Задумали опередить конкурентов? Вам нужен Work Management прямо сейчас
Какой стартапер не мечтает выйти на IPO? Только по статистике через год 8 из 10 компаний сойдут с дистанции. Причина – не справились с ростом. Да и бизнесам, которые работают давно, расслабляться не приходится. Для них слабое место – масштабирование.
Когда и как закладывать фундамент, на который будет опираться управление рабочими процессами, чтобы на спокойном вайбе переходить на каждую новую стадию? Рассказываем в статье.
Привет! На связи TEAMLY – платформа для совместной работы и управления знаниями в бизнесе. Мы изучаем опыт крупных компаний, тестируем best practice и собственные наработки, чтобы делать наш инструмент эффективным.
За 150 лет корифеи менеджмента сумели разложить по полочкам каждый процесс. Но будем честны: все это ничего не стоит, когда у участников нет понимания общей картины.
Work Management? А что это такое?
В бизнесе скорость и эффективность решает всё, а хаос может стать главным врагом успеха. При прочих равных выигрывает та компания, сотрудники которой понимают свои роли, руководители могут оперативно принимать решения, и каждый знает свою зону ответственности.
После внедрения самых разных методов управления и наработки практики, пришло время упаковать всё в одну концепцию. И появился новый подход к управлению рабочими процессами – Work Management. К привычным задачам, которые понятны бизнесу любого уровня, он добавил свои: обеспечить предсказуемость, эффективность и синхронность рабочих процессов.
Поясним не примере. Осенью мы писали кейс образцового стартапа – там основатели пришли к пониманию, что прозрачные и отточенные процессы важны, и сразу начали внедрять принципы Work Management. Они могли этого не делать, ведь в команде было всего трое человек, которые всегда на связи. Но внешний «надзиратель» – инвестор – настоял на том, чтобы создать канбан, систему хранения документации и протоколов совещаний. На выходе получили прозрачность процессов и единую информационную среду: для команды и внешних наблюдателей (инвестора и бизнес-ангела). Каждый понимал свою роль в проекте, процессы стандартизировали, было просто анализировать результаты.
Вот базовые принципы управления рабочими процессами (Work Management), которых, кстати, придерживались ребята.
- Централизованные инструменты. Вся компания замкнута на одном контуре: обычно это цифровой инструмент (платформа, сервис), куда собирается оперативная информация.
- Прозрачность. Через внедрение культуры дашбордов и трекеров каждый сотрудник и руководитель видит актуальную картину в рамках своей компетенции.
- Регламенты и стандарты. С ними гораздо легче поддерживать порядок, онбордить новичков, анализировать опыт.
- Постоянный мониторинг и улучшение. Внутри компании собирается статистика с минимальным участием самих работников, чтобы на любом этапе анализировать и корректировать процессы на основе реальных данных.
Cпешим пригласить вас на весеннюю конференцию TEAMLY Work Management 2025
Расскажем, как строить сильные команды через культуру знаний, мотивацию сотрудников, эффективные процессы и современные технологии, включая AI.
8 апреля в ЦДП (г. Москва, ул. Покровка, 47) или на онлайн-трансляции. Топ-менеджеры, эксперты и основатели крупного и среднего бизнеса поделятся наработками.
Среди спикеров: Анатолий Вассерман (интеллектуал, эрудит, политик), Виталий Чесноков (CEO&Partner in QSOFT), Максим Ильяхов (главред всех главредов), Даша Васянина (продакт-эдвайзер, карьерный консультант).
Кому и где нужен Work Management
В лид-абзац мы вынесли стартапы, но уточнили, что к модели управления Work Management приходят на самых разных стадия и форматах бизнеса. Обозначим несколько крупных групп.
- Стартапы и малый бизнес. Именно они чаще сталкиваются с резким ростом числа задач и сотрудников, когда процессы ещё не отлажены. Именно поэтому большинство стартапов отваливаются в первые 2–3 года.
- Крупные компании с разветвлённой структурой. Мог бы Сбер со своими многочисленными направлениями быть среди первых при отсутствии единого видения у топов? Давайте порассуждаем в комментариях!
