Как я оптимизировала работу и снизила стресс в удаленной команде с помощью одного Word-документа и нейросети Notebook LM
Если вы когда-нибудь работали в команде, где основной язык — английский, но сами владеете им не на должном уровне, то вы понимаете, как важна коммуникация. Когда я начинала работать, письменного английского оказалось более чем достаточно. Но когда я начала искать сотрудников, стало ясно: даже если язык не требуется для выполнения рабочих задач, он необходим для понимания контекста. Так я пришла к нескольким важным выводам, которыми хочу поделиться.
Создание базы знаний
Сегодня я расскажу об инструменте, который упростил процесс онбординга, сократил ненужную переписку и помог быстрее адаптировать новых сотрудников. Это файл с выжимкой из еженедельных собраний, включающий основную терминологию и контакты людей, к которым можно обратиться с важными вопросами. В моей небольшой команде этот инструмент оказался очень эффективным!
Расскажу, как развивалась моя идея.
Файлы с ключевыми пунктами собраний
Идея была проста: сделать так, чтобы любой сотрудник мог понять, что происходит в команде, не прибегая к помощи коллег. Я создаю такие файлы с учетом двух принципов:
- Наблюдение за динамикой. Важно видеть, как растет команда, понимать, чем занимались предыдущие сотрудники, и какие проекты уже реализованы. Например: Необходимо согласовать правки. Анастасия Иванова свяжется с клиентом и пришлет ответ к среде. Таким образом, Анастасия знает свои задачи, а человек, который будет ее замещать через год, будет понимать, чего от него ожидают.
- Удобство поиска. Каждый файл составлен так, чтобы через функцию поиска (например, Ctrl+F) можно было быстро найти нужную информацию. Это позволяет избежать лишних вопросов к другим менеджерам.
С появлением нейросетей, таких как Notion AI или Notebook LM, процесс стал еще проще. Теперь я не прошу искать ключевые слова — я просто передаю файл и предлагаю сотрудникам задавать вопросы напрямую нейросети. Это экономит время и делает процесс адаптации комфортным.
Вернемся к примеру с Анастасией. Сотрудник, который замещает Анастасию, скачивает файл и загружает его в Notebook LM. После этого он задает вопросы, например: Какие функции выполняла Анастасия Иванова? Нейросеть отвечает: Судя по вашему файлу, Анастасия согласовывала правки с клиентами, сотрудничала с подрядчиками и так далее.
Адаптация нового сотрудника: пример из практики
Недавно я занималась онбордингом сотрудника, который должен был искать дизайнеров для команды. У него была частичная занятость — всего три часа в день. В тот день у меня оказалось больше задач, чем я рассчитывала, и мне нужно было быстро придумать, как занять сотрудника.
Чтобы оптимизировать его адаптацию, я заранее:
- Собрала документ с важной информацией. В нем были описаны процессы, ключевые контакты и базовые правила.
- Составила список вопросов и ответов. Эти ответы нужно было изучить, чтобы сотрудник мог сразу включиться в работу.
- Подготовила инструкции для взаимодействия с Notebook LM.
Если бы этот сотрудник свободно говорил на английском, я бы добавила документ для создания ознакомительный подкаст о нашей работе с помощью нейросети. Кстати, в приложении Eleven Labs уже можно делать подкасты на русском языке, но я пока не пробовала использовать это в онбординге. Возможно, это станет моим следующим шагом в оптимизации.
Регламенты для типичных задач
Каждая повторяющаяся задача заслуживает регламента. Может показаться, что это лишняя трата времени, но когда одно и то же приходится объяснять в пятый раз, файл-шаблон становится незаменимым. А благодаря Chat GPT это еще и можно сделать за 10 минут.
Я даже мечтаю сделать такой же шаблон для быстрого написания информационных постов в рабочих чатах, но пока руки не дошли. Но дойдут!
Регламент помогает:
- Сократить время на выполнение типичных задач.
- Уменьшить количество ошибок.
- Упростить адаптацию новых сотрудников.
Я убеждена, что качественная инструкция — это основа комфортной и продуктивной работы. Структурированная информация позволяет сотруднику чувствовать себя уверенно и понимать, что от него ожидают. Это отличная профилактика стресса, что особенно важно в удаленной работе.
Современный мир предоставляет множество инструментов для оптимизации работы. Важно знать, где искать возможности!