Как вести учёт рабочего времени

Есть много разных программ и сервисов тайм-трекинга, с помощью которых можно вести учёт рабочего времени на задачи. Но я пользуюсь обычной Гугл Таблицей и сводной на её основе, которая, как мне кажется, намного гибче, нежели какие-то сервисы.

В статье я покажу, как я отслеживаю время и дам шаблон, возможно, вам пригодится. Также соберу все плюсы такого отслеживания времени.

Больше полезных материалов можно найти в моём блоге. В нём я регулярно делюсь бесплатными шаблонами и инструкциями, которые существенно облегчают жизнь маркетолога.

А ещё больше интересного в моём Телеграм. Подписывайтесь!

В течение дня все задачи я записываю в общую табличку с датой, описанием задачи, проектом и временем на неё в минутах и часах.

Проекты у меня выведены списком. Проект аккумулирует в себе все подзадачи по определённым зонами. Например, в рамках одного бизнеса могут быть несколько подпроектов по аналитике, рекламе, организационным вопросам, созвонам.

Общие же задачи, вроде агентских работ, я группирую также в верхнеуровневые проекты, вроде Маркетинг:Агентство:

Все задачи из основной таблицы трекинга с определённой периодичностью я переношу в так называемые архивы, где собираются задачи за всё прошлое время. Периодичность может быть раз в неделю или раз в месяц.

Вы могли заметить, что помимо уже знакомых столбцов тут добавлены: Проект, Задача, Месяц, Год. Это расчётные столбцы, которые забирают данные из основных столбцов и выводят уникальную информацию. Они нужны для дальнейшего отчёта в сводных таблицах.

Например, в столбце «Проект» с помощью регулярного выражения я вывожу всё до знака двоеточия, получая название проекта.

Чтобы анализировать время затраты, я строю сводные таблицы на основе архива. Именно это основное преимущество сводных таблиц, ведь тут можно строить быстро любые кастомные отчёты.

На скрине пример отчёта за один месяц конкретного года, которые я быстро выбираю через настроенные справа фильтры.

Каждый проект можно раскрыть и посмотреть, какие затраты времени были по подпроектам и задачам.

Я показал пример лишь одного из отчётов, но их можно делать множество. Например, динамика по месяцам на любом из проектов. Она показывает, какая была загрузка и как она распределялась по месяцам и годам.

Ещё можно смотреть общую динамику времени по всем проектам. Распределение времени на задачи по типам проектов: Аналитика, Реклама и т.д.

В самом правом столбце вы также можете видеть расходы. Они нужны для того, чтобы понимать экономику проекта и контролировать его доходность.

Я привожу ниже пример моего шаблона отчётности, но всё же призываю вас делать такую отчётность самому. В каждой работе свои нюансы, у каждого человека свои предпочтения и лучше доработать таблицу чисто под вас. Кому-то и вовсе удобнее работать с существующими тайм-трекерами.

Шаблон можно забрать по ссылке:

Я написал целую статью совершенно не думая, что кто-то может задаваться вопросом, зачем отслеживать время на задачи? Для меня такого вопроса не стоит, потому что это очень важно при моей загрузке.

Для тех, кто никогда не работал с отслеживанием времени перейти на такой процесс — это стресс. По крайней мере, для меня, когда я после инхаус команды устроился в агентство, мне было тяжело перестроиться.

Учёт рабочего времени — важный аспект эффективного управления задачами и ресурсами. Хотя на рынке существует множество специализированных приложений и сервисов для тайм-трекинга, для меня использование обычной Google Таблицы оказалось более удобным и гибким решением.

Кстати, отсутствие учёта рабочего времени – это частая ошибка начинающих маркетологов. А ещё больше трудностей, с которыми чаще всего сталкиваются джуны в начале карьеры, описал в статье:

Больше полезных материалов можно найти в моём блоге. В нём я регулярно делюсь бесплатными шаблонами и инструкциями, которые существенно облегчают жизнь маркетолога.

А ещё больше интересного в моём Телеграм. Подписывайтесь!