- Бизнес с распределёнными командами (удалёнка, филиалы). Главная угроза: сложности с коммуникацией – от простого игнора в чатах до полной дезориентации и отсутствия общих целей и ценностей.
- Проектно-ориентированные бизнесы. Work Management – это более высокий уровень, следующий за проектным менеджментом. Think about this.
- Любые компании, где есть операционный хаос. Настоящим вызовом становится отсутствие чёткого распределения ролей и ответственности, срыв сроков.
Уже поняли? Work Management – это глобальная методология ведения дел, в некотором смысле, даже образ жизни.
Отступление: знаете, почему простые советы сложно выполнить? Потому что им никто не следует!
Обычно как бывает, узнал новую методику, способ, лайфхак и решаешь: класс! внедрю в рабочие процессы! Но реальность быстро бьёт с ноги тяжёлым ботинком: нет, брат, к твоему делу этот совет не применим.
И здесь два варианта: отправить лайфхак на помойку и найти что-то другое либо дать ему второй шанс. Во втором случае стоит подумать, как адаптировать метод под себя.
А сложность такова: мало прочитать, как лайфхак помог кому-то, важнее понять, как он поможет тебе
Люди, которые щедро делятся бизнес-советами в книгах, лекциях, на форумах, уверены, что слушатель не пойдёт бездумно всё внедрять, а проведёт некую подготовку. Все знают про постановку целей по SMART, но пользуются немногие. Аналогично с большинством других инструментов. Сами по себе они классные, но если их нельзя прикрутить к конкретному бизнесу, просто бесполезны.
Главное, чтобы внедрение Work Management не превратилось в сбор пазла из разных наборов. Конечно, может получиться своя система: детали подошли идеально, общая картинка собралась. Странноватая, зато рабочая.
А что в итоге?
Начнём с того, что путь к Work Management для каждой команды индивидуален.
А мы собрали главные постулаты управления рабочими процессами: своеобразную дорожную карту. Их должны понять и принять все: от топ-менеджмента до рядового работника.
- Чёткость целей и задач. Любой сотрудник должен понимать и правильно интерпретировать рабочие цели: свои, команды и всей организации.
- Прозрачность и единая информационная среда. Такой принцип укрепляет доверие в коллективе и, как следствие, повышает вовлеченность.
- Распределение ответственности и ролей. Минимизирует серые зоны и заминки в работе.
- Стандартизация процессов и регламенты. Сокращает время на обучение новых сотрудников и повышает предсказуемость результатов.
- Постоянный мониторинг и контроль. С их помощью можно своевременно выявить отклонения и скорректировать процесс, чтобы проблемы не накапливались.
- Непрерывное улучшение (Kaizen, привет!) Помогает компании оставаться на плаву в быстро меняющихся условиях.
- Эффективная коммуникация. Здесь всё понятно: чем быстрее и проще обмен информацией, тем быстрее принимаются решения.
- Мотивация и вовлечённость. Помогает получить более ответственную и инициативную команду.
- Грамотная организация ресурсов. Так легче избежать выгорания и срывов сроков.
- Использование технологий и автоматизация. Вероятность ошибки снижается, а весь рабочий процесс ускоряется.
- Управление рисками. Способность команды быстро реагировать на нештатные ситуации повышает устойчивость бизнеса.
- Информационная безопасность. Ну во-первых, это требование закона. Во-вторых, это вопрос этики и обязательное условие доверия между всеми сторонами – компанией, командой и клиентами.
Если подход понравился и вы решили запустить процесс внедрения, не забывайте – это работа вдолгую. Однако результат успешного внедрения заманчив, ведь на выходе получается прозрачная, гибкая среда, где сотрудники понимают собственные задачи и общие цели, а компания достигает стабильных результатов в срок и с соблюдением бюджета.
Мы подготовили серию материалов по поэтапному внедрению управления рабочими процессами (Work Management) в организацию.
Уже опубликовали:
А вы можете оставить свои вопросы под этой статьей!
Ещё больше информации о новинках в системе управления знаниями – в нашем телеграм-канале.