Как автоматизировать финансовый анализ и уменьшить ручную работу
Традиционные подходы к финансовой аналитике часто сопряжены с рутинной работой по выгрузке и обработке данных вручную, с бесконечными таблицами и отчетами, которые теряют актуальность, едва успев сформироваться. Что помогает бизнесу работать с актуальными данными в режиме реального времени, рассказываем в статье.
Что такое OLAP
Понятие OLAP в 1993 году предложил Эдгард Кодд — британский учёный, работавший над теорией реляционных баз данных. Само название OLAP расшифровывается как «On-Line Analytical Processing» и хорошо описывает суть подхода: работа с данными, а именно их анализ, осуществляется в реальном времени. OLAP — это не конкретное бизнесовое программное обеспечение, а технология многомерного анализа данных, собираемых и накапливаемых любой компанией в ходе работы. Такой подход позволяет бизнесу оперативно реагировать на изменения и принимать управленческие решения, основанные на данных, а не субъективных мнениях или уже нерелевантном опыте.
Компании осознают важность финансовой аналитики, планирования и прогнозирования. По данным опроса, проведённого компанией Barc, важность финансового планирования и прогнозирования отметили в 54% ответов, а важность ведения внутренней отчетности и аналитики в 40% ответов. Всего было опрошено 193 компании, респонденты могли выбрать несколько вариантов ответа.
Источник: BARC
При этом опрошенные компании отмечают, что, управляя эффективностью они сталкиваются с рядом проблем: чрезмерная трудоемкость работы в «ручном режиме» и отсутствие автоматизации, отсутствие данных в форме, подходящей для принятия решений, и отсутствие интеграции процесса управления.
Как устроена финансовая аналитика без OLAP
В компании существуют информационные системы, в которых фиксируются оперативные данные о фактах совершения операций и система для хранения этой информации — например, ПО для бухгалтерского учета и СУБД. Чтобы получить данные из хранилища, используются запросы на получении выборки тех или иных данных на постоянной основе или разово.
Такая работа не совсем эффективна. Во-первых, большинство собираемых данных скорее всего не используется по назначению — они лежат мертвым грузом, а не служат базой для принятия решений. Во-вторых, процесс получения данных может требовать привлечения IT-специалистов (для подключения к базам данным, написания запросов и выгрузки данных, подготовки отчетов) или TI-навыков у пользователя (хотя бы знание SQL). Это затрудняет процесс оперативного реагирования на меняющихся условия ведения бизнеса. В-третьих, полученные данные могут быть излишними, вызывать информационную перегрузку и стопорить процесс принятия решений.
Финансовая аналитика на базе OLAP
Подход, основанный на использовании OLAP, отличается:
- Оперативностью — доступ к данным в режиме «реального времени»;
- Свободой манипуляции данными — консолидация, детализация, вращение, получение срезов по заданным параметрам;
- Многомерностью представления данных — анализ данных сразу по нескольким измерениям;
- Доступностью — от рядовых пользователей не требуется продвинутых IT-навыков;
- Широкими возможностями визуализации результатов анализа
Как и любая другая технология, OLAP не идеальна и имеет недостатки. Прежде всего это высокие требования к используемому «железу». Но использование облачных сервисов вместо собственных серверов снимает это ограничение. В любом случае потребуются ресурсы, финансы и время на внедрение системы, подготовку IT-специалистов и пользователей.
Одна из сфер применения OLAP в финансовом анализе — бюджетирование. OLAP-системы подходят для построения большинства бюджетных отчетов. Они позволяют анализировать структуру доходов и расходов, динамику показателей в разрезе отдельных статей, структурных подразделений, сопоставлять показатели подразделений, анализировать себестоимость, прибыль.
Как строится бюджетирование на базе Optimacros, можно увидеть на примере нашего бизнес-кейса «Бюджетирование на птицеводстве». Смотрите по ссылке.
На OLAP построено большинство современных CPM/ERP-систем, о них мы писали в прошлой статье. Ссылка.
Использование OLAP-технологий открывает новую веху в финансовом анализе и планировании. Бизнес переходит к расширенному анализу и планированию, выводит процессы анализа и планирования за пределы финансовой службы и устраняет разрывы между отделами, синхронизируя их планы.