикеру все необходимые сведения о конференции, его выступлении и всех технических деталях. Идеально, если для этих целей есть отдельный специалист, который будет поддерживать связь со всеми спикерами и оперативно отвечать на вопросы.

Обязательно пропишите такие пункты, как: проверка оборудования и его работоспособности, наличие всех презентаций и других материалов для выступлений, застройка всех зон и наполнение каждой: фойе, нетворкинга, гардероба.

За несколько часов до начала проконтролируйте готовность подрядчиков: фотографы, операторы, кейтеринг. Проверьте наличие всех членов команды и задач у каждого. Бывает, что сотрудники теряются на большой площадке или не знают, чем должны заниматься. Проговорите с ними еще раз зоны их ответственности и конкретные действия, которые они должны выполнять.

Эти советы по планированию и проведению ивент-проектов — лишь небольшая часть сложного и многогранного процесса, в котором каждая деталь имеет значение. Непредвиденные ситуации, ошибки – это неизбежность, особенно для начинающего организатора. Главное — анализировать произошедшее, извлекать из этого уроки и не наступать на те же грабли.

Мероприятия по-прежнему остаются отличной возможностью привлечь внимание новой аудитории, повысить лояльность клиентов, занять выгодное положение в своей сфере на рынке и увеличить популярность своего бренда.

Реклама ИП Давыдова Ирина Константиновна

ИНН: 771973915181

erid: 2Vtzqw3TBFY