Как я оптимизировала работу и снизила стресс в удаленной команде с помощью одного Word-документа и нейросети Notebook LM

Если вы когда-нибудь работали в команде, где основной язык — английский, но сами владеете им не на должном уровне, то вы понимаете, как важна коммуникация. Когда я начинала работать, письменного английского оказалось более чем достаточно. Но когда я начала искать сотрудников, стало ясно: даже если язык не требуется для выполнения рабочих задач, он необходим для понимания контекста. Так я пришла к нескольким важным выводам, которыми хочу поделиться.

Сегодня я расскажу об инструменте, который упростил процесс онбординга, сократил ненужную переписку и помог быстрее адаптировать новых сотрудников. Это файл с выжимкой из еженедельных собраний, включающий основную терминологию и контакты людей, к которым можно обратиться с важными вопросами. В моей небольшой команде этот инструмент оказался очень эффективным!

Расскажу, как развивалась моя идея.

Идея была проста: сделать так, чтобы любой сотрудник мог понять, что происходит в команде, не прибегая к помощи коллег. Я создаю такие файлы с учетом двух принципов:

С появлением нейросетей, таких как Notion AI или Notebook LM, процесс стал еще проще. Теперь я не прошу искать ключевые слова — я просто передаю файл и предлагаю сотрудникам задавать вопросы напрямую нейросети. Это экономит время и делает процесс адаптации комфортным.

Вернемся к примеру с Анастасией. Сотрудник, который замещает Анастасию, скачивает файл и загружает его в Notebook LM. После этого он задает вопросы, например: Какие функции выполняла Анастасия Иванова? Нейросеть отвечает: Судя по вашему файлу, Анастасия согласовывала правки с клиентами, сотрудничала с подрядчиками и так далее.

Недавно я занималась онбордингом сотрудника, который должен был искать дизайнеров для команды. У него была частичная занятость — всего три часа в день. В тот день у меня оказалось больше задач, чем я рассчитывала, и мне нужно было быстро придумать, как занять сотрудника.

Чтобы оптимизировать его адаптацию, я заранее:

Если бы этот сотрудник свободно говорил на английском, я бы добавила документ для создания ознакомительный подкаст о нашей работе с помощью нейросети. Кстати, в приложении Eleven Labs уже можно делать подкасты на русском языке, но я пока не пробовала использовать это в онбординге. Возможно, это станет моим следующим шагом в оптимизации.

Каждая повторяющаяся задача заслуживает регламента. Может показаться, что это лишняя трата времени, но когда одно и то же приходится объяснять в пятый раз, файл-шаблон становится незаменимым. А благодаря Chat GPT это еще и можно сделать за 10 минут.

Я даже мечтаю сделать такой же шаблон для быстрого написания информационных постов в рабочих чатах, но пока руки не дошли. Но дойдут!

Регламент помогает:

Я убеждена, что качественная инструкция — это основа комфортной и продуктивной работы. Структурированная информация позволяет сотруднику чувствовать себя уверенно и понимать, что от него ожидают. Это отличная профилактика стресса, что особенно важно в удаленной работе.

Современный мир предоставляет множество инструментов для оптимизации работы. Важно знать, где искать возможности!