Мастер управления личным временем: для чего нужна классификация личных дел и как ее создать?

Привет, сообщество Vc! Я Артемий Прокопенко — бизнес-архитектор, эксперт по систематизации, цифровой и финансовой трансформации, развитию и масштабированию бизнеса в сфере IT.

Активно веду Telegram-канал Артемий Про Бизнес: там я регулярно рассказываю о том, как компаниям зарабатывать больше и тратить меньше через эффективное системное управление.

Приглашаю присоединиться:

Продолжаю развитие цикла публикаций Система успеха и личная здоровая продуктивность. В этом цикле я делюсь своим опытом построения системы life management и ее трансформации в фундамент личностной и профессиональной самореализации.

Главная идея этой системы состоит в том, чтобы организовать такой режим (ритм) жизни, при котором личность реализует крупные амбициозные цели по разным аспектам своей жизни (от карьеры до эрудиции) в максимально комфортных условиях, осознавая и ощущая при этом ценность и актуальность своих действий. Такое жизненное движение обеспечивается грамотным учетом и дисциплиной.

Каждая публикация цикла имеет следующую структуру: Проблема (описываю проблемную ситуацию и последствия ее влияния на жизнедеятельность) → Потребность (формулирую потребность в решении проблемы) → Решение (предлагаю оптимальный на мой взгляд вариант закрытия потребности).

Эта статья — про то, как разработать классификацию личных дел, чтобы затем в режиме конструктора составлять ежедневные планы и отчеты по освоению личного времени.

Предыдущие статьи цикла:

Внедрив систему учета личных и рабочих задач на базе приложения Obsidian, менеджер по продажам Станислав заметил, что стал более продуктивным человеком:

Сравнивая соотношение запланированных и закрытых задач в пределах дня, Станислав пришел к интересному и важному выводу: реальный каждодневный объем его временнЫх и энергетических ресурсов не соответствует тому объему, на который он опирается при планировании задач.

Иными словами, он часто переоценивает свои возможности и, к примеру, из 10 запланированных на день задач выполняет только 4, чувствуя при этом в конце дня неудовлетворенность своей производительностью. Помимо этого, Станислав ощущает еще и сильную усталость, так как не соблюдает баланс между трудом и отдыхом.

Примеры проявления этой проблемы:

Подробно изучив материалы в интернете и опыт других людей, Станислав понял, что, помимо ежедневного учета задач, ему нужно начать вести ежедневный учет освоения личного времени.

Такой подход позволит ему анализировать, как он использует свой суточный фонд жизненного времени (24 часа), и планировать день более осознанно.

Благодаря планам и отчетам по освоению личного времени Станислав сможет не только соблюдать баланс между работой и отдыхом, но и распределять задачи в зависимости от доступного времени, а не из желания сделать всё быстро, жертвуя своим комфортом. Это поможет избежать переутомления и работать более эффективно.

Исследуя опыт людей, практикующих тайм-менеджмент, Станислав обратил внимание на довольно важный момент: все используют при планировании своего времени разный уровень детализации дел. К примеру, кто-то в плане своего утра указывает и зарядку, и завтрак, и гигиенически процедуры, а кто-то объединяют все эти действия в один пункт под названием «утренняя рутина».

Кроме этого, некоторые пытаются объединить план освоения времени с планом выполнения задач, вследствие чего сами создают себе нерациональные ограничения: например, привязывают к определенному времени задачу «купить новый блокнот на маркетплейсе».

Станиславу стало ясно, что в рамках старта управления личным временем ему, в первую очередь, необходимо определиться с уровнем детализации своих планов и отчетов.

Итак, первое пользовательское требование по разработке методики учета освоения личного времени Станислав сформулировал следующим образом:

На протяжении нескольких недель Станислав в конце каждого дня записывал, чем занимался в этот день, начиная от пробуждения и заканчивая подготовкой ко сну.

Эти записи состояли именно из описания деятельности (проснулся, заправил постель, почистил зубы, принял душ, приготовил завтрак и т.д.) без упоминания конкретных решенных личных и рабочих задач.

Проанализировав эти материалы, Станислав разработал такую базовую классификацию личных дел:

В следующей статье цикла разберем то, как эффективно применять эту классификацию в ежедневном учете освоения личного времени.