Как все успевать. Планирование 2025

Однажды я понял, что дел в 3 раза больше, чем в сутках часов.

План на день вызывал дикую тревогу, потому что каждый час в календаре был занят до самого вечера.

Стоило задержаться с выполнением лишь одной задачи, следом «ехало» все расписание.

Именно тогда я решил разобраться с планированием и найти действительно рабочий способ управления делами и временем.

Изучая различные методы планирования, я наткнулся на технологию Дэвида Аллена GTD (Getting Things Done).

Книга «Как привести дела в порядок» была издана в 2001 году и инструменты планирования там были средневековые: карточки, папки, блокноты. Не хватало современных технологий. При этом сам метод идеально подходил для многозадачности.

Я адаптировал метод Дэвида Аллена к современному таск-менеджеру Todoist. Получилась идеальная рабочая методика, которую я использую по сей день.

За 8 лет ежедневного использования я круто прокачался в планировании и сервис Todoist включил меня в 0,01% пользователей со всего мира (более 30 млн пользователей) по эффективности!

Кроме того, мы с командой за 7 лет организовали более 100 мероприятий и накопился собственный опыт управления проектами которыми я давно хотел поделиться. Этот час настал.

Прежде, чем внедрить новый инструмент планирования, не плохо было бы навести порядок в текущих делах.

Инвентаризация состоит из 2 этапов: сбор данных и их обработка.

Теперь вам нужно принять решение по каждой единице планирования (ЕП).

Чтобы не путаться в понятиях, давайте зафиксируем, какие бывают ЕП:

Теперь нам нужно принять решение по каждой единице планирования, выбрав один из пяти статусов:

1. Выбросить/удалить/отменить: это те материалы, задачи, проекты, которые потеряли актуальность.

2. Отложить: задачи и проекты которые надо бы сделать, но когда-то потом (без определенных дедлайнов). Здесь лежат классные идеи, наработки, второстепенные проекты.

Для этих ЕП в таск-менеджере (я по-умолчанию буду приводить пример с Todoist) можно выделить отдельный проект. Я назвал такой проект «ИДЕИ». Вы можете назвать как-то иначе.

3. Сделать прямо сейчас: это простейшие задачи, которые требуют на выполнение 5-10 минут и их можно сделать прямо в процессе инвентаризации.

4. Справочные материалы: это статус для тех самых справочных материалов. В идеале выделить одно место хранения справочных материалов и разместить все там (заметки, папка на компьютере).

5. В проекты: это задачи и проекты, которые мы планируем сделать в ближайшую неделю/месяц/год. Эти проекты связаны с нашими годовыми целями. Их нужно декомпозировать и привязать ко времени.

Сейчас давайте зафиксируем очень важную мысль:

Задачи, которые мы ставим себе в план каждый день должны вести к выполнению целей недели ➡ месяца ➡ года ➡ жизни.

Именно поэтому, для эффективного планирования важно поставить ясные цели.

Я рекомендую делать так:

Таким образом, даже самые незначительные задачи текущего дня станут частью целей на месяц. Они в свою очередь частью целей на год.

Таск-менеджер и сервисы для планирования это всего лишь оболочка/платформа, где мы размещаем наши проекты и задачи. Поэтому постановку целей и разбивку их на проекты я делаю в отдельном документе. В моем случае это майндкарты и письменный блокнот.

Как ставить цели и декомпозировать их на проекты подробно описал в этой статье!

Имея список проектов и задач, вы можете перевести их в такс-менеджер, создав под каждый проект свою папку проекта, разделы, списки задач

В карточке задачи вы можете указать дату исполнения, а также время, приоритет и метки.

Если с датой и временем исполнения все понятно, то по приоритетам и меткам я расскажу дальше. Это самое вкусное!

Это когда мы привязываем задачу к конкретной дате или даже времени.

Например: встретиться с подрядчиком в ZOOM в 13:00 3-го сентября.

