Эффективная работа коммуникационного агентства в условиях COVID-19

Лайфхаки от агентства Pro-Vision Communications + лучший опыт коллег

Мы очень хотели рассказать о том, на что важно обратить внимание в процессе перехода, а также поделиться лайфхаками по дистанционной работе, но нас опередили наши друзья – Платформа НТИ. Нам остается лишь выборочно процитировать их шикарный гайд (выделено курсивом) и дополнить его собственными наработками.

Лидеру команды. Договоритесь о ритме синхронизации. Когда вы сидите с коллегами в одной комнате, вы легко можете записать общий список задач на стену, быстро обсудить проблему или задать вопрос. При переходе в online ваша близость рассыпается. Запустите ритуал синхронизации команды в течение дня и недели. Например, это могут быть общие созвоны раз в неделю и текстовая перекличка в чате утром и вечером каждый день.

Мы в Pro-Vision Communications реализовали эту идею немного иначе. Каждое утро руководители подразделений формируют список задач на день, который затем отправляется на групповой ящик отдела. В отличие от индивидуально разосланных KPI’s, такой формат служит призывом к дискуссии. Коллеги обсуждают поставленные задачи, вместе с руководителем распределяют их внутри команды, задают уточняющие вопросы. В конце дня формируются отчеты о проделанной работе. И, конечно же, никто не отменяет коммуникацию в рабочем чате.

Лидеру команды. Зафиксируйте общее окно доступности. В удаленном режиме вы не просто работаете из дома, отеля или еще какого-то места, отличного от вашего офиса. Режим каждого сотрудника приобретает еще больше индивидуальных зависимостей: кто-то теперь встает в 11, потому что засыпает в 2, кому-то днем надо позаниматься с ребенком, у кого-то сдвигается часовой пояс. Это нормально: просто договоритесь внутри команды о минимально необходимом общем пересечении календарей, когда все доступны online. В такие слоты будет удобно кидать синк-ап встречи.

При этом важно, чтобы общее окно доступности не слишком сильно выходило за рамки вашего обычного графика. Другими словами, если ваша компания всегда работала с 10.00 до 19.00, не стоит переходить на режим с 12.00 до 21.00 только потому, что части сотрудников хочется подольше поспать. Помните: удаленная работа – это все еще работа, к тому же все ваши клиенты ожидают, что вы будете на связи в стандартное время.

Лидеру команды. Настройте фоновую синхронизацию. Пока вы все физически вместе, вы параллельно с работой делитесь новостями, шутками, сплетнями и прочим фоновым шумом. Вам никто не говорил, но это тоже часть работы. Было бы грустным это ощущение коллектива потерять в дистанционном режиме. Настройте для команды чатик с оффтопами или группу в discord. Но следите за своим цифровым следом!

Чтобы вся коммуникация между коллегами не скатилась в оффтоп, мы рекомендуем использовать несколько каналов связи. Например, электронную почту для текущих и запланированных дел, а Telegram для срочных + еще один чат для свободного общения.

Индивидуально. Управляйте своим расписанием. Дистанционный режим создает ложное ощущение свободы и отсутствия контроля. Всем все равно, сидите вы в пижаме или в костюме. У вас появляется больше гибкости и новые отвлекающие факторы. Поэтому особенно важно выработать для себя новый рабочий график. Получится не сразу: начните с фиксации слотов на перерывы, ведите в блокнотике учет отвлекающих факторов и своих временных затрат. Через несколько дней оптимизации вы войдете в комфортный ритм.

Одна из технологий тайм-менеджмента заключается в том, чтобы через каждый час интенсивной работы делать короткий перерыв. Преимущество онлайн-режима в том, что это время можно заполнить чем угодно. Правда, советуем воздержаться от развлечений, которые могут выйти из под контроля. Иначе знакомство с трейлером сериала может перерасти в полноценный просмотр, чего в формате удаленной работы необходимо избегать. Также советуем отключить посторонние уведомления (в первую очередь – от личных страниц в VK, Facebook и Instagram).