Этот способ эффективен только для жестких задач, в которых мы привязаны к определенному времени обязательствами или договоренностями с кем-то: встречи, созвоны, планерки.

К сожалению, многие из нас используют этот способ для всех задач, привязывая ко времени даже мягкие дела, не имеющие строгих временных рамок.

К примеру, вам нужно сделать презентацию. Не имеет никакого смысла ставить эту задачу на 10:00.

Самый главный минус такого подхода - стресс. Отсутствие гибкости и свободы в расписании создает сильное давление и дискомфорт.

Кроме того, любая накладка рушит все дальнейшее расписание.

Вы спросите: Как тогда все успеть?

Давайте изучим еще 4 способа планирования:

В разных условиях проще выполнять разные задачи.

К примеру, когда я еду в такси мне удобно:

Когда я в офисе за компьютером мне удобно выполнять дела, требующие клавиатуру и размещение за рабочим столом

На зуме с ассистентом мне нужны задачи которые можно делегировать или те, которые я уже делегировал ранее, чтобы «чекнуть» их выполнение.

Многие современные планировщики позволяют устанавливать «теги» для задач. Как раз с помощью тегов вы можете привязывать задачи к тому или иному контексту:

К примеру, мне нужно прочитать статью. Вместо того, чтобы планировать эту задачу на какой-то день или уж тем более на какое-то конкретное время, я ставлю задачу без привязки ко времени, но с указанием тега. В моем примере это тег «такси».

Эта задача не будет висеть у меня в плане на сегодня или какой-то другой день, но когда я сяду в такси, открыв список задач с тегом «такси», я поочередно начну делать все дела, подходящие для этого контекста.

Точно также, я могу запланировать и задачи, требующие настольного компьютера или нахождения в офисе.

Приоритет другими словами - это важность.

В такс-менеджерах и приложениях для планирования есть функция назначения приоритета. Выглядит это так:

Приоритет 1 - самый важный, 2 - меньший по важности и так далее до 4 - наименьшего по важности.

Вы можете ставить задачи вообще без привязки к конкретному дню, но с указанием приоритета. В таком случае задача будет у вас в списке дел по конкретному проекту.

Также вы можете расставлять приоритеты для дел, привязанных к конкретному дню.

В любом случае, такое распределение задач позволяет быстро принимать решение, что именно мне сделать в первую очередь.

Этого способа планирования нет в книги Дэвида Аллена, узнал о нем от одного из своих наставников.

Вспомните ситуацию, когда вам было сложно переключиться от одного вида деятельности на другой.

К примеру, вы 3 часа сидели за табличками, документами, цифрами, калькулятором и вам резко нужно включиться в продающие переговоры с клиентом.

Для любого человека это будет сделать сложно, потому что мозг на каждую из задач работает в разных режимах скорости. Разделы мозга для коммуникаций и подсчетов работают разные.

Именно поэтому, имеет смысл разводить разные задачи во времени.

Я вот какие виды задач выделяю:

Вы можете выделить от 1/2 дня до нескольких дней на разные виды задач, в зависимости от вашей специфики.

К примеру, четверг - день коммуникаций. В этот день проводим все планерки, переговоры с клиентами и поставщиками. Пятница - день аналитики. А первая половина вторника - период для творческих задач.

Будьте уверены, тот же объем задач вы выполните гораздо быстрее и легче.

Кстати, названия видов деятельности можно выделить в контексты/теги (пункт 2).

Такой способ хорош, если в рамках проекта участвует команда. Можно выехать загород и сделать двухдневный спринт.

Мое мнение - можно и нужно.

Встречи и созвоны нужно планировать по хроносу, привязывая их к конретному времени.

Часть задач вы можете разместить в проекте, не привязывая их к определенному дню, потому что на этот проект у вас выделен отдельный день.

Вы можете поставить задачу на конкретный день, указать приоритет и контекст. Тогда вам будет проще ориентироваться в течение дня.

Здесь не буду давать конкретных рекомендаций. Пробуйте и находите свой!

Чисто не там где убирают, а там где не сорят.

С планированием та же история. Источник бардака и хаоса - новые задачи.

В таск-менеджере есть специальный буфер для ВСЕХ новых задач, проектов и идей - ВХОДЯЩИЕ.

Представьте, что посреди дня вам «прилетела» какая-то задача, идея, просьба от кого-то. Вы просто заходите в приложение и записываете это в папку входящие.

Не нужно больше ничего делать! Ни время назначать, ни приоретит, ни контекст.

Папка входящие - это своего рода санитарная зона в вашем планере.

Раз в день или раз в неделю (не реже) выделяем полчаса на изучение папки «входящие» и делаем ту самую инвентаризацию, что я описал в начале статьи.

Неактуальное удаляем, что-то откладываем в папку Идеи, что-то размещаем в проекты, быстрые задачи выполняем на месте.

Этот простой метод приема входящих дел сэкономит вам много времени и нервов. Кайф, знать, что все лежит на специальной «полочке» и ждет своего часа.

Вот несколько фишек в дополнение статьи.

Задачи, которые нужно делать регулярно в определенное время можно «зациклить» в такс-менеджере:

Теперь каждое 4 сентября будет появляться задача с напоминанием.

Кстати, можно поставить звуковое напоминание и пуш-уведомление на телефон.

Зацикливать задачи можно не только по датам, но и по дням недели: каждый четверг, каждый день.

Выше я рассказывал, что многие задачи нужно выполнять не в определенное время, а в определенном контексте. Контекстом может быть место. И для таких случаев в такс-менеджерах есть связь с вашей геолокацией:

К примеру, вам нужно купить шпатель. Ставите напоминание по месту и приложение напомнит вам о покупке, когда вы будете рядом со строительным магазином.

Я 7 лет занимался организацией мероприятий. Мы с командой провели более 100 событий.

Мероприятие - тот еще проект с множеством переменных, сотней подпроектов и задач.

За эти годы я научился одному важному правилу:

К примеру, вы решили поставить презентационный стенд на выставке. Это проект, состоящий из ряда подпроектов и задач.

Выставка запланирована на 1 июня, а сейчас на дворе январь.

1 июня стенд должен уже стоять на выставочной площадке. Должны быть определены делегаты от команды, готовы промо-материалы и т.д.

Чтобы стенд был на площадке 1 июня, когда он должен быть готов на производстве? 25 мая - ставим в план проекта.

Чтобы 25 мая стенд был готов на производстве, когда нужно запустить его в работу? 5 мая - ставим в план.

И так, шаг за шагом мы придем к сегодняшнему дню.

P.S. Не забывайте на каждый шаг ставить время с запасом на 30-40%. Это еще один важнейший лайфхак.

Представляете, многие задачи мы саботируем просто потому, что мозгу не удается с первого прочтения понять, что именно от него требуется.

Вот примеры названия задач, которые скорее всего будут отложены (саботированы):

При первом касании глаз, информация о задаче поступает в мозг. От того, как выглядит задача зависит реакция мозга. Если она очень большая, непонятная или размытая, мозг создаст сопротивление.

Чтобы было проще выполнять задачи, называйте их простыми, понятными глаголами:

Простые глаголы: написать, позвонить, поговорить, сходить, открыть.

Я пользуюсь Todoist уже 9-й год, поэтому других не изучал. Но изучив статьи в интернете нашел вот такие варианты:

Очень рекомендую перед подключением одного из них убедиться в наличии инструментов, описанных в этой статье:

Как поставить цели на год по всем сферам жизни и декомпозировать их на проекты рассказал в этой статье:

Все это и многое другое ждет вас в моем телеграм-канале «Продажи на миллиард»

Подписывайтесь, чтобы быть в курсе свежих исследований и статей!