Лидеру команды. Контролируйте крайности. При работе в удаленном режиме можно уйти в одну из двух крайностей: если у вас нет задач, то вы ничего не делаете; а если задача вас увлекла, то вы забываете отдыхать и теряете счет времени. Чтобы избежать первого, обсудите с командой, какие у вас есть фоновые несрочные задачи, которые можно делать в любой момент: например, разобрать архив, причесать презентации, поправить тексты на сайте или узнать, как дела у партнеров. Чтобы избежать второго: доверьтесь своему календарю – в нем уже должно быть записано время, когда вы не работаете.

Хорошая практика, которую следует масштабировать на всех сотрудников. При отсутствии текущих задач руководитель может просто поддерживать связь в течение дня и/или инициировать проработку несрочных проектов, а при высокой нагрузке – контролировать, чтобы работа делалась в заранее оговоренные сроки и чтобы выходы за их рамки не приобрели системный характер.

Индивидуально. Выделите рабочее пространство. Дома можно работать из кресла, из кровати, из ванны, на подоконнике, на балконе и даже на иголках акупунктуры. Разнообразие возможностей может вас долго удивлять. Но чтобы работать продуктивно, найдите или оформите одно место, которое будет вам комфортно и станет для вас привычным рабочим пространством.

Главный принцип заключается в том, чтобы рабочее место было максимально не похоже на то, где вы привыкли отдыхать и свободно проводить время. Есть возможность не использовать домашний ПК, а взять из офиса ноутбук и оборудовать себе рабочее место в другой комнате или на кухне? Сделайте это. У нас в агентстве, например, один сотрудник после перехода на удаленную работу никак не мог сосредоточиться и все время отвлекался на домашние дела. В итоге он нашел необычный выход из положения: чтобы работать так же эффективно, как раньше, ровно в 10:00 он и дома надевал деловой костюм и снимал его только в 19:00, в конце рабочего дня. Таким образом, он психологически помогал себе создавать «офисную» атмосферу и переставал прокрастинировать.

Лидеру команды. Синхронизируйте софт в команде. Удаленный режим работы способствует поиску более эффективных инструментов для решения традиционных задач. Это хорошая новость. А вот плохая: если вовремя не договориться об общих инструментах коммуникации и работы (в т.ч. об общих правилах работы с календарем, почтой и мессенджерами), то вы будете терять на пограничных издержках. Например, планируя встречу, проще ориентироваться на календари коллег (если они актуальны и открыты), чем опрашивать каждого индивидуально. Встреча, занесенная в календарь, сама напомнит о себе.

Еще один важный момент – организация удаленного доступа к корпоративным жестким дискам. Если эта опция предоставляется выборочно, необходимо опросить сотрудников и выяснить, для кого она критична, а для кого нет. При наличии грамотной ИТ-поддержки все это можно сделать за день.

Индивидуально. Экономьте общее время. Кажется, что теперь, когда мы все ушли в online, нас можно легко собрать на общую встречу – намного проще, чем в физическом офисе. Поэтому делаем одну большую встречу и зовем всех причастных. Не надо так. В online вы никогда не знаете, что делают ваши коллеги, ожидая своей очереди в повестке. Бич каждой такой встречи: «Ой, повторите вопрос, связь пропала». Лучше разбить большую встречу на несколько маленьких узким составом, после чего прислать всем общее резюме.

Мы на период онлайн-работы вообще решили сократить количество планерок, заменив их ежедневными и еженедельными отчетами. Конференции организуются только для обсуждения новых проектов.

Индивидуально. Совместно повышайте цифровую грамотность. Раз вы уже в online, вам и флаг в руки – используйте online-курсы для развития своих компетенций. Договоритесь с руководителем, какой курс вам будет наиболее полезным и вставьте его в план своих работ. Наибольшего эффекта вы достигните, если будете проходить один курс одновременно со своими коллегами, обсуждая задания и свои наблюдения.

Обучение такого типа особенно эффективно, когда подобные проекты запускаются и реализуются по инициативе руководства. Вы можете составить список курсов, с которыми сотрудникам стоит ознакомиться, а затем, уже по итогам просмотра лекций, организовать обратную связь и обсуждение ключевых выводов. Помимо прочего, это дает и командообразующий эффект, которого так сильно не хватает на удаленной работе.

Если у вас остались какие-то вопросы по организации удаленной работы в сфере интеллектуальных слуг, готовы ответить в комментариях.